操作手冊 I.01 預算管理 – 新增預算

核心觀念：規劃預算架構

• 母子預算：第一層為母預算，往下最多可到第五層；子預算的額度由母預算分配。
• 一次性：期間內共用一筆額度，部門與專案皆可使用。
• 每月重複：每個月各有一筆固定額度，每月 1 日重新計算；核准後系統自動建立各月預算，有效期間不可再變更；專案不可使用。

架構範例（依組織拆分；也可先依費用類型拆分，再分配給各部門）：

[L1] 2026 公司營運總預算 ($1,000,000)
├── [L2] 行銷部 2026 預算 ($300,000)
│   └── [L3] Q2 產品發表會（一次性）($150,000)
├── [L2] 業務部 2026 預算 ($500,000)
│   └── [L3] 業務部交際費（每月重複）(每月 $20,000)
└── [L2] 管理部 2026 預算 ($200,000)

Step 1：建立第一層預算（母預算）

操作路徑

預算管理 > 預算管理

說明

進入後，頁面上方可切換預算年度，右側工具列依序為下載、「＋」新增預算、畫面縮放與階層／列表模式切換；左側為所有預算清單，可搜尋或依期間篩選。點擊工具列的「＋」即可建立第一層預算。

於「預算申請」頁面依序填寫：

1. 預算名稱與費用歸屬：選定費用歸屬後，右側會自動帶出預算管理者與預算成員。預算管理者不可刪減，預算成員可視需要刪減，只有成員能選用此預算。
2. 費用項目：須先選擇費用歸屬才能選取，可複選；同仁使用此預算時只能選這些項目。
3. 預算有效期間：選擇計算週期為一次性或每月重複，再指定起訖日。
4. 預算總額度：填寫額度；選擇每月重複時，此欄填的是每月的預算金額上限。
5. 允許報銷超過預算：勾選後，超額的表單仍可送出；不勾選時，超額表單無法送出。
6. 開啟金額超過指定比例提醒：勾選後再選擇已核准的報銷金額提醒比例，畫面會即時換算出對應金額（例如選 75%、總額度 100,000，即顯示「當已核准的報銷金額達 TWD 75,000 時提醒」）。
7. 所有子層預算皆須經過簽核：僅第一層可設定，核准後無法修改，其下所有子預算皆依此規則，請務必在建立第一層時就決定（見下方提醒）。
8. 是否立即啟用預算：決定此預算核准後是否直接啟用。

Step 2：新增子預算

1. 於階層模式點擊母預算卡片下方的「＋」（列表模式則需先指定上層預算），填寫方式同 Step 1。
2. 額度不可超過母預算剩餘額度，期間須在母預算期間內；母預算不允許超過時，子預算也不可。

Step 3：送出簽核與生效

1. 點擊「送出」，依費用歸屬的簽核流程簽核，核准後即為「啟用中」。子預算是否需要簽核，依第一層預算的「所有子層預算皆須經過簽核」設定。
2. 子預算送出即佔用母預算額度，駁回後退回。
3. 核准後若要調整（如追加減），需重新送出簽核，期間顯示「編輯中」；預算處於編輯中時，成員無法以此預算送出表單。