操作手冊 B.07 表單申請 – 差旅預付款 (加購模組)

流程總覽

前三步三種情境都相同，差旅報銷單送出時依差額分成多退、少補、剛好沖抵完畢三種結果。

Step 1：申請人建立差旅預付款

操作路徑

表單申請 > 預先付款單 > 預付款類型選「差旅預付款」

說明

1. 預先付款單第一頁選擇費用歸屬後，「預付款類型」選擇差旅預付款。
2. 點擊「新增費用」填寫預付明細，台幣與外幣可分項列出。
3. 付款對象僅能選同仁（「員工」頁籤），選擇付款方式後送出，依簽核流程簽核。

▲ 示範畫面：預付明細依幣別分列台幣與外幣金額，付款對象在「員工」頁籤選擇同仁。

Step 2：財務撥款

操作路徑

財務管理 > 付款報表

說明

預付單簽核通過後，財務撥款並於【付款報表】勾選該張預先付款單，點擊批次「填寫實際付款日期」，預付單即轉為「已付款」。撥款前，預付單不會出現「進行報銷」與「結算金額」按鈕。

▲ 示範畫面：撥款後，預付單下方依幣別顯示結算狀態「未結清」，並出現「進行報銷」按鈕。

Step 3：申請人進行報銷，填寫差旅報銷單

操作路徑

表單申請 > 預先付款單 >（已付款的預付單）> 進行報銷

說明

1. 點擊「進行報銷」，系統會產生差旅報銷單，第一頁自動帶入「勾稽預先付款單」，也可再勾稽差旅申請單。
2. 預付單有外幣金額時，頁面上方會提示「由於有預付外幣，此次差旅報銷僅能申請本人花費的費用」，付款對象固定為申請人。
3. 依序填寫日支費與機票、住宿、鐵路等差旅項目。預付單有的幣別，系統會自動以預付款沖抵，申請人不需自行計算：
   • 日支費同樣會沖抵預付款。
   • 外幣依項目的交易日期依序沖抵（機票為起飛日期、住宿為入住日期、鐵路為出發日期）。
   • 由預付款沖抵的外幣金額，一律以預付單的匯率換算，不使用差旅報銷單填寫的預設匯率。
4. 右上角表單總金額下方會分列卡片交易金額、代墊金額與預付金額，可隨時確認有多少金額由預付款沖抵。

差旅報銷單各頁的填寫方式，詳見 操作手冊 B.06 表單申請 – 差旅報銷單 (加購模組)。

▲ 示範畫面：點擊「進行報銷」後產生的差旅報銷單，已自動帶入勾稽預先付款單。

▲ 示範畫面：差旅項目填寫完成後，右上角表單總金額下方分列卡片交易、代墊與預付金額。

Step 4：多退：申請人還款，財務確認收款

報銷金額少於預付款時，申請人需將剩餘款項繳還公司。

一、申請人：送出時填寫預付還款明細

1. 點擊右上角「付款對象資訊」或右下角「送出」，會跳出「預付還款明細」，依幣別列出預付總額與應還款金額。
2. 依幣別填寫還款方式、預計還款日期、匯款帳戶後五碼等欄位，可上傳還款截圖或收據，送出後差旅報銷單進入簽核。需填寫的欄位依【表單設定】的預付報銷規則設定顯示，詳見 操作手冊 F.09 表單設定。
3. 送出後的差旅報銷單會顯示「預付結算資料」（各幣別的預付總額、沖銷總額與差額）與「還款明細」，簽核人員可一併確認。
4. 差旅報銷單一送出，原預付單各幣別即轉為「結清中」，等待財務確認收款。

▲ 示範畫面：送出後的差旅報銷單，「預付結算資料」的差額即為應還款金額。

▲ 示範畫面：差旅報銷單送出後，預付單各幣別轉為「結清中」，申請人與財務看到的畫面相同。

二、財務：確認收款

申請人在差旅報銷單填寫的「預付還款明細」，會同步顯示在預付單的「預付退款資訊」。財務實際收到款項後，可用以下任一方式填寫，完成後該幣別轉為「已結清」：

• 逐筆填寫：於【報表管理】以表單編號等條件搜尋預先付款單並點開，點擊單據上方、「預付明細」上面的「預付退款資訊」按鈕，在「退款狀態管理」右上角點「編輯」，填寫各幣別的實際退款日期後儲存。
• 批次填寫：於【財務管理】>【付款報表】勾選預先付款單，點擊批次「填寫實際收款日期」。

▲ 示範畫面：「預付退款資訊」位於預付單上方的按鈕列，在「付款日期資訊」「匯出PDF」右側、「預付明細」上方。

▲ 示範畫面：逐筆填寫時，在「預付退款資訊」點擊「編輯」，填寫各幣別的實際退款日期。

▲ 示範畫面：批次填寫時，於【付款報表】勾選預先付款單，點擊批次「填寫實際收款日期」。

Step 5：少補：公司補款給申請人

報銷金額超過預付款時，超出的部分列為代墊，由公司補款給申請人。

一、申請人：超出部分列為代墊

1. 外幣超出預付：系統會提示「預付款已全數抵用，超出部分將列為代墊」，申請人需填寫代墊適用匯率與代墊換算金額。
2. 台幣超出預付：超出的金額直接列為代墊，不需填寫匯率。
3. 點擊「付款對象資訊」或「送出」，會跳出「付款對象資訊」，付款對象固定為申請人，選擇付款方式後送出；代墊金額需全數分配（未分配的代墊金額須為 0）。
4. 差旅報銷單一送出，原預付單各幣別即轉為「已結清」，餘額顯示為負數，預付單不需再做結算。

▲ 示範畫面：外幣金額超出預付時，申請人填寫代墊適用匯率。

▲ 示範畫面：少補時送出會跳出「付款對象資訊」，代墊金額付給申請人。

▲ 示範畫面：差旅報銷單送出後，預付單各幣別即轉為「已結清」。

二、財務：對差旅報銷單填寫實際付款日期

差旅報銷單簽核通過後，財務補款給申請人，並於【付款報表】找到該張差旅報銷單（不是預付單），勾選後點擊批次「填寫實際付款日期」完成補款。付款報表的金額欄位顯示的是代墊金額，點進報銷單看到的仍是報銷總額。

Step 6：剛好沖抵完畢

報銷金額與預付款相同時，送出差旅報銷單不會跳出任何視窗，原預付單各幣別即轉為「已結清」。申請人與財務都不需額外動作。

▲ 示範畫面：報銷金額與預付款相同，餘額為 0，預付單各幣別轉為「已結清」。

無論哪一種結果，所有幣別皆已結清後，預付單的結算狀態即轉為「已結算」。