FAQ B.10 預先付款單在簽核完成後，為何沒有進行報銷的按鈕？

說明：

• 協助同仁理解預先付款單的「撥款與報銷連動機制」。基於企業財務內部控制原則，預付款單必須在財會人員完成實際撥款後，方可解鎖後續的報銷與憑證上傳功能。

常見問題解答：

• Q1：預先付款單已經簽核完成了，為什麼單據下方沒有看到【進行報銷】的按鈕？
  • 答案：因為該筆預付款項財務人員「尚未完成實際撥款並填寫實際付款日期」。
  • 表單簽核完成時，狀態僅代表「主管與財會審核通過（已核准）」。基於金流控管機制，系統必須等財會同仁確認實體款項已撥付給申請人或供應商後，於後台【付款報表】填寫「實際付款日期」，將單據狀態變更為【已付款】後，單據底部才會自動顯示【進行報銷】按鈕。
• Q2：財務壓完實際付款日期後，申請人會收到通知嗎？該如何開始進行報銷？
  • 答案：會的！當財會人員於【付款報表】填寫完「實際付款日期」後，系統會第一時間發送通知告知申請人。
  • 即時通知管道：
    • 手機 App 推播：已安裝並登入 COMMEET App 的手機將會接收到即時撥款通知推播。
    • 電子郵件（Email）：系統會自動發送預付款已撥付通知信至申請人的電子信箱（信中包含付款方式與實際付款日期）。
    • 站內訊息中心：Web 系統左下角的【訊息中心】（鈴鐺圖示）亦會同步顯示撥款通知。
  • 後續報銷流程：收到通知後，至【表單申請】>【預先付款單】點開該筆「已付款」單據，下滑至頁面底部即可看到【進行報銷】與【結算金額】按鈕。點擊【進行報銷】後，系統會依預付類型（一般預付款/差旅預付款）自動建立對應的報銷單（費用報銷單或差旅報銷單）並帶入預付資訊，接著補充憑證與交易資訊即可送出。
• Q3：財會人員該如何在後台批次將預先付款單更新為「已付款」？
  • 答案：請至【財務管理】>【付款報表】進行批次操作。
  • 財會人員至【付款報表】搜尋目標單據，勾選後點擊上方的【批次「填寫實際付款日期」】，於彈出視窗中選擇撥款日期並點擊【儲存】，即可一次性將多筆單據狀態轉為「已付款」並觸發系統撥款通知。

補充參考資料：

• 財會人員批次填寫實際付款日期介面：前往【財務管理】>【付款報表】> 勾選單據 > 點擊【批次「填寫實際付款日期」】輸入日期並儲存。

• 申請人端解鎖【進行報銷】與【結算金額】按鈕：收到撥款通知後，開啟「已付款」預先付款單下滑至底部，點擊【進行報銷】即可自動帶出報銷單。