表單填寫內容龐雜，設計困難且維護不易 許多客戶的費用在申請或報銷時，需要填寫大量的資料。可能會因為費用的項目不同，而需要填寫不同的資料，或是同個費用項目在申請與報銷時也會需要不一樣的資料，來協助辦理同仁可以清楚地知道申請的目的與細節。 當過去採用紙本的作業形式時，需要製作多種不同的格式，包含申請、預付與報銷，加乘上不同的費用項目，表單版本數量很可觀。或是可能將所有的費用項目擠在同一張表單，就會有大
物流車費用管理，瑣碎又繁雜，消耗主管時間及心力 某傳統產業有數十台物流車，提供全省客戶送貨服務，車輛管理成了公司的重要工作之一。 平日還有瑣碎的油資、高速公路過路費、停車費等支出由駕駛員代墊，後，再向車輛管理主管申請零用金。每月整理發票及統計每輛車的支出成了該主管繁雜又耗時的工作。 定期保養、驗車、保險、稅金等大筆支出由車輛管理主管請款後，會計統一支付。匯整每台車輛的總支出，向高階主管報告，則是成
傳統模式降低員工產值，電商龍頭調整管理策略 該客戶始於百貨零售，近年活躍於電商市場。產品從誕生至交付客戶手中，需要倚靠各部門間的緊密協作，才能促進品牌加速擴展。由於該客戶並沒有統一的ERP管理系統，各部門之間使用紙本申請、做費用核銷，並以Email作為主管決核的管道。 客戶面臨的首要困境，就是各類紙本文件。它可能包含了公關部的廠商申請單、客服部的退款申請單，以及雜項購置、名片印製等表單。在需要費用
不同申請單，不同簽核流程，讓人好混亂 某連鎖品牌於全台各地均有門市，過去與總公司之間的申請單，均以電子郵件方式傳送，各式表單各有不同的簽核流程及不同的收件者。 以「人力需求單」、「報修單」為例： 人力需求單：申請人→店長→區長→業務經理→人事單位 報修單：則依報修項目及金額大小分為： 申請人→店長→區長→總務部門 申請人→店長→區長→業務經理→總務部門 申請人→店長→區長→業務經理→總經理→總務部
公司卡代墊公司開銷，交易安全堪慮 某傳產食品公司，採取接單隔天送貨的模式，作業上需要大量的文具、印刷品、膠帶及包裝耗材，每次訂購時，總務人員以公司卡結帳下單。 物流車的燃油則是和鄰近的加油站配合，物流司機至指定加油站加油簽單後，每月月底由會計攜帶公司卡至加油站刷卡結帳。 同仁出差線上訂購高鐵票及住宿時，也以公司卡刷卡結帳。 因此，公司卡會有很多的經手人，卡號外洩的交易安全，只能憑經手人的道德標準來
多門市費用計算複雜且費時： 該客戶為全台各大通路皆有門市的連鎖品牌，除了各門市自行的固定費用與代墊支出外，總部也會依據部門或門市管理整體的費用，經常會有一個費用要分攤到多個部門或甚至50個以上門市的狀況。 比如行銷部的廣告費，會需要依據上一季各門市營業額的比例，分攤給不同門市、不同金額。也有類似節慶檔期的門市宣傳物品，需要依據各門市預估業績去衡量分配，再將總製作費用依照預估業績拆算分攤。 每一次的