操作手冊 J.12 財務管理 – 報表管理

Step 1：搜尋表單

操作路徑

財務管理 > 報表管理

說明

頁面上方是兩列篩選條件，至少需設定一項才會列出資料。可用的條件分成幾類：

• 表單本身：表單種類（含「費用報銷單（預先付款單轉單）」）、表單狀態、表單編號、申請人、費用歸屬（多選下拉）、費用項目、表單金額區間。
• 日期：申請日期、交易日期、傳票日期、預計付款期間、實際付款期間。
• 付款與傳票：付款狀態、付款對象、付款方式、傳票入帳狀態、傳票編號。
• 預先付款相關：結算狀態、退款方式、退款狀態。
• 文字與其他：事由／備註、註記，以及進階條件。

查詢結果的列表欄位為表單編號／預算名、表單狀態、入帳狀態、申請人、事由、金額、註記、結算狀態與退款狀態。幾個實用的地方：

• 點擊表單編號左側的箭頭，可展開該筆的費用項目明細。
• 入帳狀態與註記欄位可直接點擊編輯。
• 右上角可切換排序、用齒輪圖示調整顯示欄位，列表欄位寬度也可拖曳調整。
• 列表下方顯示查詢結果的總筆數與總金額，並可調整每頁顯示筆數與翻頁。

Step 2：勾選後的批次作業

操作路徑

財務管理 > 報表管理 > 勾選表單

說明

勾選一筆或多筆表單後，畫面下方會浮出工具列，顯示已勾選的項目數與勾選總計金額（想知道某幾張單加起來多少，勾一勾就看得到，不必另外計算），並提供兩項批次作業：

• 批次提醒待處理表單：對待簽核的表單發送提醒給目前關卡的簽核人。
• 批次填寫傳票號碼：一次為多筆表單填入或更新傳票號碼。

Step 3：匯出報表與附件

操作路徑

財務管理 > 報表管理 > 右上角下載圖示

說明

點擊右上角的下載圖示，選單有兩個項目：

• 匯出：開啟「匯出報表」設定視窗，自選欄位後產出 Excel。
• 批次下載附件：下載表單內的憑證與附件。

匯出報表

設定視窗上方有數個模板頁籤（例如月報、年報，以及一個自選欄位），可依不同用途各自存一套欄位組合，日後直接切換取用。操作方式：

1. 切換到要使用的模板頁籤。
2. 左側「可選欄位」依資料類型分組，展開後勾選需要的欄位。分組包含表單通用資訊、表單付款資訊、企業用車資訊、差旅表頭欄位、費用項目欄位、發票／憑證欄位、會計傳票欄位、差旅元件欄位、預付退款資訊、預付結算資訊與差旅還款明細。
3. 勾選後點擊中間的箭頭，欄位會加入右側的「已選欄位」；右上角的「全部刪除」可一次清空重選。
4. 設定「是否填滿欄位值」：選擇「填滿」或「不填滿」。表單有分攤或多張憑證時，同一張表單會拆成多列，選擇「填滿」可讓拆出的列也帶入相同的欄位值，不必再手動補齊空白欄位；會填滿的欄位加入右側「已選欄位」後，會顯示「填滿」標記。
5. 點擊「儲存並匯出」產出 Excel，或只點「儲存」把這組欄位留到下次使用。

▲ 示範畫面：「匯出報表」設定視窗，上方為模板頁籤，左側「可選欄位」依資料類型分組，勾選後加入右側「已選欄位」。

▲ 示範畫面：「是否填滿欄位值」選擇「填滿」後，已選欄位中會填滿的欄位旁顯示「填滿」標記。

批次下載附件

系統以背景作業處理，完成後寄送 Email，內含附件目錄 Excel 與壓縮檔（每 1,000 個附件打包成一個壓縮檔，檔名為「表單編號＋費用項目名稱＋流水號」）。

Step 4：憑證風險偵測

操作路徑

財務管理 > 報表管理 > 憑證風險偵測

說明

點擊右上角的「憑證風險偵測」，系統會依 OCR 掃描到的憑證資訊找出可疑的發票。設定視窗分為兩個頁籤，各自輸入發票日期區間後偵測：

• 發票統編非公司統編／發票日期為假日：一次抓兩種情境——發票上的買方統編不是公司統編，以及發票開立日落在假日。最多可選擇一年的偵測期間。確認沒問題的發票可標記為已處理，標記後會從清單移除，仍可切換右上角的下拉選項回頭查看。
• 存在連號風險：找出號碼連續的發票。最多可選擇兩個月的偵測期間，標記後不會從清單移除，以免影響連號的判斷。