【案例】傳統報銷流程耗時、複雜且難以掌握
- 許多客戶在使用 COMMEET 作為費用管理系統之前，都是採取傳統的紙本報銷方式。同仁在消費之後，拿到發票、收據等憑證，等回到公司之後的某天稍有空閒的時間，先想辦法取得費用報銷最新版的的空白表格，接著開始摸索填寫各個欄位，並思考發票的各資訊怎麼填入表中。
- 當好不容易填完了冗長的報銷表格，黏貼好了各式各樣的憑證單據，接著就要到處找尋主管相關主管簽名，常常因為主管不在位子上或休假，要再請同仁協助轉達或是留言說明。待主管某天簽好了，再去找他或請他人協助交給下一位主管或相關財務同仁。
- 這樣的流程，不僅前端同仁需要耗費許多時間處理，可能一次出差就要半天來填寫、計算、黏貼處理這些憑證單據。接著後續的簽核也可能花了好幾天才能達成幾個簽名的動作，但時間就是金錢，僅僅簽名又未必能檢視到問題之處。到了財務端的作業，需要更多的心力來檢查表單填寫是否正確完善，若有個錯誤，可能就要說明並退回申請者做修正，接著重跑一次流程。一來一往等到表單完整了，可能又要再等一個月費用才會下來了。
財務會計 AI 救星，OCR 智能辨識發票憑證
- OCR（Optical Character Recognition）的中文是「光學字元辨識」，是一種將圖片轉為文字的技術，以減少手動輸入的需要。現在許多資料都經由系統或網站計算、處理（例如：記帳、財務管理、申報稅務等等），過去仰賴人員肉眼辨識再手動輸入，但有了 OCR 技術後便可以省去人工處理的困擾，自動辨識圖片上的文字並轉換成可編輯的文字檔案，節省大量時間和人力成本，還提高了效率和準確性。
- 客戶採用 COMMEET 作為費用管理系統，除了報銷作業線上化，解決時間與空間的問題。透過 OCR 可大大降低填寫的錯誤率，並且依照公司的管理辦法提供透明的簽核流程與條件。前端的申請者與後端的審核者與管理者都能快速地在系統上查找到需要的表單資訊。
- 除了各類型的發票，還可延伸支援多種憑證，像是公用事業帳單如水費、電費、電信費、瓦斯費；交通票據如高鐵、台鐵、計程車、捷運購票等證明；以及政府規費如勞保、勞退、健保、所得扣繳稅繳款單、海關稅費：甚至是各類身份證件如身分證、護照、駕照、存摺等。
- COMMEET 除了辨識資料之外，更可智能偵測報銷憑證風險如：
- 公司統編辨識：OCR 自動辨識未打統編和錯誤統編的憑證，降低報銷錯誤率
- 假日發票提醒：確保每筆支出皆是符合公司規範，為財務把關揪出違規交易
- 連號發票偵測：可疑交易憑證辨認，降低企業財務風險、杜絕一切違規行為
- 重複報銷警示：系統智能辨別憑證是否重複報銷，減輕後端財務的稽核負擔
- 將最繁瑣費時的事情交由智能系統去做，把人才留在更關鍵的工作決策上，將可為企業創造更多額外的價值。
