操作手冊 J.03 付款條件設定

Step 1：進入付款條件設定

操作路徑

進階管理 > 基本設定 > 付款條件設定

說明

進入後看到的是付款條件總覽，以唯讀方式列出目前所有已設定的規則，依序為員工付款條件、供應商付款條件（通用、數位企業卡、依供應商設定）。尚未設定的項目會顯示「未設定付款條件」。

要新增或修改時，點擊右上角的「付款條件設定」按鈕，畫面右側會滑出設定視窗，員工與供應商的條件都在這個設定視窗內完成，向下捲動可看到全部區塊，最後點擊底部的「儲存」一次送出（點「取消」則不保留本次修改）。

Step 2：設定員工付款條件

員工可用的付款方式有現金與匯款兩種，每一種都有三個可操作的部分：

• 付款方式前的核取方塊：決定這個付款方式要不要開放。有勾選，同仁填單時的付款方式才會出現此選項；取消勾選後就選不到。
• 設為預設選項：開啟此開關後，同仁在費用報銷單、預先付款單、差旅報銷單中將付款對象選為員工時，付款方式會自動帶入這一種。設定完成後，總覽頁的「員工付款條件」標題下方會以橘字標示「已將○○設為預設」。
• 新增條件：點擊該列右側的「新增條件」加入一列付款時程，填寫方式見 Step 4。

Step 3：設定供應商付款條件

供應商付款條件分成三個區塊，由上而下依序設定：

• 通用：依付款方式區分為現金、匯款、其他三個區塊，各自可「新增條件」，適用於所有沒有被個別指定的供應商。此處沒有核取方塊，三種方式一律可用。
• 數位企業卡：獨立一個區塊，僅在站台已啟用數位企業卡時才會出現。它的句型與其他區塊不同，用的是「每月 ___ 號前結帳」而非「號前送出」，因為判斷依據是刷卡交易而不是表單。
• 依供應商設定：針對特定往來廠商指定專屬條件，適合帳期與一般廠商不同的對象。以「付款條件 1」、「付款條件 2」為單位，每一組包含自己的條件列與一個「設定供應商」欄位，可一次選入多家廠商。

Step 4：填寫條件列與欄位限制

每一列條件的句型固定為：「每月 ___ 號前送出，在 ___ 月 ___ 號付款」（數位企業卡為「號前結帳」），三個欄位的可選範圍如下：

• 送出日／結帳日：可選 1 至 28 日，或月底（該月份的最後一天）。
• 付款月：可選當月、次月、次次月。
• 付款日：可選 1 至 28 日，或月底。

為避免設定出實務上做不到的組合，系統有三項限制：

• 送出日或結帳日選「月底」時，付款月不能選「當月」。單子到月底才送出，當月已無時間完成審核與付款。
• 付款月選「當月」時，付款日必須大於送出日或結帳日。例如設定「每月 20 號前送出」並選擇當月，付款日的下拉選單只會出現 21 至 28 與月底。
• 同一個送出日不可重複設定。不能同時存在「每月 15 號前送出，當月 28 號付款」與「每月 15 號前送出，次月 21 號付款」兩列，否則系統無從判斷該套用哪一條。

Step 5：回總覽確認設定結果

儲存後回到付款條件總覽，已設定的項目會以時間軸呈現：左側標出送單日（數位企業卡為結帳日）、右側標出付款日，中間的「次月」分隔線可看出付款是落在當月還是跨到下個月；「依供應商設定」的每一組條件下方，還會列出適用的供應商名稱。建議設定完後在此掃一遍，確認每條規則的時序與適用對象都符合預期。

（參考）系統如何判定付款日

設定完成後，表單送出時系統會自動計算並帶入預計付款日期與付款期限，影響的單種為費用報銷單、預先付款單、差旅報銷單與企業用車單。

條件裡的送出日（數位企業卡為結帳日），在不同付款對象下取的是不同的時間點，這是推算日期時最常誤會的地方：

• 付款對象為員工：取表單送出日。適用費用報銷單、預先付款單、差旅報銷單。
• 付款對象為供應商：取表單建單日（申請日期），不是送出日。適用費用報銷單、預先付款單、差旅報銷單。
• 付款對象為數位企業卡：取卡片交易的交易時間，與表單何時送出無關，這也是該區塊的句型寫成「號前結帳」的原因。若單上有多張卡片，費用報銷單取第一筆交易、差旅報銷單取第一筆儲存成功的交易。適用費用報銷單與差旅報銷單。
• 付款對象為企業用車車隊：取企業用車單的建單時間。適用企業用車單。