4.02 表單申請-費用報銷單

Step 1：新增費用報銷單

從「表單申請」進入，點選「報銷」，再點「＋新增費用報銷單」，即可開始填寫一張費用報銷單。

Step 2：選擇費用歸屬

員工須先選好此筆費用的費用歸屬。在欄位輸入關鍵字帶出下拉選項，選擇費用歸屬的部門或專案，再點擊「下一步」即可開始填寫資料。

Step 3：勾稽費用申請單或新增費用

我要勾稽費用申請單

在費用歸屬下方可選擇是否勾稽費用申請單。點選後會跳出該員工曾申請過的費用申請單，並帶入事由部分文字以便快速辨識。選定後，左側會顯示相關參考資料：

新增費用

點選「新增費用」會展開以下欄位供填寫：

設定付款對象

費用項目建立好後，可選擇付款給「員工」或「供應商」。員工的受款方式可選「現金」或「匯款到薪資戶」；供應商名單可先在 供應商管理 中建立，員工即可直接拉選付款對象並帶入預設資料與選項。

Step 4：送出簽核

填寫完成後可填寫事由，再按「送出」即可進入簽核流程的下一關卡。

Step 1：找到「付款日期資訊」按鈕

送出後的費用報銷單、預先付款單會出現「付款日期資訊」按鈕（含未簽核完成）。申請人、簽核者、超級管理者、財務會計都看得到此按鈕。

Step 2：檢視付款資訊側邊欄

點擊後會跳出左側邊欄，含此單代墊及付款的總金額、付款對象、受款方式、付款期限等資訊。超級管理者、財務會計可運用這些資訊判斷並填寫預計付款日期；申請人、簽核者僅能唯讀，不能編輯。

Step 3：設定預計付款日期

點按編輯可設定預計付款日期。當此單的付款狀態變成「已付款」（填寫實際付款日期）時，側邊欄會再加上此資訊，且不能再修改預計付款日期。

Step 1：開啟費用分攤功能

若有費用需歸屬至不只一個部門，可勾選「開啟費用分攤」，選擇其他參與的部門（最多可分攤至 30 個專案或部門），也可排除申請者的部門，適用代購買的報銷情境。

點擊開啟費用分攤時，也可用「匯入分攤比例」批次建立：下載匯入格式（含所有已設定簽核流程的部門）填寫後，再上傳匯入。

Step 2：費用分攤金額

填寫完一筆費用項目後，可設定此筆金額的分攤方式。按「均分」會自動平均分配，也可自訂輸入分攤金額，惟分攤金額的加總需與總金額完全相同方可更新。編輯時會即時運算分攤金額與部門加總差異：

• 若差異 ＝ 0：不顯示待分攤金額。
• 若差異 ≠ 0：顯示待分攤金額（可能為正數或負數）。

Step 3：查看費用分攤資訊

若選擇費用分攤且使用「匯入分攤比例」模式，下一步到表單維護頁時，可點選「查看費用分攤資訊」，開啟左側費用分攤資訊，查看分攤部門比例詳情。

Step 4：調整費用歸屬（如需要）

此階段可點擊「設定（鉛筆圖示）」調整申請者的費用歸屬部門／專案。