操作手冊 B.05 表單申請 – 差旅申請單 (加購模組)

Step 1：填寫差旅基本資料

操作路徑

表單申請 > 差旅申請 > ＋ 新增差旅申請

說明

於第一頁（1/2）填寫下列欄位：

• 差旅名稱：此趟出差的主題。
• 費用歸屬：此趟差旅費用的歸屬單位。
• 行程起迄日：出差的起始與結束日期，後續行程細節的日期需落在此區間內。
• 出差國家／地區：選項來自【進階管理】>【出差地區設定】已建立的國家，設為「常用」的國家會置頂顯示。此欄位會影響後續住宿、日支費等可選範圍。
• 事由：出差說明。
• 同行人：限同費用歸屬的人員。核准後，同行人也可以勾稽到這張申請單。

Step 2：選擇預算與預設匯率

這兩個區塊都在第一頁，是否出現取決於公司的設定；若沒有設定，第一頁只會有 Step 1 的欄位，可直接點「下一步」。

• 選擇預算：當【預算管理】>【已使用額度設定】有勾選差旅申請單時，選完費用歸屬後即可選擇預算。可選的預算會受三項限制：
  • 機票、住宿、鐵路、其他項目的使用日期，需落在預算的有效期間內。
  • 「其他項目」可選的費用項目，會限制在該預算包含的費用項目內。
  • 預算的剩餘可用額度，會限制此張表單的總金額。
• 預設匯率：需先填寫行程起迄日才能新增匯率；若之後更動行程起迄日，已填的匯率會被清空，需重新設定。填完行程起迄日後，若公司有設定外幣匯率，會顯示本次差旅可使用的外幣與匯率。只有在【進階管理】>【外幣匯率管理】>【外幣設定】已啟用的幣別才會出現，設為常用的幣別會置頂顯示。帶入方式有兩種，由管理者於【外幣匯率管理】>【表單匯率設定】決定：
  • 系統預設帶入幣別匯率：自動帶出所有已啟用且有匯率的外幣與匯率，申請人不得修改。
  • 單筆手動新增幣別匯率：申請人自行逐一加入本次會用到的外幣，系統帶入匯率後仍可修改。

  同一處也可設定差旅單的匯率基準日：出發前一日、出發日、行程結束日、期間匯率平均或期間匯率最高。

Step 3：新增行程細節

操作路徑

差旅申請單（2/2）> 機票、住宿、鐵路、其他項目

說明

點擊「下一步」進入行程細節頁面（2/2），畫面以行事曆方式依日期與項目排列，點擊各欄位右上角的「＋」即可新增。

1. 新增機票：填寫起飛日期、起飛與抵達機場、使用人。勾選「此為來回機票」後，點「下一步」可接著設定回程；「新增轉機機場」最多可新增四個機場。
2. 新增住宿：國家選項依 Step 1 的出差國家／地區顯示，城市則依選定國家與系統設定自動顯示，其餘欄位填寫方式與機票相同。
3. 新增鐵路：交通方式選台灣高鐵或台灣鐵路時，可從系統內建的車站直接選取；選「其他」則自行輸入交通方式與站名。
4. 新增其他項目：機票、住宿、鐵路以外的費用（例如伴手禮、計程車、網路電信費）都在此新增，選擇費用項目與交易日期即可。若選到油資類的費用項目，可填寫起訖點由系統計算補助金額，PDF 也會一併顯示。

Step 4：送出並查看申請單

1. 各項費用新增後，會在行事曆上依日期與項目排列顯示；住宿會依入住到退房日期橫跨顯示，多筆住宿重疊時會並排呈現。
2. 確認行程無誤後點擊「送出」進入簽核流程；尚未完成可先點「儲存」保留草稿。
3. 送出後進入表單即可查看簽核狀態與內容，畫面分為差旅基本資料、差旅行程與總計三個區塊，最下方為表單歷程紀錄。
4. 表單上方提供匯出 PDF、提醒簽核、抽單與作廢等操作；若此單已被差旅報銷單或卡片申請單勾稽，作廢按鈕會隱藏並顯示紅字提示。被勾稽時，表單內也會出現「查看關聯表單」按鈕。