操作手冊 G.03 費用政策

Step 1：新增費用政策並填寫基本資訊

操作路徑

進階管理 > 費用政策

說明

列表可依費用政策名稱、費用項目名稱、執行人員篩選，右側可切換排序方式；每一列點擊左側箭頭可展開查看設定內容，右側則有「編輯」與「刪除」。

點擊右上角「＋ 新增費用政策」，開啟設定視窗。視窗左側分為「1 填寫政策基本資訊」與「2 選擇政策檢核項目」兩區，請先於「基本資訊」填寫：

• 費用政策名稱：輸入易辨識的名稱，例如「業務部 – 交通費政策」。
• 適用費用項目：可一次選擇多個費用項目，套用同一套規則；不可同時選擇多種類型項目（油資與非油資須分開設定）。
• 觸發政策提醒（限 200 字）：執行動作有設定提醒時，政策觸發時申請人會看到此段說明。
• 備註（限 200 字）：僅供管理者內部參考，不會顯示於填單畫面。

Step 2：設定檢核規則與執行動作

1. 於視窗左側「2 選擇政策檢核項目」，點擊檢核項目右方的「＋」加入規則：
   • 單筆費用項目金額：設定觸發條件（大於等於 ≥ 或小於 <）與金額，達條件時觸發。
   • 報銷項目無上傳附件：費用項目未上傳任何附件時觸發（不檢查附件種類），適用於費用報銷單、預先付款報銷單與差旅報銷單。

   加入後，該規則會列在左側項目下方（例如「金額 ≥ 1,000」），點選即可於右側編輯，點垃圾桶圖示可刪除。

2. 選擇執行動作：
   • 加簽／通知／略過以下執行單位：只調整簽核關卡，不提醒申請人。
   • 提醒申請人：顯示提醒文字，仍可送出。
   • 提醒申請人並加簽／通知／略過以下執行單位：顯示提醒文字，同時調整簽核關卡。
   • 提醒申請人並不予申請／報銷：顯示提醒文字，且無法送出表單。
3. 設定簽核方式與執行單位：簽核方式可選「加簽」、「通知」或「略過」；執行單位可選員工、部門（由該部門的部門簽核人簽核）或職級，再於右側指定對象。需要多道關卡時，點擊「新增關卡」依序加入，單一政策最多可設定 5 個關卡。
4. 確認後點擊「儲存並關閉」。

Step 3：設定油資補助政策（油資項目適用）

1. 先建立油資費用項目：於「費用及科目設定」建立費用項目時開啟「適用特定類別政策設定」，詳見 操作手冊 G.02 費用項目設定。
2. 新增油資政策：新增費用政策並於「適用費用項目」選擇油資費用項目後，基本資訊會出現「油資項目補助設定」區塊：
   • 交通方式設定：選擇汽車或機車。
   • 每公里補助油資金額：填寫公司補助的單價。
   • 可自行填寫實際行駛里程：勾選後，申請人可於表單內修改預設里程數，補助金額依其填寫的里程計算。
3. 設定上限規則（視需要）：油資政策同樣可加入金額檢核項目，超過時提醒或加簽。

設定完成後，同仁填單選擇油資項目時會出現出發地與目的地欄位（可點「新增目的地」設定多個），系統會以 Google Map 最適路徑計算總里程，依每公里補助金額自動帶出金額，並於畫面顯示公司的油資補助政策單價。新增後，表單內的油資項目會顯示 Google Map 最適路徑的里程數，各地點以「地點名稱（地址）」呈現，費用報銷單、差旅報銷單與預先付款報銷單皆同。

▲ 示範畫面：表單內的油資項目，出發地與目的地以「地點名稱（地址）」呈現，並顯示 Google Map 最適路徑的里程數。

Step 4：確認政策與填單觸發效果

• 列表檢視：於費用政策列表點擊左側箭頭展開，可確認檢核規則、執行動作、適用費用項目、觸發政策提醒與備註。
• 填單提醒：同仁更新費用項目時，系統會跳出「申請費用小提醒」視窗，顯示費用項目名稱、提醒原因（例如：金額大於等於 1,000 元）與提醒內容（即基本資訊填寫的觸發政策提醒）。觸發多條規則時會一次全部列出；送出表單時會再檢查一次不予報銷的規則。
• 簽核關卡顯示：因政策加簽的關卡會在簽核流程中以紅色標示；因政策略過的關卡會顯示「根據 OO 費用政策，本關卡自動通過」。