操作手冊 D.03 企業用車報銷單自動送出

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功能說明

企業用車報銷單支援預設資料設定，同仁把常用的費用歸屬與費用項目設為預設後，每次系統產生報銷單時就會自動帶入。管理者開啟自動化送單後，只要同仁已設定好預設資料，系統產生企業用車報銷單時即會自動送出，不需再手動進表單填寫，可大幅降低催辦成本與逾期未報銷的情況。

📌 自動送單的成立條件：
① 同仁已設定有效的預設費用歸屬與費用項目（站台有啟用預算時，預算也會一併帶入）＋ ② 管理者已於表單設定開啟自動化送單，兩者同時成立，報銷單才會自動送出。若同仁未設定預設資料，即使站台已開啟自動化送單，該同仁的報銷單仍不會自動送出，需自行進表單填寫後送出。

適用情境

常態性用車：業務同仁每週多趟乘車，費用歸屬與科目幾乎固定不變。
降低催辦：報銷單自動送出，財務不必每月追著同仁補單。
新進同仁：由管理者於成員管理代為設定預設資料，同仁不需自行操作。

※ Step 1 由一般使用者自行設定，或由 Admin 於成員管理代為設定；Step 2 限 Admin、Finance 操作。

Step 1：設定企業用車單預設資料

預設資料是自動送單的前置作業，此步驟本身不會啟動自動送單，但少了它，自動送單不會對該位同仁生效。設定完成後，之後每次系統產生企業用車報銷單，費用歸屬、預算與費用項目就會自動帶入。以下三個入口擇一設定即可，三處資料互相同步，任一處更新，其他兩處會同步更新。

方式一：填寫報銷單時順手設為預設

表單申請 > 費用報銷單 > 企業用車報銷單

在企業用車報銷單中填妥費用歸屬、預算與費用項目。
勾選欄位下方的「將費用歸屬、預算、費用項目資料設為預設，如欲查看可至『我的資料』中設定」。
送出表單後即完成預設設定，效果等同於在「我的資料」中設定。

方式二：於「我的資料」預先設定

左側選單最下方的個人圖示 > 我的資料 > 表單預設帶入資料

點擊左側選單最下方、說明圖示上方的個人圖示，於展開的面板中點選「我的資料」。
捲動至頁面下方的「表單預設帶入資料」區塊。未設定時會顯示「尚未開啟」。
點擊右上角「編輯」。
先將「企業用車報銷單」開關打開，下方的費用歸屬、預算、費用項目才會由灰底轉為可選取。
依序選擇後點擊「儲存」。

方式三：由管理者代為設定

進階管理 > 成員管理 > 點選成員 > 設定成員資料 > 表單預設帶入資料

於成員管理點選該位成員，開啟「設定成員資料」設定視窗。
切換至左側的「表單預設帶入資料」，右側會顯示該位同仁目前的設定，未設定時同樣顯示「尚未開啟」。
點擊右上角「編輯」，先打開「企業用車報銷單」開關，再選擇費用歸屬、預算與費用項目後儲存。

💡 手機也能設定：方式一在 Web 與 App 都可操作；「我的資料」與成員管理的設定則於 Web 進行。設定後仍可隨時回到「我的資料」查看或修改。

Step 2：管理者開啟自動化送單

操作路徑

進階管理 > 表單設定 > 企業用車報銷單 > 設定 > 自動化送單設定

說明

進入【表單設定】，確認頁面停留在「表單設定」頁籤（另一個頁籤為「預付報銷規則設定」）。
在表單清單中找到「企業用車報銷單」，確認該列為「啟用中」，再點擊該列右側的「設定」。
於開啟的「企業用車報銷單欄位設定」設定視窗，捲動至最下方的「自動化送單設定」，選擇「是」。
點擊「儲存」後全站生效。

💡 同一個設定視窗還能設定：「企業用車報銷單欄位設定」除了自動化送單，另可設定選擇預算是否必填，以及表單內拜訪對象公司、表單內拜訪對象統編、用車事由三個欄位要「顯示，且必填」、「顯示，非必填」或「隱藏」，並可為用車事由填寫使用說明，顯示在欄位旁的圖示中。

⚠️ 看不到「選擇預算」欄位？設定視窗中已標示，需先在預算管理的「已使用額度」設定中納入企業用車報銷單，表單內才會出現選擇預算欄位，詳見操作手冊 I.04 預算管理 – 已使用額度設定。

⚠️ 不在站台設定裡：自動化送單設定已移至表單設定，站台設定底下不再有此區塊。若依舊路徑於【站台設定】尋找將找不到。

💡 站台層級設定：此設定開啟後全站適用，但實際是否自動送出仍取決於各位同仁是否已完成 Step 1 的預設資料設定，未設定者的報銷單仍需自行進表單送出。

Step 3：送單失敗時的處理

預設資料若已失效，系統就不會帶入該筆資料，等同於沒有預設資料，自動送單也會失敗。此時系統會主動發送通知給申請人，請依通知進表單重新填寫後手動送出。常見的失效情境：

費用歸屬：該位同仁已不屬於預設的費用歸屬，或該費用歸屬不適用於預設的費用項目。
預算：預算遭刪除、預算停用不得再報銷、預算超額不得再報銷、該位同仁已不是該預算的成員，或該預算不得使用預設的費用項目。
費用項目：預設的費用項目已遭刪除。

💡 建議做法：收到送單失敗通知後，除了修正這一張表單，也請回到「我的資料」更新預設資料，否則後續每一張報銷單都會重複失敗。

注意事項

功能顯示條件：預設資料與自動化送單設定，僅在站台已開通企業簽單服務、且已啟用「企業用車報銷單」這張單種時才會顯示。
停用單種的影響：停用後會隱藏同仁在表單申請中的該表單入口，無法再查看與新增表單，其餘角色仍可於表單簽核或財務管理內查看既有表單；已設定的預設資料不會被清空。
未開啟自動送單時：預設資料仍然有效，報銷單產生時會自動帶入費用歸屬、預算與費用項目，只是需要同仁自行進表單確認並送出。
該趟用車性質不同時：未開啟自動送單的情況下，同仁仍可在表單中手動改掉帶入的預設值；但已開啟自動送單時，表單會直接送出，若該趟需改歸屬，請於送出後走抽單流程調整。
已設定自動送單時：報銷單成立通知可不必理會，系統會自動送出；只有送單失敗時才需要處理。
設定有異動紀錄：表單設定頁面右上角的「查看表單異動記錄」可查詢各單種設定的變更歷程。
簽核流程：企業用車金額小、筆數多，建議搭配分表單設定為企業用車報銷單單獨設計關卡與金額門檻。