操作手冊 G.06 勾稽表單簽核流程簡化設定

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功能說明

當一張表單（後單，例如費用報銷單）勾稽了已核准的表單（前單，例如費用申請單）時，系統會自動比對兩張表單的簽核流程。若關卡重複（執行動作與關卡的人員／部門完全相同），系統將自動略過這些已簽核過的關卡，只針對不重複的關卡執行簽核，大幅減少主管重複審核的時間。

管理者可再加上進階條件，要求後單滿足費用項目或金額條件時才簡化；也可設定簡化成功後自動加入一道指定關卡，兼顧效率與控管。

適用情境

申請與報銷走同一套流程：主管在申請階段已核准過，報銷時不必再看第二次。
差旅先申請後報銷：差旅申請單已簽完，差旅報銷單只需財會確認。
想簡化但仍要控管：以進階條件限定只有費用項目相同、金額沒超支的後單才簡化。
簡化後仍需留一道關：透過指定後單加簽單位，讓簡化的單仍經特定單位確認。

※ 本功能適用角色：Admin、Finance。

Step 1：啟用勾稽簡化設定

操作路徑

進階管理 > 簽核流程 > 勾稽簡化設定

說明

系統共支援五組勾稽關係，皆以「前單 <勾稽> 後單」表示：

費用申請單（EA）<勾稽> 費用報銷單（ER）
費用申請單（EA）<勾稽> 預先付款單（PE）
預先付款單（PE）<勾稽> 費用報銷單（ER）
差旅申請單（TA）<勾稽> 差旅報銷單（TR）
差旅申請單（TA）<勾稽> 卡片申請單（VA）

點擊「設定」開啟設定視窗，視窗標題會顯示目前設定的勾稽組合。
選擇「啟用」或「停用」：
- 啟用：當表單（後單）與被勾稽表單（前單）的簽核流程關卡重複時，將略過簽核，僅有不重複的關卡需執行簽核，最後審查單位不會略過。
- 停用：表單（後單）將執行原本的簽核流程，不略過任何關卡。
確認「適用的勾稽單種」區塊顯示的組合無誤，點擊「儲存」。

💡 要分別設定不同組合時：預設是一套規則套用到所有勾稽單種。若要針對指定單種設定不同規則，請開啟「分表單設定」，五組勾稽關係即可各自獨立設定。

⚠️ 最後審查單位不會被略過：此簡化規則不適用於最後審查單位，無論前後單關卡是否重複，最後審查單位一律需要執行。設定方式詳見操作手冊 G.05 最後審查單位。

Step 2：設定進階條件（選用）

於視窗的「進階條件設定」區塊，可再加上一個條件，後單需滿足該條件才會簡化簽核流程。兩個條件二擇一，不勾選則代表只要關卡重複就簡化。

條件一：費用項目一致

後單上所有的費用項目都必須在前單出現過，才可簡化。

📌 符合：前單申請「交際費、計程車、高鐵」，後單報銷「交際費、計程車」——後單的項目都在前單出現過，可簡化。
📌 不符合：前單申請「交際費、計程車、高鐵」，後單報銷「交際費、雜項購置」——「雜項購置」未在前單申請過，不可簡化。

條件二：費用項目一致，且後單費用項目金額 ≤ 前單費用項目金額

更嚴格的條件。除了費用項目必須一致，後單該項目的金額還必須在前單該費用項目的剩餘可用金額內。

⚠️ 金額是「累計」計算，不是單張比對：系統會加總所有勾稽同一張前單的後單金額，包含本次提交的、以及之前已送出待簽核或已核准的；再與前單上該費用項目的總金額比較。因此第一張後單過得了，第二張未必過得了。

📌 累計計算範例
前單（費用申請單-01）：交際費 $1,000、計程車 $500
後單（費用報銷單-02，先送出）：交際費 $900、計程車 $300
→ 符合條件，可簡化（兩個項目都還在前單額度內）
後單（費用報銷單-03，在 02 之後送出）：交際費 $100、計程車 $300
→ 不符合條件，不可簡化。原因：計程車在單 02 已用掉 $300，單 03 再報 $300，累計已超過前單的 $500 額度。

Step 3：指定後單加簽單位（選用）

此為獨立於進階條件的另一個開關，位於設定視窗下方。開啟後，當表單成功觸發簽核簡化時，系統會自動在流程中加入一道指定的關卡，適合「流程要簡化、但仍希望留一道確認」的情況。

加簽關卡：僅限一關。
執行動作：可設定為簽核或通知。
執行單位：可指定部門或人員。

💡 只有簡化成功才會加簽：若該張後單未觸發簡化（例如未滿足進階條件），流程會照原本的完整關卡執行，不會多出這道加簽關卡。

Step 4：確認簽核者看到的畫面

設定生效後，符合條件的關卡在表單左側簽核關卡中會顯示為「略過」，並在關卡下方標註原因：

📌 「根據簽核流程的勾稽簡化設定，本關卡自動通過」

被略過的關卡仍會顯示在流程上，方便日後追溯這張單為什麼少簽了某幾關；最後審查單位則照常執行，不受簡化影響。若覺得畫面冗長，可點擊簽核關卡右上角的「隱藏不需簽核關卡」只保留實際要走的關卡。其他自動通過原因的完整對照，詳見操作手冊 E.02 表單簽核 – 簽核流程關卡判讀。

注意事項

關卡重複的認定：必須執行動作與執行單位完全相同才算重複，例如前單是「業務部（簽核）」、後單是「業務部（通知）」，動作不同就不算重複。判定不受關卡順序影響。
前單必須已核准：簡化的比對對象是已核准的前單，尚在簽核中的前單不會觸發簡化。
最後審查單位不適用：無論如何都需要執行，這是刻意保留的財會把關點。
與「不連續的重複關卡」是兩回事：本設定處理的是前單與後單之間的重複；若要處理同一張表單內部同一人重複出現的關卡，請改用【進階管理】>【基本設定】>【站台設定】>【表單簽核流程設定】的「不連續的重複關卡只需簽核一次」，設定方式詳見操作手冊 F.08 站台設定。