操作手冊 F.06 管理權限設定

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功能說明

過去系統只能透過「部門主管（支出管理者）」這個角色，一併控制誰可以簽核、看報表、管預算、發卡。但組織較複雜的公司，這些工作往往由不同人擔任，綁在同一個角色上不夠靈活。

管理權限設定改為針對個別成員指派不同部門範圍的費用管理職能，包含部門簽核人、部門報表檢視、部門卡片管理、部門預算管理、部門預算發卡五項，讓權限設定更精細、透明且可稽核。

適用情境

僅需看報表、不需簽核：精算部門人員需要查看整個集團的費用報表做分析，但無簽核或發卡需求。
僅需發卡、不需管預算：特助負責從預算發卡給業務部同仁，但預算管理仍由各業務部主管執行。
跨部門權限設定：某成員需同時管理多個部門的費用報表，但簽核權限僅限其中一個部門。

※ 管理權限設定頁面僅限超級管理者 (Admin) 進入與設定。

Step 1：開啟成員的費用管理權限

操作路徑

進階管理 > 成員管理 > 點選成員 > 基本資訊

說明

為成員設定細部部門權限前，需先在成員管理為該成員開啟「費用管理權限」。開啟後，該成員才會出現在【管理權限設定】>【部門權限】頁籤中供進一步設定。

進入【進階管理】>【成員管理】，點選欲設定的成員，右側展開「設定成員資料」設定視窗。
停留在左側的「基本資訊」頁籤，點擊右上角「編輯」。
於部門欄位下方找到「開啟費用管理權限」，將開關切換為開啟後儲存。

💡 另一個開關位置：【管理權限設定】>【部門權限】點開成員後的設定視窗上方，同樣有「開啟費用管理權限」開關，兩處是同一個設定。若該成員已出現在部門權限列表中，可直接在那裡開啟，不必回到成員管理。

Step 2：設定功能權限（全站層級）

操作路徑

進階管理 > 管理權限設定 > 功能權限

說明

管理權限設定分為功能權限與部門權限兩個頁籤。功能權限用於設定全站適用的預設規則，共三個區塊，設定後對全站生效。

① 表單修改權限

開關文字為「當成員為超級管理者或財務會計時，允許修改表單」，開啟後這兩種角色即可在表單送出後直接修改內容，無需退回重提。
預設為關閉。此設定原位於【基本設定】>【站台設定】，已統一移至此處。

💡 與成員的「表單編輯權限設定」是兩層：這裡的開關決定全站准不准修改；開啟後，還要在【成員管理】>【點選成員】>【基本資訊】的「表單編輯權限設定」，逐一決定該成員可以改到哪個階段——「表單簽核中時，可以修改表單」與「表單已簽核且未入帳時，可以修改單據」兩個開關。兩層都開，該成員才改得動。實際可編輯的欄位範圍與操作方式，詳見操作手冊 J.05 財務編輯功能設定。

② 預算查看權限

需站台已設定預算功能才會顯示。此設定僅對角色為員工或政策管理者的成員有效；超級管理者與財務會計預設可看到所有預算。
可分別設定部門預算的「管理者」與「成員」各自看得到哪些預算，選項為「所屬預算（含所有下層預算）」與「所屬預算的上層預算」。
其中管理者的「所屬預算（含所有下層預算）」預設勾選且不可取消，其餘三項預設皆不勾選。

③ 部門費用管理預設權限

設定成員開啟費用管理權限時，預設帶有哪些職能。系統依角色分為兩組，可設定的項目不同：

當角色為員工或政策管理者時：可設定部門簽核人、部門報表檢視、部門預算管理（需已設定預算功能）、部門預算發卡（需已設定預算功能）四項。
當角色為超級管理者或財務會計時：僅可設定部門簽核人與部門預算發卡兩項，因為這兩種角色本來就具備查看與管理全站卡片交易紀錄、預算與報表的權限。

💡 這裡設的是「預設值」：此區塊決定成員開啟費用管理權限時會自動帶到哪些職能，之後仍可在 Step 3 的部門權限針對個人調整。

⚠️ 這裡沒有「部門卡片管理」：部門費用管理預設權限不含部門卡片管理，該項僅能在 Step 3 的部門權限針對個人指定。另外，部門預算管理與部門預算發卡需站台已設定預算功能才會顯示。

Step 3：設定部門權限（個人層級）

操作路徑

進階管理 > 管理權限設定 > 部門權限

說明

部門權限頁籤用於針對個別成員，設定其在各部門或專案範圍內可行使的費用管理職能。列表顯示姓名、部門、帳號 E-mail 與角色，可用成員姓名或角色篩選，並依最後修改時間排序。

點擊欲設定的成員，右側開啟權限設定視窗。
依需求勾選對應的職能權限，可設定的項目如下。
各項目分別指定適用的公司別、部門（含下層部門）、部門／專案，最終適用範圍為所有設定的聯集。
設定完成後點擊儲存。

五種部門權限

部門簽核人：若簽核流程中有設定此部門為簽核關卡，該成員將代表部門行使簽核權（若有兩人以上，其中一人簽核就算通過）。此項僅能指定適用的部門。
部門報表檢視：可於 BI 報表查看該部門／專案的費用使用狀況。
部門卡片管理（需有 VCC）：可查看該部門／專案成員的卡片交易紀錄。
部門預算管理（需已設定預算功能）：可管理並查看該部門／專案的預算使用狀況。
部門預算發卡（需已設定預算功能）：可從預算發卡給部門成員。

💡 找不到某位成員？部門權限頁籤僅顯示已在成員管理開啟「費用管理權限」的成員，若找不到特定成員，請先確認 Step 1 是否完成。另外，設定視窗顯示的權限項目會依 Step 2 功能權限的設定而定。

💡 超級管理者與財務會計只需設定兩項：這兩種角色本來就能查看全站的報表、卡片與預算，因此設定視窗的部門報表檢視、部門卡片管理、部門預算管理三項不提供設定，只會顯示「此成員為超級管理者或財務會計，可查看所有報表／卡片／預算」。實際需要指定範圍的只有部門簽核人與部門預算發卡。

💡 專案沒有簽核人員：部門簽核人只適用於部門，專案不設專案簽核人員；其餘四項權限則部門與專案皆可指定。

儲存失敗：部門簽核人為空

移除某成員的部門簽核人設定、或停用其費用管理權限而清空所有設定時，系統會先檢查是否造成「部門簽核人為空」，並於儲存時提示失敗原因：

此成員為某部門唯一簽核人，但該部門仍為簽核流程裡設定的執行單位——需先指定其他成員為該部門簽核人，才可儲存。
此成員為某部門唯一簽核人，但該部門仍作為待簽核表單的簽核關卡——需先指定其他成員後，才可儲存。
此成員為某部門職級的唯一成員——不可刪除，請至職級管理調整後再操作。

Step 4：批次匯入與匯出

操作路徑

進階管理 > 管理權限設定 > 部門權限 > 批次匯入項目／部門權限匯出

說明

點擊頁面右上角「批次匯入項目」，於設定視窗中點選「下載匯入格式」取得 CSV 範本，檔案內會顯示目前的設定值。
依格式填寫後上傳，系統會依填寫內容覆蓋更新對應成員的設定。
若某位成員不需更新，將「適用公司別」、「適用部門／專案（含下層部門）」、「適用部門／專案」三個欄位留白即可，該成員的設定不會被更動。
點擊「部門權限匯出」可匯出目前的部門權限設定，供內部稽核使用。

💡 建議定期匯出留存：權限異動屬於稽核重點，建議每次調整後匯出一份，作為內部稽核與交接的依據。

注意事項

僅限超級管理者操作：管理權限設定頁面只有角色為超級管理者 (Admin) 的帳號可進入與設定。
費用管理權限需先開啟：部門權限頁籤僅顯示已在成員管理開啟費用管理權限的成員。
「支出管理者」已全面更名：部門與專案、簽核流程中的「支出管理者」一律改為部門簽核人；預算管理中則改為預算管理者，可發卡的預算另顯示預算發卡者。預算水位達指定比例的通知信，也改為通知預算管理者。
哪裡可以查權限：部門與專案的編輯設定視窗新增「權限總覽」，可查看該部門下每個權限的人員是誰；成員個人也可於左下角我的資料查看自己帳號擁有的權限總覽。
停用成員前請先確認：停用成員或關閉其費用管理權限時，系統會檢查是否造成部門簽核人為空，若有則無法儲存。