操作手冊 B.01 表單申請 – 費用申請單

一、費用申請單列表檢視與建立步驟

1. 列表檢視與條件篩選：進入「表單申請」>「費用申請單」後，可檢視個人建立的所有單據（含表單編號、狀態、申請日期、金額、費用歸屬、事由等）。頂部提供表單編號、表單狀態、預算名稱、申請日期、費用歸屬、費用項目、關聯表單、金額區間與事由等條件搜尋；常用的篩選條件與列表欄位可自行設定，系統會自動記憶。
2. 進入建立頁面：於列表頁面右上角點擊「＋ 新增表單」按鈕（亦可於系統首頁「快速新增」區塊直接點選「費用申請單」）。
3. 選擇費用歸屬：於彈出頁面中，下拉選擇本次預計請款的「費用歸屬」（所屬部門或專案）；如需指定預算，可開啟「指定所屬預算」，選定後點擊「下一步」。
4. 編輯申請內容：進入編輯頁面後，點選黃色「新增費用」按鈕開啟明細填寫視窗。

二、填寫費用明細欄位說明

點擊「新增費用」後，請於彈出視窗中依序填寫預計動支的費用資訊：

• 費用項目：點選下拉選單選擇對應的費用項目（例如：文具用品、伙食費、交通費等）。
• 交易日期：預計發生消費或採購的日期。
• 上傳附件：可拖拉或點選上傳估價單、採購企劃或相關證明文件（上限 5 個檔案，單檔限制 5MB，支援 JPG、PNG、PDF 格式）。費用申請單僅提供檔案上傳，不執行 OCR 憑證辨識。
• 備註：輸入該筆明細的補充說明（上限 100 字）。
• 金額：選擇幣別並輸入預估動支金額；若選擇外幣，系統會依「外幣匯率管理」設定與交易日期自動帶入匯率。填寫完成後點擊「更新」即可加入申請明細。

三、油資政策試算說明

若費用項目選擇油資類別，系統將開啟 Google Maps 路線試算：

• 出發地與目的地：輸入起訖地點，若有多個停靠點可點選「＋新增目的地」（最多 10 個）。
• 自動試算金額：系統依 Google Maps 最適路徑算出總里程數（每段四捨五入後加總），並乘以費用政策設定的補助單價（例如：10 元/公里），即時帶出金額。
• 填寫實際里程：若費用政策開放「自行填寫實際行駛里程」，可改填實際里程數，補助金額將依此計算；表單與 PDF 會標示與 Google Maps 最適路徑的差異。後續報銷單勾稽此申請單時，會帶入所填里程。

四、送出簽核與單據管理功能

• 簽核關卡預覽：編輯頁面左側會即時顯示依公司簽核流程與費用政策算出的「簽核關卡」（例如：部門簽核人 ＞ 費用政策加簽 ＞ 最後審查單位）。
• 儲存與送出：點擊「儲存」可暫存草稿；點擊黃色「送出」即可正式進入簽核流程。
• 單據管理功能：送出後於表單詳情頁頂部提供操作按鈕：
  • 匯出 PDF：下載完整申請單據 PDF 檔案。
  • 匯出附件：將本單據的圖片與 PDF 附件整合為一個檔案下載（加密的 PDF 不會包含在內）。
  • 提醒簽核：發送通知催辦當前關卡之簽核人。
  • 抽單：簽核流程最後一關（不含最後審查單位）核准前，可撤回單據重新編輯。
  • 複製：已核准的費用申請單可複製成新單，快速建立相似申請。
• 歷程紀錄：詳情頁下方即時記錄表單異動與送單／抽單時間歷程。

▲ 示範畫面：編輯頁面左側的簽核關卡預覽，與下方「儲存」、「送出」按鈕。

▲ 示範畫面：費用申請單詳情頁頂部的操作按鈕，標示匯出 PDF、匯出附件、提醒簽核與抽單。