操作手冊 D.02 表單申請 – 企業用車報銷單

功能說明

公司已簽署計程車企業簽單時，同仁使用企業簽單付款後，系統會自動產生企業用車報銷單（單號以 CR 開頭）並寄信通知。車資、上下車地點、乘車代碼等資料都由系統帶入，同仁不需自行輸入金額或上傳收據，只要補填費用歸屬、費用項目與用車事由即可送出。

※ 本功能適用角色：全站所有同仁（站台需已開通企業簽單並完成串接）。

表單申請 > 費用報銷單 > 企業用車報銷單

使用企業簽單搭乘後，系統會自動匯入乘車資料並建立報銷單，同時透過兩個管道通知：

進入企業用車報銷單的列表後，待處理的單會以「未送出」狀態列出，欄位包含表單編號、狀態、入帳狀態、申請人、事由、金額與註記。每一趟乘車各自一張單，所以常會看到同一天有好幾筆；點擊任一筆即可進入填寫。

💡 建單時間：一般約在搭乘結束後 1～2 小時產生報銷單。使用 Uber 時因資料以每日固定時間更新，通常會在隔日才建單，屬正常情形。

⚠️ 找不到某一趟的報銷單？叫車後取消、車資為 0 的紀錄不會產生表單。若確實有搭乘卻超過一天仍未收到通知，請聯繫貴司負責 COMMEET 系統的窗口協助確認。

開啟表單後，先核對系統自動帶入的乘車資料是否與實際相符。這些欄位不需要也不能自行輸入：

⚠️ 上下車地點變成空白或星號：指的是欄位內容（不是欄位名稱旁代表必填的紅色星號）。這代表乘車當下手機 GPS 定位失敗，系統無法取得地址。此時該欄位會轉為可編輯，請自行輸入實際的上下車地點後再送出。

乘車資料下方是需要自行填寫的欄位，依序為：

📌 填寫範例：業務部同仁前往客戶端提案
費用歸屬選「業務部」、費用項目選「交通費－計程車」、拜訪對象公司填「大山實業股份有限公司」、用車事由填「前往客戶端進行年度提案簡報」、同行同事選同行的夥伴。

💡 欄位依公司設定而異：管理者可於【進階管理】>【表單設定】>【企業用車報銷單】調整欄位，包含選擇預算是否必填，以及拜訪對象公司、拜訪對象統編、用車事由三者要顯示且必填、顯示非必填或隱藏，並可為用車事由加上使用說明。若公司另有建立自訂欄位，會顯示在事由上方。實際畫面請以貴公司設定為準。

💡 不想每趟都手動送出？只要事先設定好常用的費用歸屬與費用項目，且公司已開啟自動化送單，報銷單產生後就會自動送出，不需再進表單填寫。設定方式詳見操作手冊 D.03 企業用車報銷單自動送出。

💡 遲遲沒送出會被提醒：表單最下方的紀錄會留下每一次操作，包含系統或主管發出的提醒簽核紀錄，可由此確認這張單被催辦過幾次。

一趟乘車一張單：每一筆乘車紀錄各自產生一張報銷單，需分別填寫並送出，無法合併成一張。
乘車資料不可修改：用車供應商、乘車代碼、日期時間與金額來自叫車平台，是財務月結對帳的依據，不提供修改。若資料有誤，請聯繫貴司負責 COMMEET 系統的窗口。
Email 須與叫車平台一致：乘車紀錄是以叫車平台 App 綁定的 Email 歸戶。若收不到自己的報銷單，請確認該 Email 與 COMMEET 帳號是否相同。
未報銷會被提醒：公司可設定報銷單建立後幾天仍未送出時通知主管，請盡早完成報銷，避免影響財務月結。
系統信件請勿直接回覆：通知信為系統自動發出，如有問題請聯繫貴司負責 COMMEET 系統的窗口。

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