操作手冊 J.07 財務管理 – 進項憑證管理

功能說明

報銷單上傳的憑證會自動彙整至此，財會人員可左右對照憑證影像與資料進行審核、記錄申報結果，並匯出進項憑證報表與營業稅申報 TXT 檔。

※ 本功能適用角色：Admin、Finance。

財務管理 > 進項憑證管理

頁面上方是一排篩選條件，點開即可設定，已設定的條件會以橘色標示並可單獨清除。可用的條件包含憑證日期、憑證類別、申報年月、憑證狀態、發票／憑證編號、賣方統編、報銷單號、表單狀態、傳票日期、實際付款期間、扣抵與否、憑證格式、扣抵代號，以及進階條件。

⚠️ 兩項查詢限制：畫面上方已標示「請至少輸入一項篩選條件，且憑證日期起迄日不可超過 365 天」。完全不設條件不會列出資料，跨年度的憑證請分次查詢。

查詢結果的列表欄位為項次、憑證類別、發票號碼、憑證日期、報銷單號、費用項目、憑證格式、銷售金額、稅額、含稅金額、申報年月、申報狀態，欄位較多時可左右捲動檢視。列表下方顯示查詢結果的總筆數與總金額，並可調整每頁顯示筆數與翻頁；右上角可切換排序方式，並以「更新列表」重新取得最新資料。

💡 找出對不起來的憑證：用「進階條件」可篩出稅額或金額與報銷單不一致的資料，關帳前先掃一次，比逐張單核對省時。

💡 憑證何時進來、何時消失：報銷單送出後憑證即會出現在此；報銷單被抽單或駁回時，憑證資料會清空，重送後需重新審核。

財務管理 > 進項憑證管理 > 點擊任一筆憑證

審核頁分三欄：左側是本次查詢結果的憑證清單，可直接切換下一筆，也能用上方的搜尋框找發票、表單編號或憑證類別；中間是憑證資料；右側是憑證影像，可旋轉、放大縮小與重置，方便對照紙本。

中間的資料分成兩類：來自報銷單、不可編輯的費用項目、報銷單號、費用項目代號、含稅金額、審核狀態、申報狀態與傳票編號；以及可由財務修改的欄位。審核時特別留意這幾項：

開立日期與申報年月：申報年月為民國年格式（如 115/09），預帶開立年月，不可早於開立年月。
課稅別、稅率與稅額：課稅別分應稅、免稅、零稅率。只有應稅可以調整稅率與稅額，選免稅或零稅率時這兩個欄位會鎖住。應稅發票若稅額過小不打算扣抵，可將稅額填 0。
扣抵代號：1 可扣抵之進貨及費用、2 可扣抵之固定資產、3 不可扣抵之進貨及費用、4 不可扣抵之固定資產。選 3 或 4 時，審核狀態會顯示「無需審核」。
憑證類別、憑證格式與賣方統一編號：OCR 辨識後若有誤，可在此更正。

修改後點擊「儲存」（異動會同步回報銷單），確認無誤後點擊「紀錄已審核」；審核完成後整頁資料會鎖定為唯讀，需要再修改時點「返回未審核」。

💡 稅額對不上會被標示：憑證稅額加總與報銷單不同時，畫面會顯示「與報銷單稅額差異」。所有異動都記錄在頁面下方的 Log，點「顯示全部」可展開完整歷程。

💡 這裡改的是「這一張」憑證：憑證扣抵設定是全站預設值，決定憑證進入系統時的初始扣抵代號；個別憑證有例外時在此直接改即可，不需回頭變更全站設定，以個別憑證上的扣抵代號為準。

財務管理 > 進項憑證管理 > ＋新增進項憑證

沒有走報銷流程、但仍需納入營業稅申報的憑證，可從這裡手動補登。點擊頁面右上角的「＋新增進項憑證」，填寫必填欄位後點擊「新增」。扣抵代號為 1 或 2 時，憑證格式與賣方統編（發票類）也必須填寫。

💡 重複的定義：憑證類別、憑證號碼、憑證日期、扣抵代號與賣方統編全部相同時視為重複，無法新增。

財務管理 > 進項憑證管理 > 右上角下載圖示

點擊右上角的下載圖示，選擇匯出項目：

⚠️ 匯出申報檔前要先填稅籍編號：需先於【進階管理】>【基本設定】>【公司資料】填寫稅籍編號，否則申報檔會缺少必要欄位。

申報完成後回到系統標記，之後就能用申報狀態篩出還沒處理的憑證。先記住一個順序：要先完成審核，才能記錄申報。

未審核時，憑證頁下方只有「儲存」與「紀錄已審核」，沒有申報相關的按鈕。
點擊「紀錄已審核」後，審核狀態變為已審核、欄位鎖定為唯讀，按鈕也換成「返回未審核」與「紀錄已申報」。此時點擊「紀錄已申報」即完成單筆記錄；需要修正時點「返回未申報」。
批次處理：點擊右上角「批次紀錄申報結果」，設定申報年月起迄與申報狀態（已申報／未申報）後確定。系統只更新區間內已完成審核的憑證；未勾選「含不可扣抵憑證」時，僅更新扣抵代號 1、2 的憑證。

⚠️ 報銷單要先核准：報銷單需為「已核准」，該筆憑證才能記錄為已申報。

💡 每個動作都留痕：點選「紀錄已審核」「返回未審核」等操作，都會在頁面下方的 Log 留下操作人與時間，便於日後追溯是誰在何時改變了狀態。