操作手冊 E.01 表單簽核

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功能說明

【表單簽核】是簽核人員（部門簽核人、職級對應人員、指定簽核人及其簽核代理人）處理表單的專屬作業區。功能內分為待簽核與已處理兩個頁籤，可逐張開單檢視後同意或駁回；若這張單需要其他人一起看過，可在同一個畫面新增臨時關卡，指定加簽、通知、移交核決權或徵詢意見。單據量大時，也能回到列表勾選多張表單一次批次簽核。

適用情境

每日例行簽核：進入待簽核頁籤即可看到輪到自己的表單，不必從各表單種類逐一尋找。
需要他人意見時：金額較大或事由需釐清的單據，可在簽核畫面直接加簽或徵詢相關單位。
月底大量小額單據：以篩選條件圈出同一類表單後批次同意，減少逐張開單的時間。
回頭查核已簽過的單：於已處理頁籤查詢自己或代理人簽過的表單。

※ 本功能適用對象為簽核流程上的執行單位（部門簽核人、職級對應人員、指定簽核人及其簽核代理人）。

Step 1：進入表單簽核，分辨待簽核與已處理

操作路徑

資訊洞察（首頁）> 表單簽核　或　左側選單 > 表單簽核

說明

登入後於首頁「資訊洞察」點擊表單簽核圖示，或直接點擊左側選單的表單簽核。
功能展開後有待簽核與已處理兩個頁籤，預設進入待簽核。
待簽核頁籤右側的數字角標顯示目前輪到自己處理的表單總數。

兩個頁籤的差別

待簽核：簽核流程剛好輪到自己的表單（含自己代理簽核的）。另包含多人加簽採過半／任一同意、而自己尚未簽核的表單，以及自己已送出徵詢意見、正在等待對方回覆的表單。
已處理：簽核流程中任一關卡已簽過的表單，包含同一執行單位內其他人簽的單。

⚠️ 找不到某張表單？若自己在簽核流程上但還沒輪到，該表單不會出現在待簽核。例如流程為王小明 ➔ 陳大同 ➔ 林美惠，目前停在王小明，則陳大同與林美惠的待簽核都看不到這張單。

📌 已處理為什麼會出現不是我簽的單？
因為「已處理」是以執行單位為範圍，不是以個人為範圍。只要自己在這張表單的簽核流程中（不論是被指定的簽核人員、部門簽核人，或部門職級的對應人），就會看到：表單狀態為「已核准」的表單（不含已刪除、已作廢），以及表單狀態為「待簽核」，且自己、自己的簽核代理人，或同一執行單位的其他人已經處理過的表單。
舉例：簽核流程的關卡設定為「業務部」，業務部的部門簽核人有王小明與陳大同兩位。陳大同簽過之後，王小明的已處理也會看到這張單。若關卡設定為「業務部的職級-經理」，規則亦同。

💡 簽核代理人的範圍不同：若自己是因為擔任簽核代理人才出現在流程中，已處理僅會看到代理期間實際簽核或被通知過的表單，不會看到該關卡其他時期的單。這裡的「處理過」包含簽核、通知、略過、移交核決權、徵詢意見，以及同意並加簽多人的加簽與通知。

Step 2：在列表中篩選與檢視表單

操作路徑

表單簽核 > 待簽核／已處理

說明

待簽核與已處理的篩選條件、列表欄位與匯出報表功能，皆與【表單申請】一致，可先圈出要處理的範圍再開始簽核。

篩選條件：表單種類、表單編號、申請人、預算名稱、申請日期、付款對象、付款狀態、預計付款期間、實際付款期間、結算狀態、退款方式、退款狀態、費用歸屬、費用項目、關聯表單、是否分攤、表單金額區間、財務編輯、行程名稱／出差國家、事由／備註。
列表欄位：表單編號／預算名、表單狀態、申請日期、金額／總額度、申請人、費用歸屬、事由、關聯表單、結算狀態、退款狀態等，欄位較多時可左右捲動檢視。
自訂列表欄位與排序：右上角可切換排序方式、更新列表，並透過齒輪圖示調整列表要顯示哪些欄位。
展開查看明細：點擊表單編號左側的三角形圖示，可直接在列表中展開該張表單的費用項目。
匯出報表：點擊右上角下載圖示，即可將目前列表結果匯出。

💡 已處理專屬篩選：已處理頁籤多一個「簽核人員」篩選條件，可區分是本人簽核（自己簽過的單）還是代理簽核（自己的代理人幫忙簽過的單）。

Step 3：單筆簽核與駁回

操作路徑

表單簽核 > 待簽核 > 點擊表單

說明

點擊表單後進入簽核畫面，左側顯示申請人資訊與簽核關卡，右側為表單內容。
檢視費用項目、附件、付款對象與金額。可使用上方的匯出 PDF、匯出附件等按鈕取得完整資料。
確認完畢後點擊表單下方的「簽核」，跳出簽核意見視窗。
填寫意見後選擇「同意」或「駁回」。

💡 簽核意見何時必填：選擇同意時，簽核意見為選填；選擇駁回時，簽核意見為必填，讓申請人知道要修正什麼。

💡 看懂左側的簽核關卡：關卡會顯示每一關的執行單位與目前狀態（已申請／待簽核／已簽核／已通知／簽核完成）。若某一關被自動通過或略過，系統會直接標示原因；關卡的顯示規則與各種略過原因，詳見操作手冊 E.02 表單簽核 – 簽核流程關卡判讀。

Step 4：新增臨時關卡

操作路徑

表單簽核 > 待簽核 > 點擊表單 > 新增臨時關卡

說明

「新增臨時關卡」與「簽核」在同一個畫面的下方。當這張表單需要其他人一起看過、或自己不適合核決時，不必先簽核，直接點擊「新增臨時關卡」，於動作下拉選擇要執行的方式：

同意並加簽其他執行單位：自己這關視為同意，並加入一關由指定對象簽核。
同意並通知其他執行單位：自己這關視為同意，指定對象僅收到通知，不需簽核。
移交核決權給其他執行單位：將這關的核決權（同意／駁回）完整移交給指定對象，對方會收到 Email 與站內通知。移交後本人將無法再簽核此關卡。
向其他執行單位徵詢意見後再簽核：送出徵詢後，自己的簽核按鈕會暫時隱藏；待對方填寫建議並「回覆」後，簽核按鈕重新出現，即可繼續簽核。

指定執行單位與通過條件

於執行單位選擇類型（部門或人員），再輸入名稱選取對象。選擇人員時下方會顯示該人員的 Email；選擇部門時會列出該部門的簽核人，並標示「任一部門簽核人同意即通過」。
需要多人時，點擊「新增執行單位」繼續加入，可一次加簽多人。
加入多個執行單位時，需選擇通過條件：全部同意、過半同意或任一人同意。
填寫說明（選填）後點擊「新增」。

💡 為什麼沒看到「過半同意」：執行單位需三個以上才會出現「過半同意」選項。只加入兩個執行單位時，畫面只會顯示全部同意與任一人同意。若執行單位為偶數，過半的認定為超過 50%（例如四位時需三位以上同意）。

⚠️ 未達通過條件會退回申請人：臨時加簽關卡若未達成所設定的通過條件（例如全數通過卻有一人不同意、任一人通過卻全數不同意），系統會將表單直接退回給申請人，並顯示「臨時加簽關卡通過條件為○○，因未達成故退回給申請人」。

Step 5：批次簽核多張表單

操作路徑

表單簽核 > 待簽核 > 勾選表單 > 批次簽核表單

說明

於列表左側勾選要處理的表單，或勾選表頭的核取方塊全選當頁。
畫面下方會浮出工具列，顯示「已勾選 N 個項目」與「批次簽核表單」，點擊後者。
於「批次簽核」視窗選擇「全部同意」或「全部駁回」。
填寫簽核意見（批次填寫的意見會統一顯示在這批表單中），點擊「批次簽核」完成。

💡 批次簽核沒有臨時關卡：臨時加簽、通知、移交核決權與徵詢意見只能在單張表單的簽核畫面操作。若這批表單中有需要加簽的，請改用 Step 3、Step 4 逐張處理。

⚠️ 批次簽核後請確認結果：系統會依結果顯示全部成功、部分成功或全部失敗。出現部分成功或失敗時，請依提示訊息處理下方常見原因。

批次簽核失敗的常見原因

查無表單（使用者已抽單或刪除）：勾選後、送出前申請人抽回或刪除了該單。
非簽核人，無執行權限：該關卡已由同單位其他人先簽，或流程已往下走。
卡片有效期間不合法：簽核卡片申請單時，卡片的有效期間設定不符合規範。
不可核決自己申請的表單：該單是自己送出的申請單。
其他原因：畫面會顯示「執行失敗，請洽 COMMEET 並提供執行時間及失敗單號」，可直接點擊通報。

所有簽核紀錄皆可追溯

檢視位置

開啟任一表單 > 捲動至表單最下方的 Log 備忘錄

說明

左側的簽核關卡呈現的是目前狀態，Log 備忘錄則記錄發生過的每一個動作。表單被抽單、重送、改過流程或臨時加簽時，都要回到 Log 才看得到完整經過。這個區塊經常被忽略，但它是稽核與釐清爭議時最重要的依據。

Log 會記錄哪些動作

申請階段：暫存申請單、新增申請單、抽單申請單、變更申請單、重送申請單。
簽核動作：「同意，○○○」、「駁回，○○○」，括號內為簽核者當時填寫的意見。
臨時關卡：「同意並加簽以下單位：○○○」、「同意並通知以下單位：○○○」、「移交核決權給○○○」、「徵詢：○○○」，以及被徵詢者的「回覆，○○○」。
自定義簽核流程：「原簽核流程為○○○；經申請人更改為○○○」，可直接比對申請人調整了哪幾關。
臨時加簽未通過：「臨時加簽關卡通過條件為○○，因未達成故退回給申請人」。
代理簽核：由代理人簽核時會記錄實際簽核者，表單的簽核關卡也會標示代理人。

💡 匯出 PDF 一併帶出簽核狀態：表單匯出的 PDF 會列出完整簽核流程各關卡的狀態，包含尚未簽核的關卡。若需要在流程尚未全部完成前，先將單據連同紙本憑證轉交財會，可直接使用匯出 PDF，不需另外截圖。

💡 Log 時間一律為台北時間：每筆 Log 顯示為「yyyy/mm/dd hh:mm (UTC+8)」。例如同仁在海外出差期間，於當地時間 00:00 送出表單，Log 仍會顯示台北時間 07:00 (UTC+8)。不論在哪個時區檢視，顯示結果都相同，核對出差期間的單據時不需自行換算時差。

⚠️ 稽核時請以 Log 為準：人員姓名與部門名稱日後若有更動，左側簽核關卡一律顯示最新名稱，而 Log 保留當下的名稱。兩邊顯示不一致時，代表名稱曾經異動過，並非紀錄錯誤。