功能說明
過去系統每種幣別只能維護單一固定匯率，既無法反映匯率波動，也無法區分場景——差旅與採購套用同一個基準，導致同仁報銷金額與實際兌換金額有落差，財務審查時得大量人工比對與修正。
改版後的外幣匯率管理改為多維度機制：先決定公司會用到哪些外幣，再針對每一種表單分別指定匯率來源與匯率基準日，同仁填寫差旅、費用、預先付款等表單時，系統就會依設定自動帶入對應匯率並完成換算。
適用情境
- 導入初期建置：一次設定好各表單的匯率來源與基準日，避免日後逐張表單人工修正。
- 差旅與費用基準不同：差旅單想用出發前一日的匯率、費用報銷單想用交易日匯率，需分開設定。
- 公司有自訂的內部匯率：不採用銀行牌價，改由財務每日或每月自行維護一組匯率。
- 控管同仁能否改匯率：希望換算結果一律以系統帶入為準，不開放申請人自行調整。
操作步驟
※ 適用角色為 Admin、Finance。功能共四個頁籤，對應 Step 1 至 Step 4。
Step 1：啟用公司會用到的外幣
操作路徑
進階管理 > 外幣匯率管理 > 外幣設定
說明
列表會列出系統支援的所有幣別，欄位包含常用、外幣名稱、幣別代碼與啟用狀態。操作方式如下：
- 啟用狀態：將公司實際會用到的幣別開關打開。唯有啟用的幣別，同仁填表單時才選得到並填寫金額。
- 排序：已啟用的幣別會排在列表前段，停用的幣別自動排到最後，也不會出現在表單的幣別選項中。
- 釘選為常用：點擊該列的圖釘即可釘選，被釘選的幣別會在表單的幣別選單中置頂顯示，方便同仁選用最常用的幾種。
Step 2：設定各表單的匯率規則
操作路徑
進階管理 > 外幣匯率管理 > 表單匯率設定 > 該列的編輯圖示
說明
列表以表單為單位，欄位依序為表單名稱、匯率來源、匯率基準日、取值補償機制、開放手動修改，一眼就能比對各單目前的規則。清單內容依【進階管理】>【表單設定】已啟用的表單而定，可設定的範圍包含差旅申請單、差旅報銷單、費用申請單、費用報銷單、預先付款單與預先付款報銷單。點擊該列的編輯圖示，開啟設定視窗逐項設定。
例如差旅申請單取出發前一日、差旅報銷單取行程結束日，兩者都用台灣銀行牌價；費用報銷單取交易日的台灣銀行牌價且不開放同仁修改，費用申請單與預先付款單則改用財務手動建立的內部匯率並開放修改。
匯率來源（三選一）
- 每日匯率（手動建立）：由財務自行維護每日匯率，維護方式見 Step 3。
- 每日匯率（台灣銀行）：系統自動抓取台灣銀行牌價，可再選擇要採用即期匯率-賣出（新站台預設）、即期匯率-買入，或即期匯率-中價（買入與賣出的平均）。
- 自訂 API：由外部系統提供匯率，僅開放差旅申請單與差旅報銷單選用。同仁建立表單時，系統會依單種、幣別與日期即時向外部系統查詢對應匯率並自動帶入，不需人工查詢輸入。
- 申請人填完行程起迄日後，系統直接呼叫 API，把取得的幣別與匯率一併自動新增，不需自行挑選。
- 為避免匯率被改成不符公司規定的值，系統會隱藏預設匯率的刪除圖示與「新增預設匯率」，申請人無法刪改。
- 表單在抽單、駁回或儲存後重新送出而回到編輯狀態時，只要再次進入第一頁就會清空當下匯率並重新取得最新值：原本有的幣別若這次沒取到，第二、三頁已使用該幣別的費用項目會清空本幣金額、匯率歸零，申請人必須重新填寫才能送單；若只是匯率數值變動，則一律以最新匯率重新計算。
匯率基準日（依表單類型而異）
- 差旅申請單與差旅報銷單：可選出發前一日、出發日、行程結束日、期間匯率平均、期間匯率最高。
- 費用申請單、費用報銷單與預先付款單：可選交易日（取費用項目「交易日期」當天的匯率），或月結匯率（取交易日期前一個月最後一日的有效匯率）。
取值補償機制
當基準日當天沒有匯率值時（最常見的是落在週末或國定假日，但財務漏填某一天也會發生），此設定決定系統要往哪個方向找最近的有效匯率，二選一：
- 前一個有匯率的日期：往前遞減，直到找到有值為止。
- 後一個有匯率的日期：往後遞補，直到找到有值為止。
開放手動修改
決定系統帶入匯率後，同仁能不能自行調整每一筆費用的匯率。設為開放時可改寫匯率，設為不開放時，表單上的匯率與換算本幣會呈現唯讀文字（沒有輸入框），僅供檢視。此設定原本位於站台設定，已搬移至此處，並改為可依表單分別控制。
幣別匯率帶入方式（僅差旅單）
差旅申請單與差旅報銷單可另外設定第一頁的預設匯率要怎麼帶入，兩種方式的差別在於申請人能不能改：
- 系統預設帶入幣別匯率：申請人填完行程起迄日後，系統自動帶出所有已啟用且有匯率的外幣與其匯率，帶入後不得修改。
- 單筆手動新增幣別匯率（新站台預設）：申請人填完行程起迄日後，自行一一加入該次差旅會用到的外幣，系統帶入匯率後仍可修改。
Step 3：維護每日匯率（手動建立）
操作路徑
進階管理 > 外幣匯率管理 > 每日匯率（手動建立）
說明
只要有任一張表單的匯率來源設為「每日匯率（手動建立）」，系統就會顯示這個頁籤。頁面上方會標示關聯表單，直接告訴你目前有哪幾種單正在使用這份匯率資料，維護前可先確認影響範圍。
- 新增匯率：點擊「新增匯率」，開啟設定視窗，先填日期，再逐一填入各啟用幣別的目前匯率，最後儲存。一次填寫的是同一天所有幣別的匯率。
- 批次匯入外幣匯率：資料量大時改用批次匯入，一次帶入多日多幣別。
- 查詢與排序：可依日期區間篩選，並切換排序方式。
- 編輯與刪除：已建立的匯率可再編輯或刪除。
Step 4：檢視每日匯率（台灣銀行）
操作路徑
進階管理 > 外幣匯率管理 > 每日匯率（台灣銀行）
說明
只要有任一張表單的匯率來源設為「每日匯率（台灣銀行）」，系統就會顯示這個頁籤。此頁為唯讀，不可新增也不可編輯，僅呈現系統自動抓取的台灣銀行歷史牌告匯率，以當日收盤價為準。
- 三種匯率同時列出：每一筆資料都會顯示即期買入、即期賣出與即期中價，方便核對；實際換算時採用哪一種，取決於 Step 2 所選的設定。
- 關聯表單：同樣會標示目前有哪些單使用這份資料。
- 最後同步時間：頁面會顯示系統最近一次抓取牌價的時間，若發現匯率沒更新可先由此確認。
- 查詢：可依日期區間與幣別篩選，並切換排序方式。
Step 5：確認同仁填單時的帶入結果
操作路徑
表單申請 > 差旅／費用／預先付款等表單
說明
設定完成後，建議實際開一張單確認帶入結果是否符合預期。
差旅申請單與差旅報銷單
- 申請人在第一頁填完行程起迄日後，系統依 Step 2 選定的帶入方式處理預設匯率：設為系統預設帶入時自動列出所有啟用且有匯率的外幣且不得修改，設為單筆手動新增時由申請人自行加入、加入後仍可修改。
- 幣別選單只會出現已啟用的外幣，且常用幣別置頂。
- 第一頁設定好的預設匯率，會同時套用到日支費與行程頁的費用項目，只要選到該幣別就自動帶入。
- 差旅報銷單的日支費也可另外填寫匯率，供公司自訂日支費的換算方式（例如取該次最高、取首日、或頭尾平均）。
費用申請單、費用報銷單與預先付款單
- 正確的填寫順序是先填交易日期、再選幣別：系統要有交易日期當基準日才能查匯率，兩者都填好後，匯率與換算本幣兩欄才會自動帶出數值。
- 換算結果能不能編輯，取決於 Step 2 的「開放手動修改」；設為不開放時，這兩欄會變成唯讀文字，申請人改不動。
➔ 申請人填入交易日期 2026/10/04，幣別選 JPY、金額填 1,000
➔ 系統自動帶出當日匯率 0.2041，換算本幣 204 元（小數四捨五入至整數），兩欄皆無法修改
換算與小數位數的規則
- 換算本幣一律取到整數：系統以原幣金額搭配匯率換算後，四捨五入到整數位，費用項目與日支費都是如此。
- 原幣可輸入的小數位數依幣別而定：系統依各國最小幣別單位限制輸入，例如日圓、韓元、印尼盾、越南盾等不接受小數，美元、歐元、人民幣、港幣等則可輸入到小數點後兩位。
- 台幣一律整數位：幣別為 TWD 的金額欄位不接受小數，送出後的台幣欄位也統一顯示為整數。
注意事項
- 先啟用幣別，再設定規則：同仁反映選不到某個外幣時，第一個要確認的是該幣別是否已於外幣設定啟用。
- 交易日期是匯率的前提：費用類表單一律先填交易日期才查得到匯率，請在教育訓練時一併提醒填寫順序。
- 取值補償機制務必確認：基準日遇到週末或國定假日時，它決定要取前一個還是後一個有效匯率，直接影響換算金額。
- 自訂 API 僅限差旅單：費用申請單、費用報銷單與預先付款單不提供此來源。採用 API 時匯率由系統自動帶入且不開放刪改，表單退回重送時還會重新取值，請提醒申請人退件後務必回第一頁確認。
- 日圓、韓元等幣別不能填小數：原幣可輸入的小數位數依幣別而定，換算本幣則一律四捨五入到整數位。
- 帶入方式會決定能不能改：差旅單設為「系統預設帶入幣別匯率」時申請人一律不得修改，設為「單筆手動新增」才可修改。
- 舊站台升級後的預設值：改版前已設定匯率的幣別會自動轉為啟用；所有表單的匯率來源一律轉為「每日匯率（手動建立）」，差旅單的基準日為出發前一日、費用與預先付款類為交易日期，取值補償一律為前一個有匯率的日期；原本的單一固定匯率會被建立成手動建立分頁中 2026/01/01 的匯率。原站台設定的「開放手動修改匯率」則依原設定同步套用到所有表單。升級後請務必重新檢視一次是否符合公司政策。
- 手動建立需要持續維護：選用此來源就必須定期補上每日匯率，否則系統只能以補償機制往前或往後取值。
📖 延伸閱讀：
- 👉 建立出差國家並指定幣別：操作手冊 H.02 出差地區設定 (加購模組)
- 👉 同仁如何填寫差旅報銷單：操作手冊 B.06 表單申請 – 差旅報銷單 (加購模組)
- 👉 同仁如何填寫費用報銷單：操作手冊 B.03 表單申請 – 費用報銷單
