3.03 費用政策

費用政策讓您彈性、精準地設定各項費用支出規則，從源頭強化內部稽核。無論是控制預算、簡化流程，還是提升財務透明度，都能透過政策設定達成。

功能重點

進階管理 > 費用政策

在進入費用政策設定前，您可以先了解列表頁的篩選與排序功能，以快速定位所需的政策。

搜尋條件	說明
費用政策名稱	輸入政策名稱的關鍵字，快速篩選相關政策。
費用項目名稱	透過多選下拉選單選取特定費用項目來篩選政策，可針對包含特定費用項目的政策進行精確搜尋。
執行人員	可選擇「成員」、「部門」或「職級」等不同維度，再選擇對應的人員／部門／職級，篩選與這些執行單位相關的政策。

排序規則：預設為「依最近更新排序」，您也可以切換至「依新增時間排序」。

進階管理 > 費用政策

在費用政策列表頁，點擊畫面右側的「＋新增費用政策」按鈕，即可開啟設定介面。

欄位	說明
費用政策名稱（必填）	為政策命名，例如「部門餐敘費用控管」。字數限制 200 字，且名稱在系統中不得重複。
適用費用項目（必填）	可透過多選下拉選單一次選擇多個費用項目套用此政策。所選項目不得重複；油資項目與非油資項目不能同時選擇。若有費用項目被刪除，此政策中相關的設定也會連動移除。
油資項目補助設定	當「適用費用項目」中選擇了油資相關項目時才會出現。可設定每公里補助金額並選擇交通方式（預設「汽車」，可選「機車」）；金額可輸入正數，支援小數點後兩位、小數點前最多 9 位數。另可設定使用者是否可修改里程試算。詳見 F.07 我該如何設定油資補助政策？
觸發政策提醒	當費用申請觸發此政策時，此文字會顯示給申請人作為提醒。選填，字數限制 200 字，支援斷行。
備註提醒	僅供內部管理使用，不會顯示給申請人。可記錄建立此政策的原因或相關注意事項。選填，字數限制 200 字，支援斷行。

您可以針對不同情境設定細緻的檢核規則，系統將依據這些規則自動判斷並觸發後續動作。

此設定依據費用項目的金額來觸發政策。可點擊「新增觸發規則」建立多條規則，最多五筆。

設定項目	說明
觸發條件	可選擇「大於等於」或「小於」（預設為「大於等於」）。金額只能輸入整數，可輸入負數，不可輸入 0，最多 9 位數，不支援小數點後數字。
執行動作	選擇觸發規則時系統應採取的動作，共四種：・加簽／通知／略過以下執行單位（預設）：將相關人員或部門加入簽核流程。・提醒申請人：僅向申請人發送提醒。・提醒申請人並加簽／通知／略過以下執行單位：同時提醒申請人並調整簽核流程。・提醒申請人並不予申請／報銷：提醒申請人並阻止該筆申請或報銷提交。
簽核方式	當執行動作包含「加簽／通知／略過以下執行單位」時可進一步設定：・加簽（預設）：增加簽核關卡。・通知：僅發送通知，不影響簽核流程。・略過：當簽核流程中包含特定角色時，該關卡將被跳過。
執行單位	最多可增加 5 關，可選擇由「成員」、「部門」或「職級」執行：・成員：可選擇系統中未停用的成員。・部門：可選擇已設定部門簽核人的部門。・職級：可選擇已在職級階層管理中設定的職級，但該職級至少需有一個部門有設定對應成員。

儲存時系統會自動檢查：

此設定用於確保報銷時必須上傳附件，只能設定一筆規則。

執行動作與「費用項目單筆金額」中的選項相同，您可以選擇提醒申請人、調整簽核流程，或直接阻止無附件的報銷提交。

費用政策的設定會自動應用於相關表單。了解政策在哪些情境下觸發，能幫助您更有效地管理費用流程。

表單類型	觸發時機
卡片申請單企業用車報銷單	點選「儲存」或「送出」時，系統會立即檢查是否有設定「提醒申請人並不予申請／報銷」的政策。
其他表單費用申請單、費用報銷單、預先付款單、差旅單等	點選費用項目更新時：立即顯示所有觸發的政策。若同時觸發「不予報銷」與「加簽」規則，系統會優先處理「不予報銷」的警示，排除問題後才會顯示或執行加簽相關規則。整張表單儲存／送出時：主要檢查是否有設定「提醒申請人並不予申請／報銷」的政策。

政策動作	系統行為
加簽／通知／略過以下執行單位	在表單的簽核流程中自動增加指定的執行單位。智慧判斷：若多個費用項目觸發同一個政策，且該政策設定了加簽或通知，系統只會將該執行單位加入流程一次，避免重複。「略過」的應用：若政策設定為略過特定角色，當簽核流程（包括自定義流程與費用分攤流程）中包含該角色時，系統會自動跳過該關卡。
提醒申請人	政策中設定的「觸發政策提醒」內容會直接顯示給申請人。
提醒申請人並加簽／通知／略過以下執行單位	「觸發政策提醒」內容會顯示給申請人，同時簽核流程會依政策設定自動調整，增加指定的執行單位或略過特定關卡。
提醒申請人並不予申請／報銷	顯示「觸發政策提醒」內容，且此類申請將無法成功更新、儲存或送出，確保不符規定的費用不會進入後續流程。