操作手冊 A.04 COMMEET 報銷情境與流程總覽

功能說明

COMMEET 提供全方位的企業費用管理解決方案，涵蓋「事前設定」、「事中申請與報銷」到「事後核銷與財務管理」完整生命週期。透過整合數位企業卡與企業簽單乘車資料，讓交易與乘車紀錄直接帶入報銷流程，達成無紙化管理。

快速導覽

• 第一部分：COMMEET 報銷流程總覽圖
• 第二部分：報銷表單類型總覽
  • 一、費用申請階段｜先提請、後報銷與出款
  • 二、費用報銷階段｜實支實銷與自動生成
  • 三、數位企業卡｜下對上申請與上對下發卡

第一部分：COMMEET 報銷流程總覽圖

下方兩張圖分別展示 COMMEET 費用管理的核心三大階段，以及數位企業卡的發卡雙軌架構：

▲ 圖 1：核心報銷三大生命週期

▲ 圖 2：數位企業卡雙軌模式

第二部分：報銷表單類型總覽

COMMEET 的報銷流程分為「事前申請」與「實支報銷」兩大階段，支援表單勾稽（如費用報銷單勾稽費用申請單）與預付款多退少補結算，並延伸整合數位企業卡與企業用車報銷。以下為各類單據的用途與關聯說明：

一、費用申請階段｜先提請、後報銷與出款

用於支出尚未發生，或需由公司預先撥付資金的事前審查階段，包含以下兩類單據：

1. 費用申請單（事前預估，不實際出款）

用於支出尚未發生時的預先申請（例如活動費用預估、專案採購）。
💡 核心規則：核准後不會實際出款，後續可作為前單，供「費用報銷單」或「預先付款單」勾稽。

2. 預先付款單（事前撥款，後補明細憑證）

用於公司需先行撥付資金予廠商或同仁之項目（如保證金、展覽訂金、出差零用金）。
💡 核心規則：核准後由財務撥款並填寫「實際付款日期」，表單轉為「已付款」後，申請人回到原預先付款單點選「進行報銷」，系統會依預付類型（一般預付款／差旅預付款）自動建立費用報銷單或差旅報銷單，補上實際明細與憑證並進行多退少補結算。

二、費用報銷階段｜實支實銷與自動生成

用於費用已實際發生並需請款核銷之階段，包含以下兩類單據：

1. 費用報銷單（實支實銷與勾稽核銷）

用於同仁個人代墊、付款給供應商，或數位企業卡交易之費用報銷。
💡 核心規則：支援 Web／App 上傳憑證並以 OCR 自動辨識帶入，可勾稽事前已核准之「費用申請單」，並可透過「新增卡片交易」帶入數位企業卡交易。

2. 企業用車報銷單（乘車後自動生成）

同仁使用企業簽單搭乘串接車隊（Uber、55688 台灣大車隊、LINE GO、yoxi）後，系統會自動擷取乘車資料生成「企業用車報銷單」並寄信通知同仁，補填費用歸屬等資訊後送出。
💡 核心規則：若同仁已設定預設資料，且管理者於【進階管理】>【表單設定】>【企業用車報銷單】開啟自動送單，表單產生後將自動送出簽核。

三、數位企業卡｜下對上申請與上對下發卡

COMMEET 數位企業卡提供「下對上申請卡片」與「上對下預算發卡」兩種模式，兼具彈性授權與預算控管：

1. 下對上：卡片申請單（由同仁主動提出）

用於同仁因公商務消費（如軟體訂閱、線上廣告、差旅預訂）時，填寫「卡片申請單」。經簽核流程核准後，系統會寄發卡號與開卡密碼予同仁使用；刷卡後於費用報銷單或差旅報銷單「新增卡片交易」帶入報銷。

2. 上對下：預算發卡（由管理者主動指派）

Admin、Finance 或具「部門預算發卡」權限之成員，可於【預算管理】直接在預算下發卡予同仁。
💡 核心規則：發卡額度直接計入該預算，可於預算下查看所有卡片與交易。同仁刷卡後，系統不會自動生成報銷單，需與卡片申請單相同，於費用報銷單或差旅報銷單「新增卡片交易」帶入報銷。