操作手冊 B.02 表單申請 – 預先付款單

流程總覽

前四步三種情境都相同，報銷後依差額分成多退、少補、剛好沖抵完畢三種結果，各自的後續動作詳見 Step 4。

Step 1：管理者設定預付報銷規則與退補款欄位

操作路徑

進階管理 > 表單設定 > 預付報銷規則設定

說明

1. 報銷方式設定：一張預先付款單可否分多張費用報銷單報銷；申請人可否在報銷單內報銷預付單以外的費用項目。
2. 多退款欄位設定：多退時申請人需填寫的退款欄位，例如退款方式、預計退款日期、匯款帳號後五碼、退款截圖等，可依付款對象（同仁／供應商）分開設定。
3. 少補款規則設定：補款對象是否必須與預付單的付款對象相同；若允許不同，可決定付款對象可選取的種類。

各欄位的詳細設定方式，詳見 操作手冊 F.09 表單設定。

▲ 示範畫面：【表單設定】的「預付報銷規則設定」頁籤，上方為報銷方式設定（一次沖抵完畢或多次沖抵、可否報銷預付單以外的費用項目），下方為多退款欄位設定。

Step 2：申請人進行報銷，系統自動沖抵預付

操作路徑

表單申請 > 預先付款單 >（已付款的預付單）> 進行報銷

說明

財務填寫實際付款日期、預付單轉為「已付款」後，預付單下方會顯示各幣別的結算狀態，申請人即可進行報銷。

1. 點擊「進行報銷」。第一張報銷單會自動帶入預付單的所有費用項目與金額，可直接編輯調整；第二張起不再自動帶入。
2. 可自行新增費用項目，選項是否限定與預付單相同，依 Step 1 的設定而定。
3. 預付單有出現的外幣，系統會依序自動抵用預付款，申請人不需自行計算：
   • 全額抵用 ➔ 顯示「由預付全額沖抵，故取預先付款單的匯率計算」。
   • 超出預付 ➔ 超出部分列為代墊，申請人填寫代墊匯率（見 Step 4 少補）。
4. 台幣或預付單未出現的外幣，比照一般報銷，選擇幣別、視情況填寫匯率；匯率選項依「外幣匯率管理」的設定顯示。

▲ 示範畫面：財務於【財務管理】>【付款報表】勾選預先付款單，點擊批次「填寫實際付款日期」，預付單即轉為「已付款」。

▲ 示範畫面：已付款的預先付款單下方，依幣別顯示結算狀態，尚未報銷時為「未結清」；點擊「進行報銷」即可開始報銷。

Step 3：系統計算差額

報銷單下方的「多退少補小計」會依幣別列出本次報銷金額、預付剩餘金額與差額，並以狀態標示結果：

• 多退／有餘額：報銷金額少於預付剩餘金額。最後一次報銷時顯示「多退」，之後還會再報銷則顯示「有餘額」。
• 少補：報銷金額超過預付剩餘金額，公司須補款。
• 已結清：報銷金額與預付剩餘金額相同，剛好沖抵完畢。

▲ 示範畫面：外幣項目由預付全額沖抵時，項目下方會顯示「由預付全額沖抵，故取預先付款單匯率計算」；報銷單下方的「多退少補小計」依幣別列出差額與狀態。

Step 4：依結果完成後續動作

一、多退：退款與財務確認收款（最常見）

表單申請 > 預先付款單 >（已付款的預付單）> 進行報銷 > 退款明細

表單申請 > 預先付款單 >（有餘額的預付單）> 結算金額

1. 申請人（做法一：報銷時一併退款）：確定是最後一次報銷時，直接在報銷單下方的「退款明細」填寫退款資訊，隨報銷單送出，退款資訊會同步記錄回原預付單。預付報銷規則設定為可多次報銷時，需勾選「此為最後一次報銷，可結算剩餘金額」（預設已勾選）；設定為一對一報銷時，退款欄位會直接顯示。
2. 申請人（做法二：報銷後再結算）：報銷單核准後，回預付單點擊「結算金額」填寫退款資訊；多個幣別一次填寫，送出後該幣別轉為「結清中」。
3. 財務：實際收到款項後，可逐筆於預付單點擊「預付退款資訊」，在「退款狀態管理」右上角點「編輯」填寫實際退款日期；或於【付款報表】批次「填寫實際收款日期」。完成後該幣別轉為「已結清」，系統寄信通知申請人。

▲ 示範畫面：做法一，在預先付款報銷單勾選「此為最後一次報銷，可結算剩餘金額」後，下方展開退款明細。

▲ 示範畫面：做法二，在預付單下方點擊「結算金額」後跳出的「預付退款資訊」視窗，填寫退款方式、預計退款日期與匯款帳號後五碼後提交。

▲ 示範畫面：財務於預付單點擊「預付退款資訊」，在「退款狀態管理」右上角點「編輯」，填寫各幣別的實際退款日期。

二、少補：公司補款給申請人

1. 申請人：外幣超出預付的部分轉為代墊，填寫代墊適用匯率。報銷單下方會出現「補款明細」，顯示「報銷金額超出預付，公司須補款」與補款金額（一律換算成台幣），付款對象依 Step 1 的少補款規則帶入或選擇。補款金額隨報銷單一起簽核，申請人不需再做結算動作。
2. 財務：報銷單核准後，於【付款報表】找到該張預先付款報銷單，填寫實際付款日期完成補款。付款報表的金額欄位顯示的是補款金額，點進報銷單看到的仍是報銷總額。
3. 完成：申請人會於【訊息中心】收到「費用報銷單已付款」通知，該幣別轉為「已結清」。

▲ 示範畫面：外幣金額超出預付時，系統提示超出部分將列為代墊，申請人填寫代墊適用匯率。

▲ 示範畫面：報銷單下方「多退少補小計」狀態為「少補」，並出現「補款明細」顯示公司須補款的台幣金額。

▲ 示範畫面：財務於【付款報表】勾選該張報銷單，金額欄位為補款金額，點擊批次「填寫實際付款日期」完成補款。

三、剛好沖抵完畢

報銷單送出時，該幣別差額為 0，狀態直接顯示「已結清」。報銷單簽核完成即結束，申請人與財務都不需額外動作。

▲ 示範畫面：報銷金額與預付剩餘金額相同時，差額為 0，狀態顯示「已結清」。

Step 5：查詢結算狀態與報表

預付單的結算狀態：

• 所有幣別皆已結清 ➔ 已結算（表單編號下方會顯示紅字提示）。
• 部分幣別已結清 ➔ 結算中。
• 所有幣別皆未結清 ➔ 未結算。

查詢與處理的入口：

• 表單申請 > 預先付款單：可用結算狀態、退款方式、退款狀態等條件，找出尚未結算完成的預付單。
• 報表管理：篩選條件與列表欄位皆可顯示結算相關資訊，匯出報表含預付代墊欄位。
• 付款報表：批次填寫實際付款日期（撥付預付款、少補款）與實際收款日期（確認多退款）。

▲ 示範畫面：財務填寫實際退款日期後，各幣別的結算狀態轉為「已結清」。