操作手冊 I.04 預算管理 – 已使用額度設定

COMMEET 操作手冊, Help Center, I. 預算管理與發卡設定

功能說明

超級管理者可自行定義預算的「已使用」額度要納入哪些表單種類。被納入的單種，同仁填寫時才能選擇到預算，其金額也會即時計入該預算的水位。

不同單種的計算方式並不相同，設定前請先確認公司希望在哪個階段卡住預算——是申請當下就先佔用，還是等實際報銷才計入。

適用情境

事前控管：希望同仁一送出申請單就先卡住預算，避免多人同時申請導致超支。
事後認列：只在實際報銷時才計入水位，申請階段不佔額度。
納入差旅費用：差旅申請單與差旅報銷單的金額也要一併管控。
卡片額度一併管理：從預算發出的卡片額度也計入已使用。

※ 本功能適用角色為超級管理者 (Admin)。

Step 1：選擇要納入已使用額度的表單種類

操作路徑

預算管理 > 已使用額度設定

說明

「自定義已使用額度」區塊分為三個欄位，由左至右操作：

項目：列出尚未納入的表單種類，點擊右側的「＋」即可加入「計算為已使用」。可選的項目包含費用申請單、費用報銷單、預先付款單、預先付款報銷單、企業用車報銷單、差旅申請單、差旅報銷單與卡片額度。
計算為已使用：列出已被納入的表單種類。只有被納入的單種，同仁填寫時才選得到預算；點擊右側的「－」可移回左欄。
範例預覽：以固定的示範金額呈現各單種如何相加，以及「計算後已使用的金額」，協助確認設定是否符合預期。

確認無誤後點擊右下角「儲存」。

⚠️ 新增項目前請先確認現有預算的餘額：把新的單種加入「計算為已使用」後，過去累積的該類表單金額會立即計入水位，有可能當下就超出預算限制。一旦超出，該預算將無法再執行申請或報銷；已發出的卡片若不允許超出預算後交易，請自行凍結卡片。

Step 2：確認各單種的計算邏輯

同時納入多個單種時，系統的計算方式並非一律相加。以下四項最常被誤解，設定前請先確認。

① 費用申請單＋費用報銷單：會相加，不會互相扣除

兩張單種的金額會相加並各自佔用預算額度，即使報銷單已勾稽該張申請單，系統也不會扣除已勾稽的部分。等於同一筆費用被計算兩次，水位會比實際支出高。建議擇一納入即可：想在申請階段就卡住預算就選費用申請單，想在實際報銷時才認列就選費用報銷單。

② 預先付款單＋預先付款報銷單：以預先付款單卡控，報銷單不重複計入

這組的行為與前一組完全不同。兩者同時納入時，水位以預先付款單為準，不再重複計入預先付款報銷單，因為預付單產生當下就已經先卡住預算了。也因為如此，預先付款報銷單上的「選擇預算」欄位不會影響水位——不論在報銷單選了哪一個預算，該預算的已使用額度都不會因此變動。

⚠️ 多退少補結算後，水位會再調整：預先付款單有選擇預算時，多退的金額會把預算水位補回。若預付單與預付報銷單都有選擇預算，多退的金額補回預付單的水位，而少補（實際支出超過預付金額）的差額，則由報銷單佔用水位額度。因此這組並非「報銷單完全不計入」，而是只有少補的差額會計入。

💡 預付單轉報銷單時，預算會自動帶入且不可改：正因為上述的「報銷單選預算不影響水位」容易造成誤操作與帳務歸屬不一致，系統另外做了一道防呆：當已使用額度設定為預先付款單＋費用報銷單，且預付單上有填寫預算時，該張預付單轉為報銷單後，所屬的指定預算會自動帶入且不得修改。此情境下若要開啟費用分攤，歸屬的預算不可更改、分攤的部門也不可刪除，匯入分攤的功能會一併隱藏。

③ 差旅申請單＋差旅報銷單：同樣會相加，不會互相扣除

規則與第 ① 組相同：兩張單種的金額會相加並各自佔用預算額度，即使差旅報銷單已勾稽該張差旅申請單，系統也不會扣除已勾稽的部分。頁面上方的注意事項只提到費用申請單與費用報銷單，但差旅單這一組也適用，同樣建議擇一納入。

📌 實測範例：某筆總額度 100,000 的預算，同時納入差旅申請單與差旅報銷單。
一張 5,000 元的差旅申請單簽核完成 ➔ 此層預算已使用顯示 5,000。
接著一張勾稽該申請單的 5,000 元差旅報銷單簽核完成 ➔ 此層預算已使用累計為 10,000，而非維持 5,000。
於預算總覽的額度概況中，兩張單會各自列出明細（差旅申請單 TA 開頭、差旅報銷單 TR 開頭）。

④ 卡片額度：卡片申請單與預算發卡都算

「卡片額度」這個項目同時涵蓋卡片申請單與預算發卡兩種來源，不是只算其中一種。只要納入，兩種方式發出的卡片額度都會計入該預算的已使用額度。另外，表單設定中卡片申請單的啟用與停用，不會影響本頁的設定（其他單種停用再啟用時會被重置為不使用）。

納入差旅單後，同仁可選的預算會有三項限制

差旅元件（日支費、機票、住宿、鐵路、其他項目）的使用日期須落在預算期間內。
預算的費用項目須在差旅單其他項目可選的費用項目範圍內。
預算的剩餘可用額度須大於差旅單的表單總金額。

💡 填單時可隨時查看水位：同仁在差旅單的每一頁都能查看目前所屬預算，表單總金額會隨費用項目更新即時計算；每一次點「下一步」時，系統會檢查填寫的金額是否超過預算水位，超過會出現提示。

注意事項

沒有納入的單種選不到預算：只有列在「計算為已使用」的表單種類，同仁填寫時才會出現預算欄位。
表單停用再啟用會被重置：若某張單種曾被停用後再啟用，本頁的設定會預設為不使用，不會記得原本的選擇，請記得重新加入。卡片申請單的啟用與停用不影響此設定。
表單設定的「預算必填」以此為前提：要在【進階管理】>【表單設定】將某張表單的「選擇預算」設為必填，必須先在本頁把該單種納入已使用額度。
已超出預算時的影響：預算一旦超出限制，將無法再於該預算執行申請或報銷；已發出的卡片若不允許超出預算後交易，需自行凍結。
有未結算的預付單時無法永久停用預算：預算內若有未結算或結算中的預先付款單，永久停用會失敗，需等該預付單結算完成後才可停用，因為未結算的金額還會影響水位計算。