操作手冊 J.05 財務編輯功能設定

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功能說明

同仁送出報銷單後才發現選錯費用項目、金額打錯或附錯憑證時，過去只能請簽核人駁回、或整張作廢重送，來回耗時。財務編輯讓被授權的財會人員在表單簽核中或已簽核且未入帳時，直接進入表單修正內容，不必退回流程。

所有修改都會留下變更原因與前後對照紀錄，稽核軌跡完整。目前支援的表單為費用報銷單與差旅報銷單。

適用情境

小錯誤不值得退單：費用項目選錯、交易日期打錯，退回重跑整條簽核流程成本太高。
已核准才發現問題：單據已簽核完畢但尚未入帳，作廢重開又要重新跑流程。
付款方式需要更正：申請人原本填現金，實際改以匯款支付，由財會直接改掉。
財務需要補齊資料：申請人漏填自訂欄位或漏附憑證，由財會直接補上。
勾稽對象填錯：報銷單勾稽到錯誤的費用申請單，需要重新指定。

※ Step 1 僅 Admin 可設定；實際執行編輯的角色為 Admin、Finance。

Step 1：啟用站台的表單修改權限

操作路徑

進階管理 > 管理權限設定 > 功能權限 > 表單修改權限

說明

此功能預設為關閉，需由 Admin 先在站台層級打開總開關，成員管理頁面才會出現對應的權限設定區塊。在功能權限頁籤最上方的表單修改權限區塊，開啟「當成員為超級管理者或財務會計時，允許修改表單」的開關即可。

💡 設定位置已搬家：這個開關原本位於基本設定 > 站台設定，已移至管理權限設定，站台設定中的對應欄位同步移除。若依舊習慣找不到，請改至此處。

⚠️ 關閉後相關設定會一併隱藏：總開關關閉時，成員管理中的權限設定區塊與列表的「表單編輯權限」篩選條件都會隱藏。

Step 2：設定個別成員的編輯權限

操作路徑

進階管理 > 成員管理 > 點選成員 > 基本資訊 > 表單編輯權限設定

說明

站台總開關打開後，即可針對角色為超級管理者或財務會計的個別成員授權。區塊內有兩個獨立的開關，對應表單的兩個階段，兩個開關底下都各自有費用報銷單與差旅報銷單的核取方塊：

表單簽核中時，可以修改表單：授權該成員修改還在跑簽核流程的表單。
表單已簽核且未入帳時，可以修改單據：授權該成員修改已核准、但財務尚未入帳的單據。

核取方塊預設都不勾選，代表開了開關還不等於有權限，務必往下勾到要授權的單種。設定完成後儲存即生效。

💡 想知道誰有權限：成員管理列表上方有「表單編輯權限」篩選條件，可直接篩出已授權的成員，定期盤點權限時很好用。

💡 看不到某個單種的勾選框？費用報銷單與差旅報銷單的選項，會依表單設定是否啟用該單種而顯示。若兩種單都在表單設定中停用，開關仍會顯示，但底下不會有任何表單可勾選。

Step 3：執行財務編輯

操作路徑

進入符合權限狀態的費用報銷單或差旅報銷單 > 財務編輯

說明

具備權限的財會人員進入表單後，表單上方的按鈕列會多出「財務編輯」，操作順序如下：

點擊「財務編輯」，開啟設定視窗。
選擇要變更的區域（擇一）：費用報銷單分為付款資料／勾稽資料變更（付款方式、勾稽費用申請單與自訂欄位）與費用項目更新（費用項目重新選擇、金額、附件、日期）；差旅報銷單則為差旅基本資料變更與費用項目更新。
填寫變更原因：此為必填，未填時「下一步」無法點擊。這段文字會一併寫入表單 Log 與變更紀錄。
點擊「下一步」進入編輯模式，即可修改該區域允許的欄位。可修改的範圍請見下方參考章節。

💡 一次只能選一個區域：兩個區域是分開進入的，若付款資料與費用項目都要改，請完成一次編輯後再點一次「財務編輯」，變更紀錄也會因此分成兩筆。

💡 金額有異動時會要求重新分配：若編輯後總金額改變，點擊更新費用項目時系統會跳出付款對象資訊，請協助確認或重新分配未分配的代墊金額，這段調整同樣會留下變更紀錄。

💡 不會被「選擇預算必填」卡住：選擇預算不是財務可修改的欄位，因此在財務編輯模式下，費用報銷單與差旅報銷單不會驗證選擇預算是否必填。即使該站台把預算設為必填、而申請人當初沒填，財會一樣可以順利完成編輯並結束編輯模式。

⚠️ 刪除附件前先看一下進項憑證：單內憑證若已在財務管理 > 進項憑證管理完成審核，仍可透過財務編輯刪除該附件。刪除後請一併確認進項憑證管理的資料是否需要同步調整，以免帳上出現對不起來的憑證。

Step 4：查看財務變更紀錄

操作路徑

進入曾被財務編輯過的表單 > 財務變更紀錄

說明

所有財務編輯都會被完整記錄，可從兩個地方查看：

表單最下方的 Log：與申請、簽核紀錄列在一起，直接寫出時間、操作人與變更原因，並提示前往財務變更紀錄查看明細。
「財務變更紀錄」按鈕：表單被財務編輯過之後，上方按鈕列才會多出這顆按鈕。點開可看到變更時間、操作人、變更原因，以及項次、欄位名稱、修改前紀錄、修改後結果的逐欄對照。多次編輯會分筆列出，點該筆標題可展開或收合。

📌 範例：一張已簽核完成的費用報銷單，付款方式原填「現金」，實際改為匯款
➔ 財會點「財務編輯」，選擇付款資料／勾稽資料變更，填寫變更原因後進入編輯模式，把付款方式改成「匯款」
➔ 表單最下方的 Log 出現該次編輯與原因
➔ 「財務變更紀錄」中列出：欄位名稱付款方式、修改前現金、修改後匯款

💡 申請人也找得到被改過的單：差旅報銷單的列表提供「財務編輯」篩選條件，申請人可用它快速找出自己有哪些單被財務調整過。