操作手冊 F.04 職級管理

功能說明

「職級管理」可將公司職稱依層級高低建立職級架構，並指定各部門中擔任該職級的成員。設定完成後，即可在「簽核流程」與「費用政策」中以職級作為簽核關卡；人員異動時只需調整職級成員，不必逐一修改簽核流程。

適用情境

• 多層級簽核：依公司核決權限，由組長、部長、處長等職級逐層簽核。
• 金額加簽：費用達一定金額時，自動加簽特定職級（如執行長）。
• 人員異動頻繁：主管更替時只需更新職級成員，簽核流程自動套用。

操作步驟

• Step 1：建立職級階層
• Step 2：設定各部門職級成員
• Step 3：於簽核流程套用職級
• Step 4：於費用政策套用職級

※ 本功能適用角色：Admin、Finance。

Step 1：建立職級階層

操作路徑

進階管理 > 職級管理 > 職級階層設定

說明

1. 切換至「職級階層設定」頁籤，點擊右上角的「職級階層設定」按鈕（站台尚未建立職級時，頁面中央會提示「目前還沒有職級資料，請按『職級階層設定』新增哦！」）。
2. 於開啟的「職級階層設定」設定視窗點擊「＋ 新增層級」建立層級，再於該層級下點擊「＋ 新增職級」輸入職級名稱（全站不可重複）。同一個層級底下可以放多個職級。
3. 層級數字越小，職權越高（例如：董事長設為層級 1），可用該層級右側的上下箭頭調整順序，或點垃圾桶圖示刪除整個層級。
4. 確認後點擊「儲存」。建立完成的層級與職級會列在「職級階層設定」頁籤中，可用上方的搜尋與正序／倒序檢視。

⚠️ 注意：職級儲存後無法修改名稱，只能刪除後重建。若該職級已被部門使用，將無法刪除，系統會顯示刪除失敗原因。

Step 2：設定各部門職級成員

操作路徑

進階管理 > 職級管理 > 各部門職級設定

說明

1. 切換至「各部門職級設定」頁籤，於列表找到目標部門，點擊右側的「編輯」（尚未設定的部門會顯示「尚未設定職級」）。
2. 於開啟的設定視窗點擊「＋ 新增職級」，先以下拉選單選擇職級，再於成員名稱選擇擔任此職級的成員（可複選）。可選擇的成員為屬於或兼任此部門的同仁，以及此部門的部門簽核人。不需要的職級可點該區塊的「刪除職級」移除。
3. 確認後點擊「儲存」。

💡 提醒：同一部門中，同一層級的職級不可設定相同成員。部門尚無成員或部門簽核人時，無法設定職級。

Step 3：於簽核流程套用職級

操作路徑

進階管理 > 簽核流程

說明

1. 新增或編輯簽核關卡時，將「執行單位」選擇為「職級」。
2. 執行單位會自動帶入目前編輯的部門，接著於右側的職級欄位輸入或選取職級。
3. 儲存關卡。表單簽核時，該職級成員會全部收到通知，其中一人簽核即通過此關卡。

💡 職級清單為什麼比較少：職級欄位只會列出該部門已在 Step 2 指派成員的職級。例如職級階層建了董事長、經理、主管三個職級，但該部門只設定了董事長與經理，下拉就只會出現這兩個。缺少某個職級時，請回到 Step 2 補設定。

💡 提醒：尚未設定任何部門職級時，執行單位不會出現「職級」選項；專案簽核流程無法使用職級。若需略過低於申請人職級的關卡，或未達金額條件時只向上簽一個職級，詳見 操作手冊 F.08 站台設定。

Step 4：於費用政策套用職級

操作路徑

進階管理 > 費用政策

說明

1. 於費用政策規則中設定觸發條件（例如：單筆金額大於等於 10,000 元）。
2. 執行動作選擇「加簽／通知／略過以下執行單位」，簽核方式選擇「加簽」，再將執行單位選為「職級」並指定職級。
3. 表單符合條件時，系統會自動加入該職級成員進行簽核。

⚠️ 注意：費用歸屬為專案時，系統會從申請人所屬部門往上級部門尋找對應職級；若組織中都找不到，表單只能儲存、無法送出。