操作手冊 J.06 財務管理 – 會計資訊紀錄

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功能說明

報銷單簽核完成後，財會還得把它們對應到會計系統裡的傳票。單張處理不難，但關帳前動輒數十上百張，逐筆回寫傳票編號相當耗時。

會計資訊紀錄就是集中處理這件事的地方：可依條件查出報銷單，批次填寫傳票編號與入帳狀態、批次下載會計傳票匯入檔，也可以反過來從 ERP 匯出資料後批次匯入傳票號碼。下載的傳票檔會依【進階管理】>【基本設定】>【會計系統】所選的會計傳票下載格式產出。

適用情境

月底關帳作業：一次查出當期已核准的報銷單，批次標記入帳並填上傳票編號。
多張單對多張傳票：傳票編號在 ERP 產生，需要大量回寫到系統，改用匯入處理。
提前入帳：某些單確定會通過，想在簽核完成前先行入帳作業。
核對個別單據：檢查某張報銷單的傳票日期、會計科目與進項稅額是否正確。

※ 適用角色為 Admin、Finance。

Step 1：查詢要處理的報銷單

操作路徑

財務管理 > 會計資訊紀錄

說明

頁面上方是一排篩選條件，點開即可設定，已設定的條件會以橘色標示並可單獨清除。可用的條件包含表單種類、表單編號、表單狀態、費用歸屬、申請人、申請日期、傳票日期、傳票入帳狀態、傳票編號、費用項目。

⚠️ 兩項查詢限制：畫面上方已明白標示「請至少輸入一項篩選條件，且申請日期與傳票日期起迄日不可超過 180 天」。完全不設條件不會列出資料；日期區間拉太長也查不出來，跨半年以上的資料請分次查詢。

查詢結果的列表欄位為表單編號、簽核狀態、入帳狀態、申請人、金額、註記。點擊表單編號左側的箭頭可展開該單的明細；右上角可切換排序方式，並以「更新列表」重新取得最新資料。列表下方則顯示查詢結果的總筆數與總金額，並可調整每頁顯示筆數與翻頁。

💡 待簽核的單也查得到：表單狀態可選待簽核，讓確定會通過的單先行入帳作業，不必等關帳前才一次處理完。

💡 傳票日期從哪裡來：篩選條件中的傳票日期，取自報銷單內「會計傳票資訊」的傳票日期。申請日期與傳票日期同時設定時，兩者是交集條件，必須同時符合才會被查出。

Step 2：填寫入帳狀態與傳票編號

操作路徑

財務管理 > 會計資訊紀錄 > 勾選表單 > 批次填寫傳票編號

說明

有兩種做法：

單筆處理：直接點擊該列入帳狀態欄位的編輯圖示。
批次處理：勾選要處理的表單，畫面下方會浮出工具列，顯示已勾選的項目數與勾選總計金額，點擊「批次填寫傳票編號」。

💡 表頭的核取方塊是「當頁全選」：勾選表頭只會選取目前這一頁的資料，不會跨頁。筆數較多時，可先把每頁顯示筆數調大再全選，或逐頁處理；下方工具列的勾選總計金額可與列表下方的總金額對照，確認有沒有漏勾。

接著開啟「填寫傳票編號」設定視窗，上方會列出這次要處理的所有表單編號，確認無誤後設定：

入帳狀態：在「未入帳」與「已入帳」之間擇一。
傳票編號：填入 ERP 產生的傳票編號，完成後點擊「儲存」。

⚠️ 要先切成「已入帳」才能填傳票編號：停留在「未入帳」時，傳票編號欄位是鎖住的，欄位內會提示「切換成已入帳後，才能填寫」。這是常見的卡關點，順序不能顛倒。

💡 列表上會顯示什麼：有填傳票編號時，入帳狀態欄會優先顯示傳票編號；沒有填但已標記入帳，則顯示「已入帳」。另外，「註記」欄位可另外寫下財務自用的備註，與入帳狀態是分開的兩件事。

💡 誰改的有紀錄：填寫傳票編號後，該張表單最下方的 Log 會記下操作人姓名與時間，方便日後追溯。

Step 3：批次下載會計傳票

操作路徑

財務管理 > 會計資訊紀錄 > 勾選表單 > 批次下載會計傳票

說明

同樣先勾選要處理的表單，再從下方工具列點擊「批次下載會計傳票」。設定視窗會顯示已勾選的份數，並請選擇生成格式：

生成同一筆傳票：把勾選的所有報銷單合併成一張傳票，適合同一批費用統一入帳。
一份報銷單生成一筆傳票：每張報銷單各自一張傳票，適合需要逐單對應的帳務原則。

選定後點擊「下載」，系統會依會計系統所選的會計傳票下載格式（鼎新、SAP 或標準格式）產出 Excel 檔，可直接作為匯入會計系統的參考資料。

Step 4：批次匯入傳票號碼

操作路徑

財務管理 > 會計資訊紀錄 > 匯入傳票號碼

說明

當傳票編號是在 ERP 端產生、需要大量回寫時，改用匯入最省時。點擊頁面右上角的「匯入傳票號碼」，依序完成：

下載匯入格式：點擊設定視窗中的「下載匯入格式」取得 CSV 範本。
填寫內容：範本只有兩個欄位——表單編號與傳票號碼，內容全部由使用者自行填入。可從 ERP 匯出表單編號貼上，或手動輸入。檔案第四列是範例，請從第五列開始填寫。
選擇檔案並匯入：回到設定視窗上傳填好的檔案，點擊「匯入」。系統會回報成功與失敗的筆數與原因。

⚠️ 匯入有兩個限制：只接受表單編號前兩碼為 ER 或 CR 的單據，且該單尚未有對應的傳票號碼才可匯入。已經填過傳票編號的單不會被覆蓋，需要改值時請用 Step 2 的方式處理。

Step 5：查看與編輯單張的會計傳票資訊

操作路徑

進入報銷單 > 會計傳票資訊

說明

要核對或修正單一張單的會計資料時，直接進入該報銷單，點擊上方的「會計傳票資訊」，開啟設定視窗查看該單的傳票內容：最上方是傳票日期，下方依項次逐一列出各費用項目，展開後可看到該項目對應的會計科目與金額，以及進項稅額的科目與金額（有費用分攤時會逐一列出各部門）。預設為唯讀，點擊「編輯」後可修改：

傳票日期
進項稅額的金額（費用項目為外幣時不可修改）
費用項目對應的會計科目

確認後點擊「儲存」；費用項目本身的金額在此為唯讀，需修改請改用財務編輯。

⚠️ 看到「無設定會計科目」要處理：代表該費用項目在費用及科目設定中沒有指定會計科目，金額雖然仍會列出，但傳票下載後會缺少科目資料。請回到【進階管理】>【基本設定】>【費用及科目設定】補上，或在此處直接為這張單指定科目，詳見操作手冊 G.02 費用項目設定。

⚠️ 標記已入帳後就只能查看：入帳狀態一旦改為已入帳，會計傳票資訊就無法再編輯，只能檢視。需要調整時請先把入帳狀態改回未入帳。

💡 傳票日期怎麼被帶出來的：系統依會計系統所設定的傳票日期基準自動帶入。採用系統預設日期時，若單上有代墊項目，抓「代墊及付款」區第一個項目的交易日期；若整張單只有卡片交易，則抓第一筆卡片交易的交易日期。

📌 範例：一張代墊 990 元的費用報銷單，費用項目為雜項支出，交易日期 2026/09/10，附件為不列入扣抵的憑證
➔ 會計傳票資訊的傳票日期自動帶入 2026/09/10（取代墊第一個項目的交易日期）
➔ 項次 1 下方列出進項稅額 0（憑證不列入扣抵，故不計稅額）與費用金額 990