4.04 表單申請-預先付款單(多退少補版)

4. 表單管理, COMMEET 操作手冊, Help Center

「預先付款單多退少補」是針對「先預付、後核實」情境設計的完整結算機制。當公司先預付款項給員工或供應商，實際花費與預付金額產生落差時，系統會把「多退（退款）」與「少補（補款）」的金額、狀態與多幣別沖抵全程管理到底——多幣別自動沖抵、匯差自動計算，讓管理者、申請人與財務在同一張預付單上完成從報銷、沖抵、退補款到入帳的閉環。

適用情境

出差、採購或供應商往來時先預付一筆款項，實際支出常與預付金額不同。
預付涉及多種外幣，需依幣別分別沖抵並計算匯差。
多付的款項要退回公司、少付的款項要補付，且需要追蹤是否實際入帳。

涉及角色：管理者設定（Admin／Finance）、申請人（報銷／結算）、財務（確認入帳）。

Step 1：管理者設定預付報銷規則與退補款欄位

進階管理 > 表單設定 > 預付報銷規則設定

由管理者統一設定全公司預先付款單的報銷方式，以及發生多退（退款）、少補（補款）時申請人需填寫的欄位與規則。

設定項目	說明
報銷方式設定	設定「一張預先付款單是否可由多張費用報銷單報銷」，以及「申請人是否可在費用報銷單內報銷預先付款單以外的費用項目」。
多退款欄位設定	設定發生多退時，員工或供應商需填寫的退款欄位，例如允許的退款方式（匯款回公司帳戶、現金繳回及相關提示文字）、預計退款日期、匯款帳戶後五碼、退款截圖等。可依當初付款對象（員工／供應商）分開設定。
少補款規則設定	設定發生少補時的規則，例如補款對象是否必須與預付單付款對象相同；若允許不同，可決定付款對象可選取的種類。

Step 2：申請人進行報銷，系統自動沖抵預付

表單申請 > 預先付款單 >（已付款的預付單）> 進行報銷

預先付款單經核准並填寫實際付款日期、狀態轉為「已付款」後，預付單下方會顯示各幣別的結算狀態，申請人即可進行報銷。系統會依幣別自動沖抵預付金額。

於已付款的預付單點擊「進行報銷」。第一張預先付款報銷單會自動帶入預付單的所有費用項目與金額；若本次報銷金額有異動，可直接編輯調整。第二張起不再自動帶入費用項目。
可自行新增任意費用項目；費用項目選項是否限定與預付單相同，依管理者在預付報銷設定的設定而定。

填寫預付單有出現的外幣費用項目時，系統會顯示該外幣「還有多少預付可用」，並依序自動抵用；修改或刪除費用項目時自動重新計算：

情況	系統顯示
剛好全額抵用	「由預付全額沖抵，故取預先付款單的匯率計算」。
抵用後仍不足	顯示超出金額，申請人填寫代墊匯率與換算結果（匯率依「外幣匯率管理」設定顯示），系統會分別列出「預付沖抵」與「代墊」明細。
預付已全數抵用完	顯示已全數被抵用，申請人填寫匯率與換算本幣（匯率依外幣匯率管理設定）。
台幣、或預付單未出現的外幣費用項目	比照一般報銷：選擇幣別，如有匯率則填寫匯率。

💡 提醒：外幣會依序自動抵用，申請人不需自行計算沖抵順序；每次修改費用項目，系統都會即時更新剩餘可用預付與匯差。

Step 3：系統計算多退少補

申請人填寫的費用項目，會依幣別、依序沖抵預付單的金額，並計算該幣別的多退少補小計。

計算規則：本次金額 − 預付剩餘金額＝差額

本次報銷金額＝此張預先付款報銷單內已更新費用項目、該幣別的原幣金額總計。
預付剩餘金額＝預付單該幣別原幣金額總計 − 已勾稽報銷單該幣別的原幣金額總計。

差額	結果	說明
差額＝ 0	已結清	預付剛好抵銷完畢，該幣別狀態為「已結清」。
差額 > 0	少補	本次報銷比預付剩餘金額多，需補款；少補一律換算成台幣付款並填寫補款資訊。
差額 < 0	有餘額	本次報銷比預付剩餘金額少，尚有餘額；後續由申請人走「結算金額」退款（見 Step 4）。

💡 提醒：若管理者設定為「補款對象需與預付單相同」，付款對象資訊會直接顯示，申請人無須另行填寫。

Step 4：多退退款——申請人結算金額、財務確認入帳

表單申請 > 預先付款單 >（有餘額的預付單）> 結算金額

當預付仍有餘額、且確定不會再有憑證需報銷（多退情境），即可進行退款結算，由申請人發起、財務確認收款後完成入帳。

申請人：結算金額

於預付單點擊「結算金額」，填寫退款相關資訊（欄位為管理者在表單設定內設定者）。
若預付單內有多個幣別需退款，一次性填寫。
送出後，該幣別狀態變為「結清中」。

財務：確認入帳

實際收到款項後，點擊「編輯」填寫實際退款日期，該幣別即變為「已結清」。
系統自動寄送郵件通知申請人「財務已確認收到款項」。

簽核順序須留意：預付報銷單於簽核中（尚未「已核准」）時，申請人無法送出第二張報銷單，只能對餘額做結算金額動作。因為第一張報銷金額會決定第二張的多退少補結果，須待已勾稽的預先付款報銷單全部為「已核准／已刪除／已作廢」後，才能再報銷或結算金額。

Step 5：查詢結算狀態與報表

財務與申請人可從多個入口查詢預付單的結算進度，並批次處理退款日期；預付單也會與預算水位連動。

預付單結算狀態	條件
已結算	所有幣別皆「已結清」（表單編號下方會顯示紅字提示）。
結算中	部分幣別已結清、部分未結清。
未結算	所有幣別未結清。