FAQ H.01 企業卡未及時報銷會影響對帳嗎？如何跟催處理？

COMMEET 使用問答, H. 財務對帳與修改單據權限, Help Center

說明：

不會影響對帳程序。數位企業卡刷卡當下，系統即會透過即時 API 將交易紀錄寫入【交易管理】。無論同仁是否已提出報銷，財務人員皆可於月結時透過【數位企業卡對帳管理】上傳銀行帳單，系統會自動比對授權與請款資料進行勾稽。
為避免未報銷交易累積過多影響帳務歸屬，管理者與財務亦可運用系統的「未報銷自動通知」與「批次報銷提醒」功能，即時督促同仁完成報銷。

常見問題解答：

Q1：當同仁長期未報銷刷卡費用時，管理者或財務人員有哪些跟催與管理機制？
- 答案：可透過「主動批次提醒」或「系統自動跟催（含同步通知主管）」兩種方式處理：
- 1. 手動批次發送提醒：至【數位企業卡】>【交易管理】，將「報銷狀態」篩選為「未報銷」，勾選目標交易後點選上方工具列的【批次「報銷提醒」】，系統將即時發送提醒郵件給持卡同仁（系統定義之未報銷已排除試刷交易與金額為 0 的交易）。此外，【財務管理】>【付款報表】上方亦提供相同的【批次「報銷提醒」】按鈕，可直接勾選表單發送提醒。
  2. 開啟未報銷自動通知（同仁端）：管理者可於【進階管理】>【基本設定】>【站台設定】開啟「未報銷自動通知」，設定每週發送的星期與時刻（星期可複選）。系統將以 Email 與站內訊息中心寄送未報銷項目彙整清單，內容包含交易成功但未報銷的卡片交易、已核准已付款的預先付款單，以及未送出／已抽單／駁回的企業用車報銷單。
  3. 加開同步通知主管（主管端跟催）：於上述設定下方可再開啟「同步通知主管」，分別設定各項目逾期幾天後才通知主管（卡片交易與企業用車報銷單預設 7 天、預先付款單預設 30 天），並可排除特定對象或職級。主管（部門簽核人／專案簽核流程第一關人員）收到彙總信後，點擊【一鍵提醒成員報銷】再按【發送提醒】，成員即會收到以主管名義發出的催報銷信（信中連結效期為 7 天）。
- 設定建議：預先付款單的報銷時點會隨專案進度與供應商而不同，收到憑證才能報銷，天數設得太短會讓主管與同仁頻繁收到提醒而反彈，建議從預設的 30 天起算再依實際情況調整。