功能說明
同仁請假或短期離線時，可透過代理機制指定他人協助送出或簽核表單，讓內部流程不中斷，並完整保留紀錄以釐清權責。系統提供兩種代理人，可依實際需求分開設定：送單代理人負責代為建立與送出表單，簽核代理人則在代理期間代為處理簽核。
適用情境
- 部門主管請假：預先設定簽核代理人，避免表單卡在同一關。
- 高階主管長期由助理協助：設定長期代理，不限定期間。
- 行政同仁代送多位主管的申請：設定送單代理人後，即可從個人帳號切換建單對象。
- 主副主管互為備援：互設簽核代理人，任一人在時流程都能往下走。
操作步驟
※ Admin、Finance 可於成員管理代為設定；一般使用者可於我的資料自行設定，兩處資料連動。
Step 1：進入代理設定畫面
管理者路徑
進階管理 > 成員管理 > 點選成員 > 設定成員資料 > 代理設定
「設定成員資料」設定視窗分為基本資訊、代理設定、薪資戶設定、表單預設帶入資料、權限總覽五個頁籤，點擊右上角「編輯」即可修改。
同仁路徑
左側選單最下方的個人圖示 > 我的資料 > 代理設定
同仁可自行設定與查看自己的代理人，不需透過管理者。
💡 兩處設定連動：成員管理與我的資料的代理設定是同一份資料，任一處更新，另一處同步顯示。尚未設定時，畫面會顯示「尚未設定」。
Step 2：設定送單代理人
於「我的送單代理人」區塊指定可協助自己送出表單的人員。
- 最多可設定 20 位，不限定代理期間。
- 代理人可代為建立與送出表單，送出的表單視同由本人送出。
- 代理人於左側選單的個人圖示點選「代替他人送單模式」，即可切換建單對象。
- 不可選擇已停用的成員，或角色為外部稽核者的成員。
💡 系統會主動提醒代理人：當被代理人有下列情況時，系統會寄信給送單代理人，信件標題為「【代理通知】[原使用者姓名] 委託您協助申請單據」（多站台時另顯示站台名稱）：單據被駁回需協助重新申請、尚有數位企業卡交易未完成報銷、尚有企業用車報銷單未完成報銷。
Step 3：設定簽核代理人
於「我的簽核代理人」區塊指定代為處理簽核的人員。與送單代理人不同，簽核代理人僅能設定 1 位。
- 是否需要代理人：選擇「是」後，下方欄位才會開放填寫。
- 設定簽核代理人：選擇一位人員，同樣不可選擇已停用成員或外部稽核者。
- 選擇代理型態：
- 短期代理：勾選「此簽核代理人為短期代理我的簽核職責」，再設定代理期間的起訖日。
- 長期代理：不勾選，直接儲存即可，設定後當下生效、不限定時間。
- 設定信件歸屬：依需求開啟下方兩個開關，再點擊儲存。
兩個信件開關的作用
- 代理期間也需發信給我自己：開啟後，代理期間自己仍會收到信件，涵蓋簽核流程關卡輪到自己時（含簽核與通知）、表單與報表管理的提醒簽核，以及站台設定的未簽核通知三類。未開啟時這三類信件只會寄給代理人。
- 通知關卡也需發信給代理人：開啟後，執行動作為「通知」的關卡也會一併寄給代理人；未開啟時代理人只會收到需要實際簽核的信件。
💡 代理期間的信件標題會標示：代理期間輪到簽核的信件，標題後方會顯示「待代理簽核」，讓代理人一眼分辨是自己的單還是代簽的單。
Step 4：代理期間的權責、通知與查詢
以下以王小明（被代理人）設定陳大同（代理人）為例，說明代理期間與結束後各自看得到什麼、能做什麼。
代理期間
- 王小明：不會再收到這段期間新的簽核通知，但仍可登入自行簽核，代理不等於交出權限。
- 陳大同：於【表單簽核】>【待簽核】看得到王小明這段期間新產生的表單，以及王小明在代理開始前就還沒簽的舊單，皆可直接簽核。
- 表單上的顯示：該關卡會顯示實際簽核的代理人姓名，下方以灰字標示「代理○○○」（○○○為原簽核人）。
代理結束後
- 王小明：恢復收到簽核通知，可於表單簽核使用「代理簽核」篩選條件，回查陳大同幫忙簽過的表單。也可直接依表單狀態尋找：整張已簽完的在「已核准」、尚未簽完的在「待簽核」都找得到。
- 陳大同：不再收到王小明的簽核通知，也看不到新的單；但先前幫忙簽過的表單，仍可在自己的已處理中查到。
系統自動寄送的兩封信
- 代理開始通知：於代理啟用日早上 6:00 寄給代理人、副本給被代理人。僅在被代理人當時仍有未完成簽核的單據才會寄送，當天沒有就不寄。
- 代理結束通知：於代理結束日的隔天早上 6:00 寄給被代理人、副本給代理人。
💡 紀錄完整可追溯：由代理人簽核的表單，其簽核流程、Log 備忘錄與匯出的 PDF 都會顯示實際簽核者與代理關係，稽核時可完整還原是誰核決的。
注意事項
- 不可設定自己為自己的代理人。
- 兩種代理人的數量不同：送單代理人最多 20 位，簽核代理人僅 1 位。
- 設定儲存後立即生效：長期代理儲存當下即生效，短期代理則依所設期間生效，請確認日期無誤。
- 代理人被停用時職責即時中止：因此停用成員時系統會出現提示，建議先將其他成員的代理人改為他人再停用。
- 「秘書模式」已更名：原本的秘書模式現稱為「代替他人送單模式」，相關設定統一整併至代理設定。
- 簽核流程不再單獨設定代理人：簽核流程的關卡內原本的代理人員欄位已移除，一律改由本篇的代理設定統一管理。
- 可查詢自己負責代理誰：於成員管理或我的資料的權限總覽，可查看該成員被設定為幫哪些人送單與簽核。
📖 延伸閱讀：
- 👉 代理人如何查找與處理待簽核表單：操作手冊 E.01 表單簽核
- 👉 簽核關卡顯示「代理」時代表什麼：操作手冊 E.02 表單簽核 – 簽核流程關卡判讀
- 👉 App 是否支援代理模式：FAQ A.06 請問 APP 可以使用代理模式嗎？
