3.06 外幣匯率管理

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外幣匯率管理：多維度匯率設定，外幣報銷自動換算

功能說明

此功能升級為多維度匯率機制。授權的管理人員（Admin / Finance 角色）可針對不同表單類型，分別設定匯率來源（手動每日匯率、台灣銀行牌價、自訂 API）與匯率基準值。員工填寫差旅、費用、預先付款等表單時，系統將自動依設定帶入對應匯率並完成換算，消除人工計算誤差，大幅提升報銷與稽核效率。

適用情境

過去系統每種幣別僅維護單一固定匯率，無時效性（無法反映匯率波動），也無場景區分（差旅、採購等情境套用相同基準），導致員工報銷金額與實際兌換金額產生落差。財務審查時須大量人工介入比對與修正，管理成本高且容易出錯。透過本功能，企業可建立有時效、分場景的匯率規則，讓外幣報銷自動換算、帳務更精準。

※ 本功能適用角色為 Admin 與 Finance。

Step 1：啟用企業使用的外幣（外幣設定）

設定路徑

進階管理 > 外幣匯率管理 > 外幣設定

說明

此處設定企業實際會用到的外幣。唯有設定為「啟用」的幣別，使用者在填寫表單時才能選取並填寫金額。

於「外幣設定」分頁，將企業會使用到的幣別設定為「啟用」。
停用的幣別會自動排序至最後，且不會出現在表單的幣別選項中。
可將常用幣別「釘選為常用」，該幣別會在表單的幣別選項中置頂顯示，方便員工選用。

Step 2：設定各表單的匯率規則（表單匯率設定）

設定路徑

進階管理 > 外幣匯率管理 > 表單匯率設定

說明

完成外幣設定後，可於「表單匯率設定」針對每一種表單，分別指定匯率來源與匯率基準值。可設定的表單種類依「進階管理 > 表單設定」而定，包含：差旅申請單、差旅報銷單、費用申請單、費用報銷單、預先付款單、預先付款報銷單。

匯率來源

每日匯率（手動建立）：由管理者自行維護每日匯率（詳見 Step 3）。
每日匯率（台灣銀行）（新站台預設）：系統自動抓取台灣銀行每日指定牌價，可選擇即期匯率-賣出（預設）、即期匯率-買入、即期匯率-中價（（買入＋賣出）÷ 2）。
自訂 API：僅開放差旅申請單／差旅報銷單選用。

匯率基準值（依表單類型而異）

差旅申請單／差旅報銷單

出發前一日
出發日
行程結束日
期間匯率平均
期間匯率最高

費用申請單／費用報銷單／預先付款單

交易日期
月結匯率（依「交易日期」前一月最後一日的有效匯率）

預設匯率帶入方式（差旅單）

可另外設定差旅申請單／差旅報銷單在表單第一頁的預設匯率要如何帶入，兩種方式的差別在於申請人能不能改匯率：

帶入方式	行為	申請人可否修改
系統預設帶入幣別匯率	申請人填寫完行程起迄日後，系統自動帶出所有已啟用且有匯率的外幣與其匯率。	不得修改
單筆手動新增幣別匯率（新站台預設）	申請人填寫完行程起迄日後，手動一一加入該次差旅會用到的外幣，系統自動帶入匯率。	可再修改

💡 提醒：原本位於「站台設定」中的「員工可否修改匯率」設定，已搬移至此處。此設定將連動員工填單時的換算結果是否可編輯（詳見 Step 4）。

Step 3：維護每日匯率（手動建立 / 台灣銀行）

設定路徑

進階管理 > 外幣匯率管理 > 每日匯率（手動建立）／每日匯率（台灣銀行）

說明

系統會依 Step 2 所選用的匯率來源，自動顯示對應的維護分頁。

情境一：每日匯率（手動建立）

若有任一表單的匯率來源設為「每日匯率（手動建立）」，系統會顯示此分頁，可開始維護每日各啟用幣別的匯率。

逐日設定各啟用幣別的匯率，亦可批次上傳檔案一次設定。
已設定過的日期不得重複新增。
已新增的匯率可編輯或刪除。

情境二：每日匯率（台灣銀行）

若有任一表單的匯率來源設為「每日匯率（台灣銀行）」，系統會顯示此分頁。此處不可新增或編輯，僅顯示系統自動抓取的台灣銀行每日指定牌價數據。

Step 4：員工填單自動帶入匯率

操作路徑

填寫差旅／費用／預先付款等表單

說明

設定完成後，員工填寫表單時，系統會自動帶入對應匯率。換算結果是可編輯或僅可檢視，取決於 Step 2 是否開放「員工可修改匯率」。

差旅申請單／差旅報銷單

申請人於第一頁填寫行程起迄日後，系統會依 Step 2 設定的預設匯率帶入方式處理外幣：
- 設為系統預設帶入時，自動帶出所有已啟用且有匯率的外幣，帶入後不得修改。
- 設為單筆手動新增時，申請人自行加入該次差旅要用的外幣，系統帶入匯率後仍可修改。
於日程表中新增費用項目時，外幣匯率會依第一頁的預設匯率帶入。