操作手冊 J.01 會計系統

Step 1：選擇會計傳票下載格式

決定財務下載會計傳票匯入檔時，系統要輸出哪一種欄位格式，三選一：鼎新格式、SAP 格式、標準格式。選定後，之後從系統下載的傳票檔即依此格式排列欄位。

Step 2：設定會計傳票日期的認定基準

各家企業入帳採用的傳票日期基準並不相同：有的以費用實際發生的交易日入帳，有的統一以表單申請日入帳。此設定決定各類表單產生傳票時採用的日期，設定後系統自動帶入，全站表單一體適用，財務不需要在匯出後再逐筆調整。兩種規則擇一：

• 系統預設日期：依表單類型分別認定，貼近費用實際發生的時點，適合以交易日或行程日入帳的公司。欄位旁的說明圖示可查看各表單的認定規則。
• 表單申請日期：所有表單採用同一基準，即單號上所顯示的申請日期，適合以申請日統一入帳的公司。

Step 3：決定會計科目是否拆分製推管研

勾選「會計科目拆分製推管研」後，系統會啟用會科類別機制，讓同一個費用項目依部門對應到不同的會計科目。

勾選後，需另外完成三處設定才會生效：

• 部門：於部門與專案設定各部門屬於哪一個會科類別（勾選後此欄位為必填）。
• 會計科目：於費用及科目設定，為每個會計科目指定所屬的會科類別。
• 費用項目：可對應多個會計科目，但同一個會科類別只能對應一個會計科目。

若公司沒有拆分需求（會計帳完全委外，或不需要區分製推管研），則不必勾選，直接在費用及科目設定建立會計科目與費用項目、並讓費用項目對應會計科目即可。

Step 4：設定預先付款單的預付會計科目

於「預先付款單會計科目設定」區塊，依付款對象分別指定預付款入帳的借方會計科目：

• 付款給員工的預付會科(借方)
• 付款給供應商的預付會科(借方)

設定後，預先付款單的會計傳票資訊會依付款對象預設帶入對應的會計科目，金額顯示費用項目的原幣金額；與其他表單相同，財務仍可在單據上手動調整。下拉選單的選項為已建立的會計科目，請先於 操作手冊 G.01 會計科目設定 建立。

Step 5：設定進項稅額的會計科目與稅率

設定進項稅額要入到哪一個會計科目，以及可選用的稅率，系統產生傳票時才能正確分列稅額。區塊標題旁已註明「設定後，報銷單才可編輯會計科目及稅額」——這是財務能在報銷單的會計傳票資訊中維護科目與稅額的前提。

• 先建立科目：至費用及科目設定新增一個用於紀錄進項稅額的會計科目（例如「1291 進項稅額」）。此欄位的選項來源即為已建立的會計科目。
• 選擇會計科目：回到本頁，於進項稅額設定的會計科目欄位選入該科目。
• 稅率選項：「稅率選項 1（預設）」固定為 5% 且不可編輯；若公司有其他稅率需求，點擊「新增稅率選項」另外加上，不需要時可點右側的「×」移除。

Step 6：設定串接 ERP（客製化功能）

此區塊主要針對客製化開發串接 ERP 的各項需求而設計，已開通的站台才會在會計系統頁面下方看到，並有自己的「更新」按鈕。設定三個欄位：串接方式（同步 ERP 或檔案匯入）、串接系統（公司使用的 ERP）、串接資料（表單資料／傳票資料）。