操作手冊 I.05 預算管理 – 預算設定

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功能說明

財會人員通常會在年底前編列好隔年的總預算與各部門預算，隔年再以此為指標，隨時檢核各部門與各會計科目的實際花費狀況。預算設定就是把這份年度預算輸入系統的地方，分成兩個頁籤：

會計年度設定決定「一個預算年度從哪個月開始算」，以及「系統要開放哪幾個年度可以選」；預算數設定則是依部門與會計科目，逐月填入該年度的預算金額。填好的預算數會連動到費用預算表的預算數欄位，與系統內實際發生的報銷金額並列比對。

適用情境

會計年度不是 1 月開始：公司採非曆年制（例如 4 月為年度起始月），需讓系統的預算期間跟著調整。
年底編列隔年預算：財會已在 Excel 完成隔年各部門、各科目的十二個月預算，要一次匯入系統。
要看預算達成率：希望在費用預算表中看到各部門的預算數與實際數並列，隨時掌握超支風險。
開放可申請的年度：需要決定同仁在預算相關功能中可以選到哪幾個年度。

※ 本功能適用角色：Admin、Finance。

Step 1：設定會計年度（曆年制或非曆年制）

操作路徑

預算管理 > 預算設定 > 會計年度設定

說明

頁籤上方的會計年度設定區塊決定公司一個預算年度的計算區間，有兩種選擇，選定並儲存後，區塊下方會顯示目前的預算會計年度區間：

曆年制（系統預設）：會計年度起迄為 1 月 1 日至 12 月 31 日。
非曆年制：自行指定年度起始月份，例如指定 4 月，一個預算年度即為當年 4 月起算、連續十二個月。

⚠️ 有預算數就不能再改會計年度：畫面上已標示「當預算數設定中任一年度有資料時，將不可更改會計年度」。設定後若要調整（無論是切換曆年制與非曆年制，或更改非曆年制的起始月份），必須先將已設定的預算數全數刪除。建議在導入初期就與財務確認定案，避免事後重新編列。

💡 非曆年制會影響報表的期間起算：設為非曆年制後，費用預算表的資料期間會從設定的起始月開始排列，而不是從 1 月開始。

Step 2：設定預算年度選單的起迄年度

操作路徑

預算管理 > 預算設定 > 會計年度設定 > 預算年度選單設定

說明

同一個頁籤下方的預算年度選單設定，是用來決定系統要開放哪幾個年度。點擊區塊右上角的「編輯」，分別選擇起始年度與結束年度後點擊「儲存」，區塊右側會顯示目前的選單範圍。

📌 範例：將起迄年度設為 2025 至 2030，則預算數設定、費用預算表等功能的年度選單，就會出現 2025～2030 這六個選項；預算申請單的「有效期間」日曆，也只能選到 2025/01/01～2030/12/31 之間的日期，範圍外的日期呈灰階無法點選。

⚠️ 年度新增後無法刪除：畫面上已標示「新增的年度將顯示在預算管理及費用預算表的年度選單中，新增後無法刪除」。建議一次把範圍拉得寬一些（例如涵蓋未來數年），之後只需往後延伸即可。

Step 3：逐一編列各部門的預算數

操作路徑

預算管理 > 預算設定 > 預算數設定

說明

切換到預算數設定頁籤，系統會自動抓取站台內既有的部門，以及各部門適用的所有會計科目，組合成需要填寫的列表，欄位包含項次、部門、會計科目代碼、會計科目，以及一月至十二月與小計。操作順序如下：

選擇年度：先在左上角的年度下拉選單選定要編列的年度（選項來自 Step 2 設定的範圍）。
點擊「編輯」：位於右上角，點擊後畫面會進入全視窗模式，可專心填寫整張表。
逐月填入金額：依部門與會計科目在各月份欄位填入預算金額，列表下方的小計會自動加總。
儲存：確認無誤後點擊「儲存」；若要放棄本次修改，點擊「取消」。

💡 科目或部門沒出現在列表？畫面上方已提示「請先建立會計科目，並完成會計科目與費用項目相關設定。若未完成設定，則無法顯示該會計科目相關資料」。列表是以「部門 × 該部門適用的會計科目」展開的，若某個部門尚未設定任何會計科目，就不會顯示在此頁。請先到費用及科目設定完成設定，再回來編列預算數。

💡 沒填的月份不會被當成 0：預算數連動到費用預算表時，未填寫的欄位會顯示「—」，方便辨識是「沒有編列」而不是「編列為零」。

Step 4：批次匯入與匯出預算數

當部門與科目數量龐大、財務原本就以 Excel 編列預算時，建議改用批次匯入：

批次匯入預算數：點擊「編輯」左側的「批次匯入預算數」，依匯入格式填妥各部門各科目的十二個月金額後上傳。
匯出報表：點擊年度選單右側的「匯出報表」，可將目前年度已編列的預算數匯出成檔案，作為核對或簽陳附件。

⚠️ 重複上傳會直接覆蓋：批次匯入不是累加，同一年度重複上傳時會直接覆蓋原本的資料。若只想調整部分部門，請確認檔案中仍保留其他部門原有的金額，或改用 Step 3 的逐筆編輯。

注意事項

建議的設定順序：會計年度 ➔ 預算年度選單 ➔ 預算數。年度制度與可選年度未定案就先填預算數，日後修改會相當麻煩。
會計年度改設定前須清空預算數：已有預算數時無法直接切換曆年制與非曆年制，必須先刪除全部預算數。
預算年度只能新增、不能刪除：設定起迄年度時一次規劃足夠的範圍。
預算數的用途是比對，不是額度卡控：此處編列的預算數會連動到費用預算表，作為與實際報銷金額比對的基準；同仁填單時實際會被檢核額度的，是預算管理中另行建立的預算。兩者請勿混淆。
部門未設定會計科目就不會出現：若預期的部門沒有列出，請先確認該部門的會計科目設定。