操作手冊 B.04 表單申請 – 費用分攤與選擇預算

B. 一般費用與差旅報銷, COMMEET 操作手冊, Help Center

功能說明

企業進行共同採購或跨部門專案時，常需要把單筆費用分攤到不同部門的預算。過去必須重複填寫多張報銷單、重複跑簽核流程，費時且易出錯；使用費用分攤後，一張表單即可完成分攤，系統會自動扣除各部門的預算額度。

適用情境

跨部門共同支出：行銷部與業務部共同舉辦活動，場地費由兩個部門分攤。
共同採購：一次採購多個部門共用的軟體或設備，依使用比例分攤。
分攤單位眾多：如廣告費要依營業額比例分攤給各門市，可用「匯入分攤比例」批次帶入。

操作步驟

Step 1：選擇費用歸屬與指定所屬預算
Step 2：開啟費用分攤並選擇部門／專案
Step 3：為每個分攤單位指定所屬預算
Step 4：填寫各筆費用的分攤金額
Step 5：分攤對簽核流程的影響
Step 6：表單無法送出時的排查

※ 本功能適用角色：全站所有同仁（是否顯示費用分攤，依公司【表單設定】而定）。

Step 1：選擇費用歸屬與指定所屬預算

操作路徑

表單申請 > 費用報銷單 > ＋新增表單（費用歸屬設定視窗）

說明

選擇費用歸屬：以下拉選單指定主要請款歸屬（部門或專案）；選定後會顯示所屬的公司別與統編。
指定所屬預算：若本次費用要動支特定預算，開啟「指定所屬預算」，再從下拉選單選擇該歸屬底下的預算。

💡 兩個功能可以分開使用：「指定所屬預算」與「開啟費用分攤」是各自獨立的開關。只需要把費用掛到某個預算、不需要跨部門分攤時，做完這個步驟即可直接進入費用明細填寫，不必開啟費用分攤；需要跨部門分攤時，再往下看 Step 2。

Step 2：開啟費用分攤並選擇部門／專案

開啟費用分攤：於同一個費用歸屬設定視窗勾選「開啟費用分攤」，下方會出現「部門／專案」欄位，於此複選要共同分攤的單位。
可排除費用歸屬本身：分攤單位不一定要包含 Step 1 所選的費用歸屬。例如總務部代行銷部、業務部採購文具，可只選行銷部與業務部，總務部不被分攤。
匯入分攤比例：若分攤單位較多，可點擊右上角「匯入分攤比例」，下載匯入格式填寫後上傳批次帶入。匯入後的部門僅能瀏覽，如需增減部門，請重新上傳檔案。

💡 提醒：費用分攤是否顯示，依【進階管理】>【表單設定】的設定而定。若畫面上沒有「開啟費用分攤」，請與貴公司管理者確認。已停用的部門不會出現在「部門／專案」的選項中。

Step 3：為每個分攤單位指定所屬預算

選完參與分攤的單位後，開啟「指定所屬預算」，系統會依所選的「部門／專案」自動列出所有相關單位，請依序為每個單位選擇預算。

預算清單依上一步所選的「部門／專案」自動產生；如需增減單位，請回到上方的費用分攤欄位調整。
逐一點開各單位的預算欄位，從下拉選單中選擇本次要動支的預算。

Step 4：填寫各筆費用的分攤金額

進入表單第二頁的費用明細填寫頁面後：

可點擊「查看費用分攤資訊」開啟側邊欄，再次確認各單位與所選的預算。
新增費用時，費用項目的選單為所有已選預算的費用項目聯集，可自由挑選；交易日期的可選範圍則是所有已選預算使用期間的交集。
代墊與卡片交易皆可分攤：不論是「新增費用」的個人代墊項目，或以「新增卡片交易」帶入的數位企業卡消費，都可以進行分攤。
針對每一筆費用，選擇分攤方式後輸入各單位的分攤金額：
- 自訂（預設）：手動輸入各部門分攤金額。
- 均分：系統自動將總金額平均分配給選定的部門／專案。
- 匯入比例：依 Step 2 匯入的分攤比例計算。
系統會即時顯示「待分攤金額」，金額加總與該筆費用不符時會出現紅字提醒，需調整至相符才能儲存。

⚠️ 注意：系統會自動判斷該部門的預算是否包含此費用項目。若該部門不適用此費用項目，欄位會反灰且無法填寫，並顯示「無法報銷此費用項目」。

Step 5：分攤對簽核流程的影響

📌 重點：被分攤部門要不要簽核，由站台設定決定
路徑為【進階管理】>【基本設定】>【站台設定】>「費用分攤部門簽核設定」，為全站統一設定，三選一：

執行簽核流程：被分攤部門需依其簽核流程完成簽核，關卡會插入表單的簽核流程中。
通知簽核流程中的所有人員：被分攤部門不需簽核，僅通知其簽核流程中的相關人員。
不執行簽核流程：被分攤部門不簽核也不通知，表單僅依申請人填單時所選的「費用歸屬」執行該歸屬的簽核流程，等同一般未分攤的單據。

📌 開啟費用分攤後的簽核流程範例說明：

當開啟費用分攤並跨部門請款時，系統將自動整合各單位的簽核流程。假設設定如下：

A 部門：部門簽核人為甲
B 部門：部門簽核人為乙
C 部門：部門簽核人為丙
費用政策（軟體費用）：
- 規則一：金額大於等於 0 元，加簽 COO（丁）。
- 規則二：金額大於等於 5,000 元，加簽 COO（丁），並「新增關卡」再加簽 CEO（戊）。

💡 範例情境：若 A 部門同仁申請一張 18,000 元的軟體費，分攤到 A 部門 5,000、B 部門 11,500、C 部門 1,500。
最終簽核流程為：甲 ➔ 乙 ➔ 丙 ➔ COO（丁） ➔ CEO（戊）（金額達規則二，僅套用規則二的關卡）

【費用政策】的加簽關卡固定排在各部門簽核流程之後，無法自行調動順序。
同一政策內若有多條金額規則，系統只會套用符合的最高層級規則，較低層級規則的加簽人員會被略過；若需多位主管皆加簽，請在同一規則內「新增關卡」。
若有設定「最後審查單位」，費用政策加簽關卡會新增在最後審查單位的前一關。
上述範例以「費用分攤部門簽核設定＝執行簽核流程」為前提；若設定為其他兩種，乙與丙的關卡不會出現。

Step 6：表單無法送出時的排查

送出表單時若不符合預算規範，系統會顯示「表單無法送出」提示視窗，並列出有問題的部門／專案、所屬預算與申請金額。常見原因：

預算不足：任一部門的預算剩餘可用金額低於本次申請的分攤金額。
預算狀態異常：任一部門的預算已被刪除、正在編輯中、不可報銷或已永久停用。

💡 解決方式：建議先將表單「儲存」，再點擊提示視窗中的「通知預算管理者」。系統會自動發信通知相關負責人，待預算問題解決（例如追加預算）後，再重新送出表單即可。

注意事項

調整費用歸屬的風險：進入編輯頁面後，若於頂部點擊「設定」重新調整費用歸屬或分攤單位，系統會提示可能造成費用項目資料及已上傳檔案遺失，請務必留意。
分攤部門的簽核方式：由【站台設定】的「費用分攤部門簽核設定」全站統一決定，個別表單無法調整，詳見 Step 5。
送出後不可修改分攤設定：表單送出後，分攤部門與分攤比例即鎖定，即使使用財務編輯功能也無法修改。如需調整，請走抽單或作廢後重新填寫。
查詢與報表呈現：表單列表若有多筆預算，會逐一列出各預算名稱；【預算管理】>【預算總覽】的額度清單，僅顯示分攤到該預算的費用項目金額。
預先付款報銷單也可分攤：預付單轉報銷單時，可於「設定歸屬資訊」填寫分攤的部門／專案與對應預算。但若預算的已使用額度設定為「預付單＋費用報銷單」，且預付單已填寫預算，則報銷單的預算會自動帶入且不得修改；此時分攤內的歸屬部門不得刪除，「匯入分攤比例」功能也會隱藏。