操作手冊 G.02 費用項目設定

功能說明

「費用項目」是同仁填寫表單時選擇的消費分類（如計程車資、文具），「會計科目」則是財會人員記帳使用的正式科目。同仁只需選擇看得懂的費用項目，系統會依費用項目上設定的適用會計科目，自動帶入會計傳票資訊；並可透過適用部門／專案，控制哪些費用歸屬看得到此費用項目。

💡 開始前：若公司採用標準模式或進階模式（費用項目需對應會計科目），請先依操作手冊 G.01 會計科目設定選擇費用管理模式並建立會計科目；簡易模式則可直接建立費用項目。

※ 本功能適用角色：Admin、Finance。

進階管理 > 費用及科目設定 > 費用項目

切換至「費用項目」頁籤後，列表會顯示費用項目、適用部門／專案、適用部門／專案類別與適用會計科目；上方可依部門／專案名稱、部門／專案類別、費用項目名稱、會計科目名稱篩選查找。

點擊右上角「＋新增費用項目」，於右側設定視窗填寫：
- 費用名稱：使用同仁易懂的名稱，建議避免特殊字元，以免下載附件時檔名無法辨識。
- 適用特定類別政策設定：此費用項目需套用特定類別的費用政策時才開啟，例如私車公用的油資補助；開啟後再至費用政策設定每公里補助金額等規則。開啟並於費用政策功能設定啟用後即無法變更，包括從費用政策移除該費用項目也無法變更。
- 適用會計科目：可輸入關鍵字搜尋，或直接於下拉清單勾選，清單會依會科類別分組顯示。進階模式下最多可選 4 個，且會科類別不得重複（製、推、管、研各一個）。
- 適用部門／專案、適用部門／專案類別：指定哪些費用歸屬可以使用此費用項目，兩者為聯集；只有適用範圍內的費用歸屬，填單時才看得到此費用項目。
點擊「儲存」完成建立。

💡 提醒：使用部門／專案類別設定適用範圍時，日後新增同類別的部門（如新開門市），會自動適用此費用項目，不需逐一調整。類別設定詳見操作手冊 F.03 部門與專案類別設定。

同仁填寫表單選擇費用項目時，下拉清單只會出現該筆表單的費用歸屬在適用範圍內的費用項目。因此若同仁回報找不到某個費用項目，請先確認該費用項目的適用部門／專案是否包含他所選的費用歸屬。會計科目不會顯示在同仁端，而是在表單送出後由系統依設定帶入會計傳票資訊，供財會人員查看。

於「費用項目」頁籤點擊「批次匯入費用項目」，下載匯入格式填寫後上傳，可一併設定適用會計科目與適用部門／專案類別。費用項目名稱不可重複，且無法以匯入方式編輯既有項目。

💡 提醒：匯入格式會依是否勾選拆分製推管研而不同，請於確認費用管理模式後再下載最新格式；檔案前幾列為範例，請保留勿刪除。匯入失敗時，可下載失敗原因說明檔修正後重新匯入。

進階管理 > 費用及科目設定 > 費用項目

於列表中找到目標費用項目後即可編輯或刪除。部分欄位在建立後就固定下來、無法再變更，調整前請先對照下表確認。

設定項目	建立後可否變更	說明
適用特定類別政策設定	不可（啟用後）	於費用政策功能設定啟用後即鎖定，即使之後從費用政策移除該費用項目也無法變更。
費用名稱	可	仍有未完成表單使用時會被擋下，詳見下方排查。
適用會計科目	可	同上。
適用部門／專案、部門／專案類別	可	同上。縮小適用範圍前，請先確認該範圍內沒有進行中的表單。

若跳出「儲存失敗，仍有部門／專案的未完成表單使用此費用項目」，代表該費用項目仍被進行中的表單使用。請待相關表單簽核完成、作廢或刪除後再調整，詳見 FAQ G.05 修改費用項目時跳出提示框「儲存失敗，仍有部門/專案的未完成表單使用此費用項目」的原因是？。
差旅預設費用項目不可刪除，但可調整對應的會計科目與適用部門。

修改或刪除費用項目：若仍有未完成的表單使用此費用項目，將無法儲存或刪除，需待相關表單完成後再調整，詳見 FAQ G.05 修改費用項目時跳出提示框「儲存失敗，仍有部門/專案的未完成表單使用此費用項目」的原因是？。
差旅預設費用項目：有開通差旅功能的站台，系統會預設住宿、機票、鐵路等差旅費用項目，這些項目不可刪除，但可自行設定對應的會計科目與適用部門；日支費同樣為預設費用項目，可自行設定適用的會計科目。

📖 延伸閱讀：