產品更新動態 | 2026/06/11 更新
本次更新聚焦於財務管理的精準度與導入效率，推出「外幣匯率管理」「預算批次匯入」「未報銷自動通知同步主管」三大功能。從匯率換算自動化、預算快速上線，到跟催機制深化，全面降低管理者的人工負擔，讓財務流程更貼近真實營運情境。
外幣匯率管理升級，外幣報銷自動換算、消除人工誤差
適用角色：Admin / Finance
情境
過去，系統每種幣別僅維護單一固定匯率，無時效性（無法反映匯率波動）、也無場景區分（差旅、採購套用相同基準）。導致員工報銷金額與實際兌換金額產生落差，財務審查時須大量人工比對與修正，管理成本高且容易出錯。
優化內容
「外幣匯率管理」自基本設定移至進階管理，提供更詳盡的設定能力。管理者可先於「外幣設定」啟用企業實際使用的幣別並釘選常用幣別，再於「表單匯率設定」針對差旅申請／報銷單、費用申請／報銷單、預先付款單等不同表單，分別指定匯率來源：
- 每日匯率（手動建立，可單筆或批次匯入）
- 每日匯率（台灣銀行，系統自動抓取每日指定牌價，含即期買入／賣出／中價）
- 自訂 API（開放差旅申請單／差旅報銷單選用）
差旅單可依「出發前一日、出發日、行程結束日、期間平均、期間最高」等基準計算；費用與預付單可依「交易日期」或「月結匯率」換算。並可設定員工是否能手動修改匯率。設定完成後，員工填寫表單時即自動帶入對應匯率與換算結果，外幣報銷不再需要人工計算，大幅提升報銷與稽核效率。
預算支援批次匯入，導入門檻再降低
適用角色：Admin / Finance
情境
過去，企業導入預算機制時，預算需在系統內逐筆建立，工作量龐大，成為企業採用預算管理的一大門檻。
優化內容
現在，於「預算管理 > 列表模式」下可下載匯入格式，批次匯入第一層預算。匯入後，資料無誤的預算將自動建立、狀態直接標記為「已核准」，不需經過簽核流程，並在預算申請中註記為批次匯入。若匯入失敗會提供錯誤原因檔案說明，方便調整後再上傳。此外，匯出報表欄位同步擴充，管理者可直接匯出既有預算資料，調整後即可複製到匯入檔使用，讓預算上線更快速、更便捷。
未報銷自動通知，可同步通知主管協助跟催
適用角色：Admin / Finance
情境
過去，未報銷自動通知僅提醒員工本人，財務人員缺乏更進階的跟催手段，面對遲遲未報銷的項目時較難施力。
優化內容
在「站台設定 > 未報銷自動通知」開啟的情況下，現在可額外設定於特定逾期條件下同步通知主管（部門簽核人）。管理者可彈性設定：
- 排除特定對象或職級（例如董事長、總經理可設為排除，避免不必要的催辦信件）。
- 依項目設定逾期幾天後才通知主管：卡片交易（預設 7 天）、企業用車報銷單（預設 7 天）、預先付款單（預設 30 天）。
每週固定時間，員工會收到未報銷通知，主管則會收到逾期未報銷項目的彙總。主管只要點擊「一鍵提醒成員報銷」，即可以自身名義發送提醒信件，讓跟催更有力，提升報銷回收效率。
所有優化已正式上線，歡迎登入系統立即體驗！若有任何問題，請參閱幫助中心或聯繫客服團隊。
