操作手冊 H.01 差旅功能介紹 (加購模組)

Step 1：管理者完成差旅前置設定

操作路徑

進階管理 > 表單設定 ／ 出差地區設定 ／ 差旅政策

說明

差旅的設定有先後順序，請依序完成：

1. 啟用差旅單種：於表單設定確認差旅申請單與差旅報銷單為啟用中，同仁的表單申請選單才會出現這兩張單。兩張單也可只啟用其中一張，例如公司只要求事後報銷、不需事前申請。
2. 出差地區設定：建立公司會去的國家、指定幣別，並決定是否再細分區域。這一步沒做，差旅政策就沒有地區可以設定，同仁填單時也選不到出差國家。
3. 職級管理：差旅政策是依職級訂標準，若公司要讓主管與一般同仁適用不同規範，需先建立職級與層級。未設定職級的人員一律適用「通用職級」。
4. 差旅政策：分機票、住宿、日支費三個頁籤，分別訂出艙等門檻與金額上限，並設定超出限額時的處理方式。
5. 外幣匯率管理：設定差旅申請單與差旅報銷單的匯率來源、匯率基準日（出發前一日、出發日、行程結束日、期間平均或期間最高），以及第一頁預設匯率的帶入方式。
6. 預算與簽核流程（選用）：要讓差旅納入預算水位，需於預算管理的已使用額度設定勾選差旅申請單與差旅報銷單；差旅單若需要與一般報銷單不同的簽核關卡，可於簽核流程開啟分表單設定，詳見 操作手冊 G.04 簽核流程。

Step 2：出差前提出差旅申請單

操作路徑

表單申請 > 差旅申請單

說明

差旅申請單的用途是事前取得核准，同時讓公司提早掌握這趟出差的預估支出。表單結構與差旅報銷單幾乎相同，差別在三點：

• 沒有日支費那一頁：日支費只在差旅報銷單計算。
• 可以不填任何費用項目就送單：只是要讓主管知道即將出差時，填完行程與事由即可送出。
• 金額可填可不填：若填寫預估金額，之後填差旅報銷單勾稽這張申請單時，元件與金額會自動帶入。
• 不執行政策稽核：差旅申請單不會比對差旅政策，即使填了金額也不會觸發機票或住宿的超出限額流程；政策一律在差旅報銷單稽核。

申請單簽核通過後，可被差旅報銷單與卡片申請單勾稽。同行人也可以勾稽到這張申請單，不必每個人各自再開一張。被勾稽後，表單內會出現「查看關聯表單」按鈕，雙向都查得到。

Step 3：出差後填寫差旅報銷單

操作路徑

表單申請 > 差旅報銷單

說明

差旅報銷單分頁填寫，一頁一頁往下走：

• 第一頁 基本資料與預設匯率：填寫差旅名稱、事由、出差國家／地區與行程起迄日，並勾稽差旅申請單。填完行程起迄日後，系統會依管理者設定的匯率基準日帶出預設匯率，這組匯率之後會套用到日支費與行程頁的費用項目。
• 第二頁 日支費：依出差的區域與同仁職級帶出每日金額，再依行程天數計算，頭尾日若有設定比例也會自動套用。
• 第三頁 行程表：逐筆登打這趟出差的花費，稱為差旅元件，分為機票、住宿、鐵路與其他項目。有勾稽差旅申請單時，申請單填過的元件與金額會自動帶入，缺漏的必填項目會在最上方提示。
• 付款對象頁：確認代墊與卡片交易的金額分配。

Step 4：政策稽核與簽核

差旅報銷單送出時，系統會自動比對差旅政策（差旅申請單不會稽核），兩種政策的比對方向不同：

• 機票：看同仁搭的艙等，取該艙等設定的門檻時數來比；實際飛行時間比門檻短就算超出規範。
• 住宿：把政策設定的每人每晚金額，依使用人數與住宿晚數放大成總限額，再與報銷金額比較。

超出規範時，系統依管理者設定的超出限額流程處理，可以只提醒申請人、提醒並加簽指定主管，或直接不予報銷。機票與住宿各自獨立設定。

Step 5：財務端的後續作業

操作路徑

財務管理 > 報表管理 ／ 付款報表

說明

• 財務編輯：差旅報銷單支援財務編輯，簽核中或已簽核未入帳時，被授權的財會人員可直接修正差旅名稱、事由、勾稽的申請單，或各元件的日期、使用人、金額與附件，不必退回重跑流程，詳見 操作手冊 J.05 財務編輯功能設定。
• 匯出報表：報表管理的自選欄位中有差旅表頭欄位、差旅元件欄位與差旅還款明細三組，可依需求匯出整趟行程的明細做差旅費分析。
• 付款與對帳：代墊的部分依付款報表的流程出款；外幣的匯率會一併顯示在表單匯出的 PDF 上，方便簽核者與稽核人員查核。