操作手冊 I.03 預算管理 – 查看預算

Step 1：開啟預算總覽

操作路徑

預算管理 > 預算管理

說明

1. 於階層模式找到要查看的預算卡片，卡片會顯示費用歸屬、預算管理者、各項額度、有效期間與狀態。
2. 點擊卡片右上角的開啟圖示（↗），右側會展開該預算的預算總覽與明細。

卡片長條圖代表「子層佔用額度＋此層預算已使用」佔總預算額度的比例：

• 藍色：未超過總預算額度，灰色部分為剩餘可用額度。
• 紅色：已超支，卡片的「剩餘可用額度」會改顯示為「超過預算」金額（允許超支的預算才會出現）。

Step 2：看懂額度名詞

• 總預算額度：初始預算額度 + 追加減累計。
• 子層佔用額度：分配給下層子預算的額度。子預算申請單一送出就會先佔用，若未核准再返還。
• 此層預算已使用：選擇此預算的表單與卡片交易金額（計入哪些表單，依 操作手冊 I.04 預算管理 – 已使用額度設定）。
• 剩餘可用額度：總預算額度 − 子層佔用額度 − 此層預算已使用 + 子預算返還額度。
• 子預算返還額度：子預算停用後退回的剩餘額度；子預算若已超支，返還額度為 0。

Step 3：查看額度概況與匯出

展開後的「預算總覽」上方會列出預算管理者、預算發卡者、適用的費用項目與預算區間；右上角有「查看預算申請單」可回看這筆預算的申請內容與簽核歷程，以及「刪除預算」。

1. 切換至「額度概況」頁籤，上方為預算使用狀況，下方的明細清單會列出每一筆使用紀錄，欄位包含申請日、交易日期／區間、表單編號／卡號後四碼、類型名稱、費用項目、金額／卡片額度、備註、費用歸屬與申請人／持卡人。
2. 點擊「匯出報表」，下載明細自行分析（含預算幣別欄位，金額為數字格式）。

• 費用分攤：明細只顯示分攤到此預算的費用項目金額。
• 差旅單：若已使用額度設定含差旅單，表單送出後會逐筆顯示差旅單內各費用項目金額。

Step 4：停用預算

於預算總覽右上角關閉「預算啟用中」開關，畫面會跳出「確定要停用預算嗎？」的設定視窗，選擇停用方式後點擊「停用」。三種方式都會讓子層預算一併停用：

• 允許報銷：停用後仍然可以報銷，但無法繼續申請此預算使用。實際上只有費用報銷單與企業用車報銷單還能選到此預算，費用申請單、預先付款單等皆不可選。
• 停止報銷：不能繼續申請此預算使用，也無法報銷到此預算中，所有表單都選不到。
• 永久停用，並返還剩餘額度：將無法申請與報銷此預算，且無法再次啟用；若有剩餘額度，會返還到上一層預算中。