操作手冊 F.08 站台設定

一、自動通知設定

啟用自動通知後，系統會自動推播至 E-mail 與訊息中心。本區塊有兩個獨立開關：

• 未報銷自動通知：包含未報銷的預先付款單、卡片交易、企業用車報銷單。
• 未簽核自動通知：包含待簽核的費用申請單、預先付款單、費用報銷單、差旅申請單、差旅報銷單，信中附有各表單連結，方便逐一處理。

設定發送時間

• 每週固定提醒時間：於週日至週六選擇要發送的星期，可複選，但建議設定每週一次，以免成員頻繁收到過多信件。
• 每次固定提醒時刻：設定發送的時刻（時區為 UTC+8:00）。通知內容為該時間點之前的項目，例如設定每週一早上 10:00，提供的是週一前（不含週一）的項目。

同步通知主管（部門／專案簽核人）

此開關需未報銷自動通知已開啟才能設定。開啟後，主管會於每週固定提醒時間，同步收到其部門成員的未報銷彙總信件。收到信的主管為：部門維度——自己是該費用歸屬的部門簽核人；專案維度——自己是該專案簽核流程的第一個關卡人員。

• 排除通知對象：可設定排除特定人員與排除特定職級，符合條件者不會收到部門成員的未報銷彙總信件。適合用來排除董事長、總經理等高階主管。排除特定職級欄位需站台已設定至少一個職級才會顯示。
• 通知項目與逾期天數：需先勾選項目類型，該類型達到設定天數仍未報銷時，才會納入主管彙總信件。可設定的項目與預設天數為：卡片交易（交易發生後 7 天）、企業用車報銷單（建立後 7 天）、預先付款單（實際付款後 30 天）。

二、表單簽核流程設定

表單的簽核流程略過低職級

可選擇略過「低於申請人職級」或「包含申請人職級」的關卡。申請人在同一部門有多個職級時，以層級最高者判斷。

無觸發費用政策及簽核流程的金額條件時，表單的簽核流程只需往上簽一個職級

開啟後，若表單金額未達簽核流程中的觸發條件（流程圖中的綠色金額方塊），也未觸發費用政策，系統會直接從該費用歸屬的簽核流程中，找出比申請人高一個職級的關卡簽核，簽完即完成，其餘關卡不需執行。

自定義簽核流程

開啟後，申請人送單時可自行調整簽核關卡，並可選擇「只允許新增關卡」或「允許新增、刪除、修改關卡」。

表單簽核流程中，不連續的重複關卡只需簽核一次

預設關閉。開啟後，同一簽核者在流程中再次出現時（如因費用分攤、費用政策加簽），該關卡會自動略過，狀態顯示為「略過」，並附上說明「因由○○○重複簽核，本關卡自動通過」，最後審查單位也適用。連續兩關為同一人時，系統原本即會自動通過。

三、表單列印設定

設定全站表單匯出 PDF 時顯示的內容：

• 顯示表單異動紀錄（Log）：PDF 中顯示表單的歷次變動紀錄。
• 顯示表單簽核紀錄：可再選擇是否包含「略過關卡」與「不適用關卡」；關卡為部門或職級時，會顯示實際簽核的人員，並一併列出該關卡出現或被略過的原因。

四、費用分攤部門簽核設定

設定表單有費用分攤時，被分攤部門的簽核方式（站台需已開通費用分攤功能）：

• 執行簽核流程：被分攤部門需依其簽核流程完成簽核。
• 通知簽核流程中的所有人員：僅通知被分攤部門的相關人員，不需簽核。
• 不執行簽核流程：被分攤部門不需簽核，也不會收到通知。

五、發票憑證允許重複報銷設定

適用於費用報銷單、預先付款報銷單與差旅報銷單。申請人上傳憑證時會即時檢查並提示；若送單前規則有變更，送出時會再檢查一次。

本區塊有兩個下拉選單，分別設定同一張發票是否可以重複上傳，兩者可獨立設定，預設皆為「可以」：

• 同一張發票「可以／不可以」在同一張表單內重複上傳。
• 同一張發票「可以／不可以」在不同表單內重複上傳。

六、發票憑證統編檢查設定

適用範圍與檢查時機同上一節。本區塊分為兩組設定，預設皆為「僅提醒，仍可送單」：

• 未打統編設定：選擇「未打統編時，僅提醒，仍可送單」或「未打統編時提醒，不可送單」。
• 非公司統編設定：選擇「發票統編非公司統編時，僅提醒，仍可送單」或「發票統編非公司統編時提醒，不可送單」。

多公司統編驗證範疇

站台有啟用公司別時才會出現，用來決定哪些統編算是「公司統編」：

• 全公司統編：集團內所有啟用中的公司統編。
• 部門對應公司統編（預設）：僅限費用歸屬部門所屬公司的統編。
• 相同公司代碼統編：與部門所屬公司相同公司代碼的所有統編。

上傳憑證經 OCR 辨識時即會提示；買方統編屬集團其他公司但不在範疇內時，會顯示「發票統編屬集團其他公司統編」。

七、站台 2FA Email 驗證設定

設定成員登入時是否需以 Email 驗證碼進行雙重驗證（2FA）：

• 強制啟用：所有同仁都必須使用 Email 雙重驗證登入，且無法自行停用；尚未設定的成員會在下次登入時先完成驗證。
• 彈性啟用：由成員自行決定是否啟用，可於左下角「我的資料」開啟。
• 不啟用：預設選項，登入時不需 2FA 驗證。