操作手冊 H.03 差旅政策 (加購模組)

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功能說明

差旅政策讓同仁提出的差旅報銷符合公司規範，分為機票、住宿、日支費三個頁籤。機票依飛行時間與職級限制可搭乘的艙等；住宿與日支費則依出差地區與職級訂定金額上限。

同仁填寫差旅報銷單時，系統會自動比對政策，超出規範時觸發超出限額流程，可設定加簽、通知、略過，甚至直接不予報銷。

適用情境

艙等依職級與航程區分：一般同仁需飛滿一定時數才能搭商務艙，高階主管門檻較低。
各地住宿標準不同：首都與其他區域的住宿上限分開訂定。
日支費與膳食費擇一：已申請日支費就不能再報銷餐費類項目。
超支不必全擋：允許超支但加簽更高層級主管，或直接提醒申請人不予報銷。

※ 本功能屬加購模組，適用角色為 Admin、Finance、政策管理者；請先完成操作手冊 H.02 出差地區設定 (加購模組) 再進行本篇設定。

📌 先弄懂兩個預設值
「其他」＝沒有被建立的地區。例如日本只在出差地區設定建立了東京、大阪、京都、福岡，那麼熊本、北海道等其餘日本地區，一律歸類為「其他」，套用「其他」這一欄的金額。
「通用職級」＝沒有被指定到任何職級群組的人員。例如一般同仁沒有被列入任何一組，就一律適用通用職級的標準。

Step 1：設定機票政策

操作路徑

進階管理 > 差旅政策 > 機票

說明

機票政策以飛行時間作為門檻：設定各職級搭乘豪華經濟艙、商務艙、頭等艙時，航程分別需達到幾小時以上。機票政策不分國家，全站共用一套。尚未建立任何政策時，頁面會顯示「目前還沒有機票政策，請按『設定機票政策』新增哦！」。

點擊右上角「設定機票政策」，開啟設定視窗。視窗上方會提示「請將有相同限制的職級歸類成一組，未指定的職級將自動歸為『通用職級』」。
第一組固定為通用職級，於可搭乘艙等對應的飛行時間欄位，分別填寫豪華經濟艙、商務艙、頭等艙需要幾小時以上。
需要為特定職級放寬或收緊時，新增一組並於適用職級選入職級（可多選，把限制相同的職級歸為一組），再填寫該組的飛行時間。
不需要的群組可點擊「刪除政策」移除，完成後點擊「儲存」。

⚠️ 搭了高艙等但航程不夠長，就會觸發：這裡填的時數是「要搭這個艙等，航程至少要幾小時」的門檻。例如設定「商務艙 → 8 小時以上」，代表航程滿 8 小時才有資格搭商務艙；若同仁搭了商務艙卻只飛 6 小時，等於不符合資格，就會觸發超出限額流程。

💡 沒有建立機票政策時：差旅報銷單的飛行時間與艙等會變成非必填，同仁不需填寫。

Step 2：設定住宿政策

操作路徑

進階管理 > 差旅政策 > 住宿

說明

住宿政策依出差地區與職級訂定金額上限。頁面會自動列出已在出差地區設定建立的國家與區域，幣別也一併沿用該國家的設定。設定分兩個動作：

① 設定住宿職級

點擊右上角「設定住宿職級」，開啟設定視窗，將金額限制相同的職級歸為同一群組。
第一組固定為通用職級；其餘群組於適用職級選入職級，不需要的群組點擊「刪除政策」移除。
未被指定到任何群組的職級，一律自動歸為通用職級。

② 填寫各地區的金額上限

回到列表，每個國家各為一個可收合的區塊，標題會顯示國家名稱與幣別。表格的橫軸是該國家的區域（最後一欄固定為「其他」），縱軸是職級群組。國家數量多時，可用左上角的搜尋國家快速定位。

點擊該國家區塊右上角的「編輯」後，格子即可輸入金額，填寫完成後點擊「儲存」，或點擊「取消」放棄本次修改。

💡 顯示「－」代表未設定限額：未填寫金額的格子會顯示「－」，代表該職級在該區域未設定住宿限額，等同無上限、不稽核。

⚠️ 這裡填的是「每人每晚」的單價：系統稽核時會依實際的使用人數與住宿晚數把這個單價放大成總限額，才與報銷單的住宿總金額比較；政策幣別非台幣時還會再換算成台幣。填寫時請以單價為準，不要填整趟的總額。

Step 3：設定日支費政策

操作路徑

進階管理 > 差旅政策 > 日支費

說明

日支費的職級群組與金額填寫方式與住宿政策完全相同：先點擊右上角「設定日支費職級」分組，再回到列表點擊各國家區塊的「編輯」填入每日金額。此外，日支費另有兩項專屬限制。

日支費相關限制

於列表最上方的「日支費相關限制」區塊點擊右上角「編輯」，可設定兩項規則：

出差頭尾日支費 % 數：出差第一天與最後一天多半在搭飛機，公司常只給部分日支費。分別設定第一天與最後一天為該地區日支費的百分之幾。
已申請日支費則不得報銷的費用項目：選入不允許與日支費重複請領的費用項目，例如膳食費。同仁已申請日支費後，就不能再報銷這些項目；未設定時會顯示「無」。

📌 頭尾日計算範例：同仁出差 7 天，每日日支費為 USD 200，公司規定第一天與最後一天為該地區日支費的 50%，則第一天與最後一天各為 USD 100，其餘 5 天為 USD 200。

💡 金額留白與填 0 意義不同：未填寫金額顯示為「－」，代表未設定、不稽核，等同無限制；若填寫 0，則代表該職級在該地區不允許申請日支費。

⚠️ 日支費沒有超出限額流程：只有機票與住宿提供超出限額流程，日支費頁籤右上角僅有「設定日支費職級」。日支費的控管是透過金額上限與頭尾日比例直接計算，不會另外加簽。

Step 4：設定超出限額流程

操作路徑

進階管理 > 差旅政策 > 機票／住宿 > 超出限額流程

說明

機票與住宿各自獨立設定，決定同仁超出規範時系統要怎麼處理。

① 選擇執行動作

提醒申請人：僅提醒，表單仍照原簽核流程送出。
提醒申請人並加簽／通知／略過以下執行單位：提醒之外，另外依設定增加關卡。
提醒申請人並不予申請／報銷：直接擋下，無法送出。

② 設定執行人員（選擇第二種動作時）

於動作選擇加簽、通知或略過。
於執行人員／單位選擇類型（員工、部門或職級），再輸入對象名稱。
需要多道關卡時，點擊「增加簽核人員」繼續新增；不需要的關卡可點垃圾桶圖示刪除。

③ 填寫提醒文字與備註

觸發政策提醒（限 200 字）：執行動作有設定提醒時，政策觸發當下申請人就會看到這段說明，適合寫明公司規定與該怎麼處理。
備註（限 200 字）：供管理者記錄設定緣由，不會顯示給申請人。

💡 已停用的部門不會出現：執行單位的選項中不會列出已停用的部門，若找不到某個部門請先確認其啟用狀態。

政策如何稽核：職級與使用人的判定

同一位同仁可能在多個部門或專案有不同職級，差旅元件也可能填了多位使用人。系統抓哪一組政策來比對，是設定金額前最該先弄懂的事。

💡 差旅政策只稽核差旅報銷單：差旅申請單不會執行政策稽核，也不提供日支費計算。政策的比對一律在差旅報銷單進行。

最高職級怎麼認定

職級的層級數字越小者越高；完全沒有設定層級者視為最低。
若公司未設定任何職級，或該同仁在該費用歸屬沒有設定職級，一律套用通用職級。
若該同仁在該費用歸屬有多個職級，先取層級最高的那一個。

⚠️ 最高職級沒設定金額時，會退回通用職級：系統取到最高職級後，若該職級沒有被設定在這份政策裡，會直接套用通用職級，不會往下找次高的職級。例如王小明同時有組長與部長兩個職級，部長層級較高，但部長未被列入住宿政策的任何群組，此時系統套用的是通用職級的金額，而非組長的金額。

差旅元件有多位使用人時

使用人欄位為空，或使用人就是申請人：以申請人的最高職級判定。
使用人只有一位：以該使用人的最高職級判定。
機票有多位使用人：只要其中有任何一位在該費用歸屬沒有設定職級，整筆直接套用通用職級；若每位使用人都有設定職級，則各自取出最高職級後互相比較，以其中職位最低的那一位為準，屬從嚴檢查。例如經理與總經理同行，會以經理的標準計算。
住宿有多位使用人：各使用人分別依自己的最高職級算出住宿總限額後相加，再與報銷單的住宿總金額比較。只要其中一位是無限額，整筆就不會觸發政策。

💡 選出職級後仍會再檢查一次：無論是單人或多人，系統選定要依據的職級後，該職級若沒有被設定在這份政策裡，一樣會改用通用職級。此外，若希望同行的每個人各自適用自己的標準，請分開填寫該筆差旅元件，機票與住宿皆適用。

📌 兩種政策的比對方向不同
機票：看同仁搭的艙等，取該艙等的門檻時數比對；實際飛行時間比門檻短就觸發。未滿一小時的部分會換算為小時的小數，取到小數第二位。
住宿：同國家與區域下，報銷金額超過總住宿政策限額就觸發。總限額是把政策設定的每人每晚金額，依使用人數與住宿晚數放大後的結果；政策幣別非台幣時，還會再換算成台幣。