FAQ B.07 預先付款單多退少補：常見觀念、試算邏輯與卡關排查總覽

專區簡介：

• 本專區統整「預先付款單多退少補」功能的核心機制。系統自動進行多幣別沖抵、試算「多退（退款）」與「少補（補款）」金額，並將預付、報銷與結算流程閉環於同一張單據中。

常見問題解答：

• Q1：預先付款單「多退少補」如何計算？多幣別與代墊金額如何拆算？
  • 答案：系統依「本次報銷總額－預付剩餘金額＝差額」自動試算：差額＝0 即已結清；差額＜0（多退）可繼續報銷或線上退款；差額＞0（少補）由公司補款（統一換算台幣）。
  • 剛好沖抵（差額＝0）：報銷單送出時，該幣別狀態直接顯示【已結清】；報銷單簽核完成即結束，申請人與財務都不需額外動作。
  • 少補的撥款方式：補款金額隨報銷單一起簽核，申請人送出預先付款報銷單後即無後續動作；簽核完成後由財務於【財務管理】>【付款報表】對該張報銷單填寫「實際付款日期」完成撥款。付款報表的金額欄位顯示的是需補付的差額，點進單據看到的仍是申請人報銷的總金額。撥款後，申請人會於【訊息中心】收到「費用報銷單已付款」通知。
  • 外幣折算：額度內按預付單匯率折算；超額部分轉為個人代墊，由同仁填寫代墊匯率。
  • 差旅預付款：報銷時若同時有企業卡交易，金額將再拆分為卡片交易＋代墊＋預付三部分，實際明細以表單顯示為準。
  • 完整流程圖：多退、少補、剛好沖抵三種結果的流程圖，詳見 操作手冊 B.02 表單申請 – 預先付款單。
• Q2：為什麼我無法進行第二筆報銷或點擊「結算金額」？預付單鎖定原因排查
  • 答案：關聯報銷單仍在審核或草稿中，需核准、作廢或刪除後才能繼續；或該預付單所有幣別皆已結算，單據已自動鎖定。

• Q3：預付款花完還有剩（多退），申請人該如何在系統線上辦理退款？
  • 答案：有兩種做法可擇一；財務確認收款並輸入「實際退款日期」後，狀態轉【已結清】並自動發信通知。
  • 做法一：報銷時一併退款：若這是最後一次報銷，可直接在預先付款報銷單下方的「退款明細」填寫退款方式、預計退款日期與匯款帳號後五碼等資訊，隨報銷單一起送出，退款資訊會同步記錄回原預付單。若預付報銷規則允許多次報銷，需勾選「此為最後一次報銷，可結算剩餘金額」（預設已勾選）才會顯示退款欄位。
  • 做法二：報銷後再結算：申請人點【結算金額】開啟「預付退款資訊」視窗，填寫退款方式、預計退款日期與匯款帳號後五碼，並上傳退款截圖或收據後提交，狀態即轉為【結清中】。
  • 視窗上方的幣別與退款金額由系統依試算結果自動帶入，不需也無法手動修改；實際需填寫的欄位依管理者於【預付報銷規則設定】的配置而定（見 Q4）。

▲ 示範畫面：做法一，在預先付款報銷單勾選「此為最後一次報銷，可結算剩餘金額」後，下方展開退款明細。

▲ 示範畫面：做法二，於預付單點【結算金額】開啟「預付退款資訊」視窗填寫並提交後，該幣別的結算狀態轉為【結清中】。

• Q4：管理者（Admin／Finance）如何設定預付報銷規則、預付類型與退款欄位？
  • 答案：於【進階管理】>【表單設定】>【預付報銷規則設定】統一配置，可設定預付類型（一般／差旅，差旅限員工且自動生成差旅報銷單）、沖抵方式（一次／多次）、可否擴充報銷項目，以及員工／供應商分流的退補款欄位。
• Q5：財務人員如何確認收到員工退款？表單核銷與【付款報表】批次更新說明
  • 答案：單筆可於預付單【預付退款資訊】填寫「實際退款日期」核銷；批次則至【財務管理】>【付款報表】篩選已到帳單據，點擊【批次「填寫實際收款日期」】一次完成。

• Q6：預付款多退少補如何影響預算水位（Budget）？停用成員或預算卡關怎麼辦？
  • 答案：多退金額會自動補回預算水位，少補則占用報銷額度；若預算或成員名下仍有未結算／結算中的預付單，停用預算或停用成員時將被系統阻擋。