功能說明
當同仁請假或短期離線時，透過代理機制可指定他人協助送出或簽核表單，讓企業內部流程不中斷，並保留完整記錄，確保責任與歷程清晰。支援設定送單代理人與簽核代理人，可依實際需求分開調整。
常見情境
- 部門主管請假：預先設定代理人，避免表單卡關。
- 行政同仁代送多位主管的申請：設定送單代理人後，即可從個人帳號切換建單對象。
操作步驟
Step 1：進入代理設定畫面
操作路徑
管理者：成員管理 > 點選成員 > 代理設定 ｜ 員工：我的資料 > 代理設定
說明
管理者可從成員管理進入，為特定成員設定代理；員工也可自行從「我的資料」設定。
Step 2：設定送單代理人
說明
- 可設定多位送單代理人（最多 20 位）。
- 代理人可代為建立、送出表單，送出的表單視同由本人送出。
- 系統將寄送提醒信件給代理人，包括：
- 單據被退回，請協助重新送出
- 尚有數位企業卡交易需完成報銷
- 尚有企業用車報銷待申請
- 無法選擇已停用成員或「外部稽核者」角色。
Step 3：設定簽核代理人
說明
1. 設定代理期間
- 短期代理：限定日期起訖，請勾選「短期代理」並設定日期。
- 長期代理：不限定時間，不勾選直接儲存。
2. 代理期間內，由代理人接收通知並處理簽核，表單上會顯示「由代理人簽核」。
3. 期間屆滿後，簽核通知會回到原簽核人身上。
Step 4：查詢代理紀錄與通知
說明
- 可於表單簽核頁使用「代理簽核」篩選條件，查看簽核期間的表單。
- PDF、系統記錄與查詢頁皆會顯示簽核人與代理資訊。
- 系統於代理啟用／結束日發送通知信，提醒相關表單未處理狀況。
注意事項
- 系統不允許設定自己為自己的代理人。
- 送單代理人功能原稱為「秘書模式」，此功能新增後統一整併至此處。
- 設定儲存後立即生效，請確認代理期間。
- 代理人設定後如被停用，其代理職責會即時中止。
