FAQ D.02 企業用車報銷流程與財務月結對帳指南

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說明：

說明企業簽單搭乘後的報銷方式，以及財務如何與車隊月結對帳單核對。
合作車隊包含：Uber、55688 台灣大車隊、LINE GO、yoxi。

常見問題解答：

Q1：搭乘企業簽單後，該如何報銷？
- 自動建單：搭乘結束後約 1~2 小時，系統會自動產生「企業用車報銷單」（單號以 CR 開頭）並寄信通知，資訊主頁也會顯示報銷提醒。Uber 因採 SFTP 串接、資料於每日 00:00 更新，會在隔日才建單。車資為 0 的紀錄（如取消叫車後未實際搭乘）不會產生表單。
- 送出報銷：用車人員、供應商、乘車代碼、用車日期時間、上下車地點與金額皆由系統帶入，開啟該單後填寫費用歸屬、預算、費用項目與用車事由即可送出，無需填寫金額。若車隊有提供里程資料，也會帶入「里程數(公里)」欄位。
- 自動送單：同仁設定預設資料，且管理者於【進階管理】>【表單設定】>【企業用車報銷單】開啟自動送單後，表單產生即自動送出；兩者缺一仍需手動送單，設定方式詳見操作手冊 D.03 企業用車報銷單自動送出。送單失敗時系統會另行通知，請依通知進表單處理。
- 上下車地點變成空白或星號：代表乘車當下手機 GPS 定位失敗，該欄位會轉為可編輯，請同仁自行補登實際地點。這裡指的是欄位內容，不是欄位名稱旁代表必填的紅色星號。
Q2：財務該如何與車隊月結對帳單比對？
- 至【財務管理】>【企業用車對帳管理】（限 Admin／Finance）：
  1. 於上方切換至對應的供應商頁籤，選擇對帳單月份區間，點擊右上角「匯入供應商對帳單」上傳檔案（Uber：CSV、PDF；台灣大車隊、LINE GO：xlsx）。
  2. 點擊月份進入對帳單明細，逐筆核對乘車代碼、乘車日期、車資、對應的報銷單號與簽核狀態（已核准／待簽核／未送出），系統會標示搭車次數或金額差異。
  3. 核對無誤後標記「已完成」，並可批次填寫預計付款日期、實際付款日期與傳票編號。
- 註：該月有未核准的表單時，無法標記完成或填寫實際付款日期。

Q3：需要自行比對或匯出乘車明細時，該怎麼做？
- 答案：至【財務管理】>【付款報表】，表單種類選擇「企業用車報銷單」後搜尋，點擊【匯出報表】即可下載明細。若需要更完整的欄位，可改於【報表管理】匯出時選擇「自選欄位」，展開「企業用車資訊」勾選用車供應商、乘車代碼、用車時間、上下車地點、拜訪對象公司、拜訪對象統編、同行同事等欄位。

Q4：如何找出車隊尚未請款的企業用車報銷單？
- 答案：於【企業用車對帳管理】點選「查看未請款明細」，即可列出指定月份以前所有未付款、且未與車隊對帳單勾稽的表單；財務填寫實際付款日期後，該單即會移出清單。
Q5：付款報表裡的入帳對象、付款銀行為什麼是空白？
- 答案：這些欄位是依表單上的「用車供應商名稱」，去比對【供應商管理】中供應商類型同名的那筆供應商資料帶出來的。例如用車供應商是「台灣大車隊」，系統就會找供應商類型為「台灣大車隊」的供應商，顯示其廠商代號、供應商簡稱、付款方式與匯款帳戶資訊。
- 若【供應商管理】尚未建立對應的供應商，或該供應商沒有填寫這些資料，欄位就會是空白。請先於【進階管理】>【供應商管理】建立對應的供應商並填妥帳戶資料，詳見操作手冊 G.08 供應商管理。