操作手冊 E.02 表單簽核 – 簽核流程關卡判讀

Step 1：看懂執行單位的三階段顯示

檢視位置

開啟任一表單 > 左側簽核流程

說明

同一個關卡在三個階段的顯示內容不同。最常被誤會的是：關卡尚未走到時只看得到單位名稱，走到之後才會列出實際人員。

• 還沒走到：僅顯示設定值本身——人員姓名、部門名稱，或部門名稱＋職級。
• 正在簽核中：執行單位為人員時顯示該人姓名；為部門或部門＋職級時，關卡下方展開「待一人簽核」並列出所有可簽核的人，任一位簽核即通過。
• 已通過：名單收合，只顯示實際簽核者的姓名。

▲ 還沒送出單據時，不會顯示加簽關卡。

Step 2：分辨關卡狀態與關卡來源

關卡狀態

• 未送出／已申請：申請人尚未送出／已送出，流程開始依序執行。
• 待簽核／已簽核：進行中或尚未輪到的關卡／該關已簽過。
• 已通知：該關的執行動作是通知而非簽核，系統寄出通知即算完成，不需對方動作。最後審查單位設定為通知時就會顯示此狀態，接著直接進入簽核完成，並非流程卡住。
• 簽核完成：整張表單的流程全部走完。
• 不適用／略過：系統判定不需執行的關卡。這類關卡仍會顯示在流程上並附上原因（詳見 Step 3）。

關卡來源

關卡可能來自三種機制，系統以關卡圖示的顏色區分：

• 一般簽核流程（綠色）：管理者於【簽核流程】設定的固定關卡。
• 費用政策（紅色）：因表單內容觸發費用政策而自動增加。關卡上方會以橘色文字標示政策名稱，例如「因伙食費政策加簽以下單位」，下方列出被加簽的對象。
• 臨時關卡（橘色）：簽核人以「新增臨時關卡」加入的加簽、通知、移交或徵詢，接在該簽核人之後，操作方式詳見 操作手冊 E.01 表單簽核。

Step 3：關卡自動通過的原因

自動通過分為不適用（依設定本來就不需執行）與略過（關卡存在，但條件成立而通過）兩種，系統都會直接寫出原因。

顯示「不適用」的四種原因

• 「根據簽核流程的分攤部門設定，無需執行簽核」——站台的費用分攤部門簽核設定選擇了「不執行簽核流程」，詳見 操作手冊 B.04 表單申請 – 費用分攤與選擇預算。
• 「根據簽核流程的職級設定，無需執行簽核」——站台設定略過低於申請人職級的關卡，或簽核人職級低於申請人。
• 「簽核者與申請人的簽核層級相同，無需執行簽核」——站台設定略過包含申請人職級的關卡，且該關簽核人與申請人職級相同。
• 「根據簽核流程的向上簽核設定，無需執行簽核」——沒有觸發費用政策與簽核流程的金額條件，依站台設定只需往上簽一個職級。

顯示「略過」的五種原因

• 「根據○○費用政策，本關卡自動通過」——觸發費用政策，導致原簽核流程的該關卡被略過。
• 「根據簽核流程的勾稽簡化設定，本關卡自動通過」——後單與被勾稽前單的關卡完全重複，設定方式詳見 操作手冊 G.06 勾稽表單簽核流程簡化設定。最後審查單位不會被此設定略過。
• 「因簽核者同申請人，本關卡自動通過」——該關能簽核的人只有申請人自己。若該關還有其他簽核人，則不會自動通過，而是申請人本人無法點擊同意，改由其他人簽核。
• 「因連續由同一人重複簽核，本關卡自動通過」——前一關已由某人簽過，緊接著的下一關執行單位仍包含同一人。
• 「因由○○○重複簽核，本關卡自動略過」——管理者開啟「不連續的重複關卡只需簽核一次」時，即使兩關不相鄰也不需重複簽核；有代理時顯示為「因由○○○(代理△△△)重複簽核，本關卡自動略過」。設定位置詳見 操作手冊 F.08 站台設定。