功能說明
【表單設定】是站台的表單總開關。管理者在這裡決定公司要開放哪些單種給同仁使用，並逐一調整每張單上的欄位要不要顯示、是否必填，以及欄位旁要掛什麼使用說明。另有「預付報銷規則設定」頁籤，統一規範預先付款單的沖抵方式與多退少補的退補款欄位。
適用情境
- 站台建置：先啟用公司實際會用到的單種，同仁在【表單申請】才看得到該表單入口。
- 簡化填單：把公司用不到的欄位隱藏，減少同仁的填寫負擔。
- 強制留下關鍵資訊：把採購事由、憑證附件等欄位設為必填，避免事後補件。
- 降低填錯率：在欄位旁掛上使用說明，讓同仁填單當下就看得到公司的規定。
- 規範預付款報銷：決定一張預先付款單能不能分批報銷，以及退款時要請同仁提供哪些資料。
操作步驟
※ 本功能適用角色：Admin、Finance。
Step 1：啟用需要的單種
操作路徑
進階管理 > 表單設定
說明
進入後預設停留在「表單設定」頁籤，列表會顯示站台的七種單據，每一列右側都有啟用開關與【設定】：
- 卡片申請單
- 費用申請單
- 預先付款單
- 費用報銷單
- 企業用車報銷單
- 差旅申請單
- 差旅報銷單
點擊開關即可啟用或停用該單種。請先啟用要使用的表單，再進行欄位設定。
停用後會隱藏同仁在【表單申請】中的該表單入口，同仁無法再查看與新增該單種的表單；其餘角色仍可於【表單簽核】或【財務管理】內的功能查看既有表單。
點擊停用時，系統會跳出確認視窗：「停用後該表單的所有相關設定將會清除（含簽核流程與自訂欄位）」。
也就是說，該單種的簽核流程與表單自訂欄位會一併被清除，日後重新啟用時必須重新設定，並不是暫時關閉而已。
停用前請務必確認兩件事：該單種沒有進行中的流程；以及你接受該單的簽核流程與自訂欄位設定一併消失。若只是短期內不希望同仁送這張單，建議先評估是否有其他控管方式，或至少先把現有的簽核流程與自訂欄位設定記錄下來，以便日後復原。
※ 差旅申請單與差旅報銷單屬加購模組；企業用車報銷單需先完成車隊串接，單據才會由系統自動建立。
Step 2：設定各單種的欄位
操作路徑
進階管理 > 表單設定 > 於目標單種點擊【設定】
說明
點擊該單右側的【設定】開啟設定視窗，即可逐一調整這張單上的欄位。欄位的顯示方式分為兩類：
- 三選一：顯示，且必填／顯示，非必填／隱藏。
- 二選一：必填／非必填，適用於不可隱藏的欄位。
多數欄位下方都有「使用說明」欄位，填寫後會顯示在同仁填單時該欄位旁的圖示中，可用來寫公司的填寫規定或範例。設定完成後點擊「儲存」。
各單種可設定的欄位不同，請於各單的設定視窗查看。以下列出兩張單作為範例：
| 單種 | 可設定的欄位（範例） |
|---|---|
| 卡片申請單 | 勾稽差旅申請單、選擇預算、採購事由、費用項目內上傳附件 |
| 費用申請單 | 選擇預算、費用項目內交易日期、費用項目內上傳附件、費用項目內備註 |
「選擇預算」需先在【預算管理】>【已使用額度設定】把該單種納入，表單內才會顯示此欄位，設定方式詳見 操作手冊 I.04 預算管理 – 已使用額度設定。
「勾稽差旅申請單」需先啟用差旅申請單才能設定。
※ 企業用車報銷單的自動化送單也在此設定，操作方式詳見 操作手冊 D.03 企業用車報銷單自動送出。
Step 3：設定預付報銷規則
操作路徑
進階管理 > 表單設定 > 預付報銷規則設定
說明
切換至「預付報銷規則設定」頁籤，此處的設定會影響同仁填寫預先付款報銷單與結算金額時的流程，分為三個區塊。有使用預先付款單的站台才需要設定。
一、報銷方式設定
- 一張預先付款單，申請人是否能分多張費用報銷單報銷：
- 一張費用報銷單一次沖抵完畢：一張預付單只能被一張費用報銷單報銷，需一次結清。
- 多張費用報銷單多次沖抵：一張預付單可被多張費用報銷單分批報銷、沖抵。
- 申請人在費用報銷單中，可否報銷預先付款單以外的費用項目：允許／不允許。
二、多退少補的多退款欄位設定
這一區決定同仁退款時看到的收款指示，以及需要填寫哪些資料，方便財務核對款項。同仁在預先付款報銷單內填寫退款資訊，或於預付單點擊「結算金額」時，都會套用這裡的設定。
- 分對象設定（供應商／員工）：開啟後可分別設定供應商與同仁的退款欄位；關閉則兩者共用同一組設定。
- 退款方式：可複選匯款回公司指定帳戶、現金繳回、其他。
- 退款指示：填寫退款方式與收款資訊，此內容會顯示給申請人。不同幣別若有不同繳回方式，建議一併寫明。
- 預計退款日期、匯款帳號後五碼、退款截圖或收據、備註：各自可設為顯示且必填／顯示非必填／隱藏，並可加上使用說明。
三、多退少補的少補款規則設定
- 補款對象與方式是否與原付款對象相同：選擇「是」或「否」。此設定會影響同仁報銷時，若需要公司補付款項，能選擇的付款對象類別。
Step 4：查看表單異動記錄
操作路徑
進階管理 > 表單設定 > 查看表單異動記錄
說明
點擊頁面右上角的【查看表單異動記錄】，可查閱表單設定的異動紀錄，用於追溯設定是何時被調整的。當同仁反映「表單上的欄位不見了」或「突然變成必填」時，可由此確認。
注意事項
- 先啟用，再設欄位：單種未啟用時不應進行欄位設定，請依 Step 1 → Step 2 的順序操作。
- 停用會清除該表單的所有相關設定：系統在停用時會提示「停用後該表單的所有相關設定將會清除（含簽核流程與自訂欄位）」。既有的表單資料仍然存在，其餘角色可於【表單簽核】或【財務管理】內查看，但該單種的簽核流程與自訂欄位設定會被清除，重新啟用後需重新設定。停用前請確認該單種沒有進行中的流程，並視需要先記錄現有設定。
- 預算欄位有依賴關係：若「選擇預算」設為顯示卻沒有在【已使用額度設定】納入該單種，表單內仍不會出現此欄位。
- 使用說明會顯示給同仁：填入的使用說明會出現在填單畫面的欄位旁，請以同仁看得懂的措辭撰寫公司規定。
📖 延伸閱讀：
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