我該使用哪種表單？
根據您的需求，選擇最符合的情境，我們將引導您至對應的表單說明。
📝 事前申請，尚未付款
- 當費用還沒發生，但需要預先取得主管同意時使用。
- → 費用申請單
🧾 事後報銷，已有憑證
- 當費用已由員工代墊，並已取得發票／收據時使用。（最常用）
- → 費用報銷單
📬 未有發票，需先付款
- 需要公司預先支付款項給廠商，但尚未取得正式發票時。
- → 預先付款單
表單勾稽關係
下圖為所有表單的完整勾稽關係。
主要表單類型詳細說明
| 比較項目 | 費用申請單 | 費用報銷單 | 預先付款單 |
|---|---|---|---|
| 勾稽邏輯 | 核准後，可被後續的「費用報銷單」或「預先付款單」勾稽。 | 可獨立使用；可勾稽已核准的「費用申請單」；可勾稽「數位企業卡交易」。 | 可勾稽已核准的「費用申請單」。 |
| 後續使用 | 核准後僅代表「同意此項支出」，待實際消費取得憑證後，需再建立一筆「費用報銷單」完成核銷。 | 核准後，表單將進入財會的付款流程，財會人員可於「付款報表」中追蹤並記錄付款日期。 | 核准後，會先由財會付款給廠商。日後取得憑證，申請人必須回到此單，點擊「進行報銷」來建立一筆「預付報銷單」以完成最終核銷。 |
| 主要限制 | 本身沒有付款功能；金額為預估值，實際報銷以最終憑證為準。 | 不可用於核銷「預先付款單」的費用。 | 後續轉為報銷單時，費用項目與金額無法修改，僅能補上憑證與調整日期。 |
| 其他說明 | 適合需要事先取得內部共識或預算許可的支出。 前往表單 |
支援「費用分攤」功能，可將一筆費用按比例或金額分配給多個部門／專案。 前往表單 |
適用於合約規定需先付款才能取得服務或貨品的交易。 前往表單 |
特殊用途與加值功能
卡片申請單
用途：專門用於申請數位企業卡（VCC）這個「支付工具」。
流程：申請人填寫用途、額度、效期等資訊，核准後會收到一組虛擬卡號。員工使用此卡消費後，交易紀錄會自動匯入系統，再透過「費用報銷單」勾稽該筆交易來完成報銷。
提醒：申請卡片不等於完成報銷，後續的每筆消費都需要走報銷流程。
企業用車報銷單
用途：自動化處理與合作車隊（如 Uber、台灣大車隊）的企業簽單費用。
流程：員工搭乘後，系統會自動生成到費用報銷單列中。員工只需進入表單補充事由和費用歸屬等資訊即可送簽，無需手動上傳單據。
提醒：此功能需先由公司與車隊開通企業簽單服務並完成系統串接。
差旅報銷單（加值模組）
用途：專為國內外差旅設計，整合機票、住宿、日支費等複雜費用項目。
流程：可設定差旅政策（如不同職級的住宿上限），並以行事曆方式呈現行程與費用。可勾稽事前申請的「差旅申請單」。
提醒：此為加值功能，結構比一般費用報銷單更完整，適合有複雜差旅需求的企業。
預算管理
用途：這不是一種申請表單，而是一個管理功能。用於設定部門、專案的費用額度。
流程：管理者可建立階層式預算，並在預算內直接核發數位企業卡。員工在提交報銷單時，可選擇對應的預算項目，系統會即時計算已使用及剩餘額度。
提醒：讓費用在核銷階段與預算掛鉤，實現更精準的費用控管。
注意事項
- 上述所有表單類型，您都可以根據公司的管理需求，在「簽核流程」設定中，為不同的部門或專案建立專屬的、客製化的簽核關卡與條件。
- 以上主要表單可於系統設置進行啟用及隱藏，可查看 站台設定－表單啟用設定 進行調整。
