操作手冊 G.07 表單自訂欄位

Step 1：新增自訂欄位並設定屬性

操作路徑

進階管理 > 表單自訂欄位 > 自訂欄位列表

說明

列表會顯示每個欄位的狀態、自訂欄位名稱、類型、適用表單、適用範圍、是否必填與備註；上方可用欄位名稱、最後修改日期、啟用狀態篩選，並切換排序方式。

點擊右上角「＋ 新增自訂欄位」，於開啟的「自訂欄位設定」視窗依序填寫：

1. 欄位名稱：填單時顯示的名稱（例如：招待對象、專案代號）。同一種欄位類型下的名稱請勿重複。
2. 選擇增加在哪個特定區域：
   • 費用項目內區域（含差旅表單）：填寫指定費用項目時才會出現，需再於「選擇費用項目」指定適用項目。
   • 事由上方區域：整張表單填寫一次。
   • 費用歸屬下方區塊：顯示於費用歸屬欄位下方，僅適用於費用報銷單。
3. 選擇增加在哪些表單：可複選。選單只會列出站台已啟用的表單，且會依所選區域而不同，不適用的表單會呈現灰色無法勾選。
4. 欄位類型：輸入框（預設）、輸入區、數字、金額、日期、下拉選單、搜尋選單（單選）或 API 串接選單（設定方式見 Step 4）。

設定視窗往下捲動，繼續設定：

5. 是否必填：必填（預設）或選填。
6. 是否啟用：立即啟用（預設）、延後啟用（指定日期的凌晨 00:00 生效）或停用。
7. 是否設定成為自訂欄位 API 的關聯欄位：選「是」後，其他 API 串接選單可在參數中帶入此欄位的值；改為「否」會清空已關聯的欄位。一般欄位選「否」即可，用法見 Step 4。
8. 使用說明（限 100 字）：會顯示在填單畫面欄位旁的說明圖示中。
9. 備註（限 300 字）：僅供管理者參考，不會顯示於填單畫面。
10. 確認後點擊「新增」完成建立。

Step 2：設定欄位顯示順序

操作路徑

進階管理 > 表單自訂欄位 > 設定欄位順序

說明

1. 於左側選擇要排序的區域：費用項目內區域、事由上方區域或費用歸屬下方區塊，下方會列出該區域已設定自訂欄位的費用項目或表單，可用欄位名稱搜尋或切換排序。
2. 點選要調整的項目後，右側會以預覽方式顯示目前的欄位排列。拖曳欄位左側的握把圖示調整上下順序，完成後點擊「儲存」。
3. 費用項目內區域可點擊「套用至其他費用項目」，將相同順序套用到擁有一模一樣自訂欄位的其他費用項目。

Step 3：確認填單畫面與異動記錄

• 填單畫面：自訂欄位會顯示在設定的區域；有設定使用說明的欄位，名稱旁會出現說明圖示，滑鼠移入即可看到說明內容。表單匯出的 PDF 也會顯示自訂欄位。
• 異動記錄：於列表頁右上角點擊「查看自訂欄位異動記錄」，可查看新增、修改與啟用狀態的變更歷程。
• 匯出報表：於報表管理匯出時，可自行勾選要匯出的自訂欄位。

Step 4：設定 API 串接選單（進階，選用）

「API 串接選單」會依同仁在表單上填寫的資訊（如申請人、費用歸屬），即時向公司其他系統查詢並帶出下拉選項，減少手動填寫錯誤。API 需由貴公司 IT 或技術人員提供，一般使用可略過此步驟。於 Step 1 的欄位類型選擇「API 串接選單」後，依序設定：

1. URL：請求方式固定為 GET，於右側輸入框貼上 API 網址。系統以 HTTP 狀態碼 200 判定為成功。
2. Timeout 秒數：API 回應的等待時間，預設 10 秒，最大 30 秒，不可為 0。
3. Test 用表單編號：輸入一張現有表單的編號，系統會用這張表單的資料模擬查詢。
4. Headers（視需要）：點擊「Headers」頁籤 >「＋ 新增參數」，填寫 API 需要的標頭，例如 Key：Authorization、Value：Bearer 您的 API 金鑰。不需要可略過。
5. 進行測試：點擊 URL 右側「進行測試」。成功會顯示測試成功並展開 Response；失敗請檢查 URL、Headers 與 Params 設定。
6. 確認 Response example：回傳資料需為陣列，每筆包含 text（選單顯示文字）與 value（選項值）。

若 API 需要帶入表單上的資料，再切換到「Params」頁籤設定參數：

• 點擊「＋ 新增參數」，於 Key 填寫 API 的參數名稱（例如 employeeId）。
• Value（固定值）與 Value（表單欄位）請擇一填入：固定值直接輸入文字；表單欄位則從下拉選單選擇要帶入的資料，可選費用歸屬名稱、申請人姓名、申請人員工編號、申請人 Email、供應商簡稱、費用項目（僅費用項目內區域）、關聯表單欄位；區域為「事由上方區域」時，另可選供應商代碼、供應商付款條件、付款對象代碼、付款對象名稱。
• Headers 與 Params 的 Key 不可空白，也不可重複；設定完成後再點擊「進行測試」確認。