功能說明
依付款對象列出預先付款單、費用報銷單、差旅報銷單等款項，財會人員可篩選待付款項、匯出付款明細，並批次填寫實際付款日期、實際收款日期或發送報銷提醒。
適用情境
- 每期出款：篩選付款期限內的款項，匯出明細後至銀行付款，再批次填寫實際付款日期。
- 預付款退回：預先付款單多退的款項收到後，批次填寫實際收款日期完成結清。
- 催辦未報銷：找出遲遲未完成報銷的單據，批次發送提醒給申請人。
操作步驟
※ 本功能適用角色：Admin、Finance（外部稽核者僅可查詢）。
Step 1：搜尋與匯出付款資料
操作路徑
財務管理 > 付款報表
說明
頁面最上方是付款期限的起迄日期，其下是一整排篩選條件，點開即可設定，已設定的條件會以橘色標示，也可用右側的「清除」一次清掉。可用的條件包含表單種類、表單狀態、表單編號、付款金額區間、付款對象、付款狀態、付款方式、預計付款期間、實際付款期間、結算狀態、退款方式、退款狀態、申請人、費用歸屬、傳票入帳狀態、傳票編號、費用項目、事由／備註、註記。日期類條件可選擇是否包含空白資料。
列表欄位為表單編號、付款對象、金額、付款期限、預計付款日期、實際付款日期、簽核狀態、付款狀態、入帳狀態、註記。幾個實用的小地方：
- 點擊表單編號左側的箭頭可展開該筆的明細。
- 將滑鼠移到付款對象旁的資訊圖示，可直接查看付款方式、預計付款日期與帳戶資訊，不必開啟表單。
- 入帳狀態與註記欄位可直接點擊編輯，不需切換到其他頁面。
- 列表下方顯示查詢結果的總筆數，批次勾選時則會顯示勾選總計金額，出款前可用來核對總額。
要帶出去用的話，點擊列表右上方的「匯出報表」，可自選欄位與排序，匯出付款明細 Excel。
💡 一張表單可能出現兩列：列表是依付款對象拆分的，一張表單若同時有「匯款給供應商」與「卡片交易」，就會顯示為兩筆資料，付款狀態也各自獨立。
💡 付款期限與預計付款日期不用自己算：兩者會依付款條件設定自動計算帶出，要調整規則請回到付款條件設定處理。
Step 2：批次填寫實際付款日期
操作路徑
財務管理 > 付款報表 > 批次「填寫實際付款日期」
說明
- 點擊列表上方的批次「填寫實際付款日期」，列表會進入勾選模式。
- 勾選已完成付款的資料，下方會即時顯示勾選總計金額，可與實際出款金額核對。
- 點擊「選取後設定實際付款日期」，選擇日期後儲存。
- 付款狀態：付款報表依付款對象逐筆顯示「未付款」或「已付款」，填寫實際付款日期後即轉為已付款。一張表單有多個付款對象時，需逐一填寫。
- 通知申請人：表單轉為已付款時，申請人會收到已付款通知信，內含付款方式與實際付款日期。
Step 3：批次填寫實際收款日期
操作路徑
財務管理 > 付款報表 > 批次「填寫實際收款日期」
說明
這一項是收錢不是付錢，適用於預先付款單有多退款項（申請人已填寫退款資訊）的情況：
- 點擊列表上方的批次「填寫實際收款日期」，列表會進入勾選模式。
- 勾選已確認收到退款的預先付款單，點擊「選取後設定實際收款日期」，選擇日期後儲存。
💡 結清與結算的差別：填寫後該幣別轉為「已結清」，申請人會收到 Email 通知；所有幣別皆結清後，預先付款單才會變成「已結算」。可用篩選條件中的結算狀態、退款方式與退款狀態快速找出還沒收回的款項。
Step 4：批次報銷提醒
操作路徑
財務管理 > 付款報表 > 批次「報銷提醒」
說明
- 點擊列表上方的批次「報銷提醒」，列表會進入勾選模式。
- 勾選需要催辦的單據，點擊「選取後發送提醒」，系統即以 Email 與 App 推播通知申請人盡快完成報銷。
注意事項
- 三種批次操作要先點入口：列表預設不顯示勾選框，必須先點擊對應的批次操作，列表才會進入勾選模式。
- 一張表單多個付款對象要逐筆處理：付款狀態是跟著付款對象走的，只填其中一筆不會讓整張單變成已付款。
- 財務註記會留痕：於列表新增或修改財務註記，都會記錄在註記與表單的 Log 中。
- 外部稽核者只能查詢：此角色可檢視與匯出，但不能執行批次操作。
📖 延伸閱讀：
- 👉 四種日期各自的使用情境：FAQ I.05 付款期限、預計付款日期、實際付款日期、實際收款日期，各應該在哪種情境使用？
- 👉 設定付款期限與預計付款日期的計算規則：操作手冊 J.03 付款條件設定
- 👉 產出銀行可匯入的付款檔案：操作手冊 J.11 財務管理 – 網銀付款管理
