操作手冊 B.06 表單申請 – 差旅報銷單 (加購模組)

B. 一般費用與差旅報銷, COMMEET 操作手冊, Help Center

功能說明

出差結束後，以差旅報銷單申報日支費、機票、住宿、鐵路與其他費用，並分配代墊款項的付款對象。表單分為三頁，依序填寫差旅基本資料、日支費與行程細節，送出後即進入簽核流程。

適用情境

國外出差或國內過夜差旅：需申報日支費、機票、住宿等差旅專屬項目。
事先已提出申請：勾稽已核准的差旅申請單，自動帶入行程與金額。
已先預支款項：由預先付款單的「進行報銷」產生差旅報銷單，系統自動沖抵預付款。

※ 國內單日差旅若僅有交通費，建議改用費用報銷單即可。

操作步驟

Step 1：填寫差旅基本資料與勾稽申請單
Step 2：選擇預算與預設匯率
Step 3：填寫日支費
Step 4：新增行程細節
Step 5：分配付款對象並送出
Step 6：查看表單內容與差旅報告

※ 本功能適用角色：全站所有同仁（站台需加購差旅模組，並於【表單設定】啟用差旅報銷單）。

Step 1：填寫差旅基本資料與勾稽申請單

操作路徑

表單申請 > 差旅報銷單 > ＋新增表單

說明

於第一頁（1/3）填寫下列欄位：

費用歸屬：此趟差旅費用的歸屬單位，選定後下方會顯示所屬公司與統一編號。
差旅名稱：此趟出差的主題。
勾稽差旅申請單：若出差前已有核准的差旅申請單，點擊「選擇表單進行勾稽」挑選單號，勾稽後會自動帶入申請單填寫的項目與金額。
行程起迄日：此趟出差的期間。
出差國家／地區：選項來自【進階管理】>【出差地區設定】已建立的國家，設為「常用」的國家會置頂顯示。此欄位會連動後續日支費與住宿的可選範圍。
事由：出差說明。
同行人：限同費用歸屬的人員。有填寫同行人時，機票、住宿等項目才會出現「使用人」欄位供選擇。

💡 勾稽視窗的搜尋範圍：可用表單編號或出差國家／地區搜尋，並設定日期區間。若已選費用歸屬，清單只顯示該歸屬底下的申請單；未選歸屬則顯示此申請人可勾稽的所有申請單。差旅申請單的同行人也可以勾稽到該張申請單。

⚠️ 勾稽後的檢查：若申請單沒填寫金額，或有必填未填的項目，頁面最上方會出現提示並在該項目卡片上顯示警示；若帶入了不能與日支費一起報銷的項目，該卡片會以紅框顯示「請刪除此項目」，需刪除後才能送出。

Step 2：選擇預算與預設匯率

這兩個區塊同樣在第一頁，是否出現取決於公司的設定。

選擇預算：當【預算管理】>【已使用額度設定】有勾選差旅報銷單時，選完費用歸屬後即可選擇預算，選定後下方會出現「查看預算」連結。可選的預算會受限制：
- 日支費、機票、住宿、鐵路、其他項目的使用日期，需落在預算的有效期間內。
- 「其他項目」可選的費用項目，會限制在該預算包含的費用項目內。
- 預算的剩餘可用額度，會限制此張表單的總金額。
預設匯率：需先填寫行程起迄日才能新增匯率；若之後更動行程起迄日，已填的匯率會被清空，需重新設定。匯率的來源、基準日與能否修改，由管理者於【進階管理】>【外幣匯率管理】>【表單匯率設定】決定：
- 帶入方式：「系統預設帶入幣別匯率」會自動帶出所有已啟用且有匯率的外幣，申請人不得修改；「單筆手動新增幣別匯率」則由申請人逐一加入，系統帶入匯率後仍可修改。
- 匯率基準日：可設為出發前一日、出發日、行程結束日、期間匯率平均或期間匯率最高。
- 能否修改：除了帶入方式，【外幣匯率管理】另有「員工可否修改匯率」的設定，會決定表單內的換算匯率與換算結果是可編輯還是唯讀。若畫面上無法修改，請與貴公司管理者確認設定。

💡 預算隨時可查：第二頁與第三頁的頁首都會固定顯示所屬預算與「查看預算」，右上角同步顯示表單總金額。每次點擊「下一步」時，系統會檢查填寫的金額是否超過預算水位，超過時會出現提示（例如第二頁日支費的金額已超過水位，進入第三頁時即提醒）。

💡 外幣要先啟用：只有在【外幣匯率管理】>【外幣設定】已啟用的幣別才能選取，設為常用的幣別會置頂顯示。外幣金額可輸入的小數位數依各幣別規定而定，換算後的台幣統一為整數。

Step 3：填寫日支費

操作路徑

差旅報銷單（2/3）> 新增日支費

說明

點擊「新增日支費」後填寫下列欄位，同一張單可新增多筆日支費：

國家：依第一頁選定的出差國家／地區連動。
區域：對應該國家底下的區域。若該國家沒有區分不同區域的日支費額度，此處不需選擇。
行程起迄日：此段差旅計算日支費的期間。
匯率：該國日支費若以外幣計算，此處顯示換算匯率。匯率由系統依【外幣匯率管理】的設定帶入，多數情況為唯讀。

填寫後，卡片右上角會即時顯示原幣金額與本幣金額；不需要時可點右下角「刪除日支費」移除。

💡 政策提示：頁面上方會以紅字列出貴公司差旅政策的日支費規則，例如第一天與最後一天只計算該區域日支費的一定比例，或申請日支費後不得再報銷餐飲、誤餐等費用。日支費的額度與規則需先由管理者於差旅政策設定。

Step 4：新增行程細節

操作路徑

差旅報銷單（3/3）> 機票、住宿、鐵路、其他項目

說明

第三頁以行事曆方式依日期與項目排列，點擊各欄位的「＋」即可新增：

報銷機票：填寫起飛日期、起飛與抵達機場、飛行時間與艙等（經濟艙、豪華經濟艙、商務艙、頭等艙）。勾選「此為來回機票」後，點「下一步」可接著設定回程；「新增轉機機場」最多可新增四個機場。若管理者沒有啟用機票的差旅政策，飛行時間與艙等為非必填。
報銷住宿：國家依第一頁的出差國家／地區顯示，區域依選定國家自動帶出，再填寫住宿名稱與入住、退房日期。
報銷鐵路：交通方式選台灣高鐵或台灣鐵路時，可從系統內建的車站直接選取；選「其他」則自行輸入交通方式與站名。另需選擇車廂。
報銷其他項目：機票、住宿、鐵路以外的費用（例如伴手禮、計程車、保險、網路電信費）都在此新增，選擇費用項目與交易日期即可。若選到油資類的費用項目，可填寫起訖點由系統計算補助金額；有勾稽差旅申請單時，系統會帶入申請單填寫的實際行駛里程，總里程仍可編輯。

每個項目都可上傳附件，金額則有兩種填法：

手動輸入金額：自行選擇幣別並輸入總金額，屬個人代墊。
帶入卡片交易：以數位企業卡支付時，切換此頁籤後點「新增卡片交易」，於右側側邊欄設定日期區間搜尋自己的交易紀錄並帶入。機票、住宿、鐵路通常會提前訂購，使用日期與刷卡日期不同屬正常情形，系統不會因此提出警示。

💡 使用人欄位：第一頁有填寫同行人時，機票與住宿會出現「使用人」欄位，可選擇這筆費用是給誰、幾個人使用；沒有同行人則不會顯示此欄位。

💡 自訂欄位：管理者可於【表單自訂欄位】為差旅報銷單建立欄位，設定在「事由上方區域」會顯示於第一頁事由上方，設定在「費用項目內區域」則顯示於各項目的填寫視窗下方。

Step 5：分配付款對象並送出

行程填妥後，點擊第三頁右上角的「付款對象資訊」，於右側側邊欄設定這批費用要付給誰、各付多少：

上方會顯示總金額＝卡片交易金額＋代墊金額，系統自動拆分計算。
逐列填寫付款對象、付款方式與總金額；需要多人分攤代墊款時，點「新增付款對象」增加列數，填錯可點「刪除付款對象」移除。
系統會即時加減平衡，「未分配的代墊金額」必須為 0 才能送出。
確認無誤後點擊「送出」，表單即進入簽核流程；尚未完成可先點「儲存」保留草稿。

⚠️ 送出前的檢查：若有費用項目資料不完整，第三頁上方會顯示「N 筆費用項目異常，請重新更新後再送出」，異常的項目卡片會以紅框標示，請點開該卡片補齊後再送出。

Step 6：查看表單內容與差旅報告

送出後進入表單即可查看簽核狀態與完整內容，頁面依序分為下列區塊：

差旅基本資料：含勾稽的差旅申請單單號（可點擊開啟）與所屬預算。
日支費：每筆日支費的國家、區域、期間、匯率與原幣、本幣金額。
差旅行程：以行事曆呈現機票、住宿、鐵路與其他項目。
項目小計與代墊款項：左側依費用項目列出金額，右側列出各付款對象的付款方式與金額。
總計與差旅交易類別小計：總計下方的表格依幣別列出原幣金額與台幣金額，各自再拆為單據總額、代墊款項、預付款項與卡片交易。

表單上方提供會計傳票資訊、付款日期資訊、匯出 PDF、匯出附件、提醒簽核與抽單；點擊匯出 PDF 會以表單格式產出差旅日程報告書，匯出附件則會把表單內的圖片與 PDF 附件整合成一個檔案下載。

💡 找不到「匯出附件」？此按鈕為條件顯示，報銷過程中有上傳過附件的表單才會出現。若整張單的費用項目都沒有上傳任何附件，表單上方就不會顯示這個按鈕。

注意事項

附件數量：一張差旅報銷單的附件上限為 200 個，超過會有提示並阻擋。
簽核順序：完整的關卡順序為費用歸屬的簽核流程 ➔ 費用政策 ➔ 差旅政策 ➔ 最後審查單位；政策的加簽關卡依觸發的費用項目建立順序插入。
由預先付款單進行報銷：若預付單的類型選為「差旅預付款」，點「進行報銷」會產生差旅報銷單。填寫的項目（不含日支費）會優先沖抵預付餘額，差旅元件的交易日期以機票起飛日、住宿入住日、鐵路出發日認定；付款對象頁的總金額會再加上預付金額，並顯示預付還款明細，送出後另有預付結算資料，PDF 也會顯示預付還款資訊。
財務編輯：管理者可於【成員管理】開啟成員修改差旅報銷單的權限。可修改差旅基本資料（勾稽的差旅申請單、差旅名稱、事由、自訂欄位）與既有費用項目（機票、住宿、鐵路、其他項目的日期、使用人、附件、金額、自訂欄位，不含日支費），但不得新增或刪除項目。金額異動後，系統會跳出付款對象資訊要求重新分配。表單申請的列表可用「財務編輯」篩選找出這類表單。
預設的差旅費用項目：系統預設四項差旅專屬費用項目（差旅-機票、差旅-住宿、差旅-日支費、差旅-鐵路），不可刪除，但可自行設定對應的會計科目與適用部門。
欄位依公司設定而異：【表單設定】可調整差旅報銷單的欄位，例如同行人是否顯示、勾稽申請單是否顯示與必填、事由是否顯示與必填、費用項目的附件與備註是否必填，以及各欄位的使用說明。
關聯表單：卡片申請單也可以勾稽差旅申請單；在表單簽核的待處理／已處理頁，可用「關聯表單」條件輸入差旅申請單或預先付款單單號，找出有勾稽的差旅報銷單。