功能說明
員工出差前常需要先向公司預支現金，回國後再結算實際花費 —— 多花的由公司補、剩下的退還公司。本功能讓預先付款單與差旅報銷單直接串接：申請預付款時指定為「差旅預付款」，即可直接產生差旅報銷單並自動勾稽；報銷時系統逐筆自動沖抵預付金額，外幣依交易日期依序抵扣，多退少補在同一張單據內結清。
財會不需再靠試算表人工比對「預付了多少、報銷了多少、該退該補多少」，整趟差旅從預支、消費、報銷到還款形成完整軌跡。
適用情境
過去預先付款單只能搭配費用報銷單。同仁出差前先請了一筆款，回國後卻得另外開一張差旅報銷單，兩張單各自獨立、無法勾稽，財會只能自行比對兩邊金額。若預付款含外幣，哪一筆花費先抵、抵完剩多少、超出部分匯率怎麼算，全部得由申請人自己試算，錯一格就整張退回重來。
導入本功能後，適用於以下情境：
- 出差前預支現金：預先付款單指定「差旅預付款」，核准後直接產生差旅報銷單。
- 含外幣的預付款：系統依費用項目的交易日期由早到晚依序沖抵，不需人工排序。
- 多退少補結算：應退、應補金額由系統計算並列入單據，不再另以信件或口頭處理。
- 單據追溯：可由差旅申請單或預先付款單單號反查後續勾稽的報銷單。
操作步驟
一、申請與勾稽
二、報銷與沖抵
三、送出與追蹤
※ Step 1～5 為一般使用者（申請人）操作；Step 6 的簽核查詢依角色開放不同檢視範圍；Step 7 的報表管理限財會 / 超級管理者使用。
一、申請與勾稽
Step 1：填寫預先付款單並指定「差旅預付款」
操作路徑
登入 COMMEET 系統 > 表單申請 > 預先付款單
說明
預先付款單第一頁新增預付款類型欄位。這個選擇決定日後點擊「進行報銷」時要產生哪一種報銷單，因此請在建單時就選對。
一般預付款（預設）
- 點擊「進行報銷」後產生費用報銷單。
- 需表單設定有啟用費用報銷單才會顯示此選項。
差旅預付款
- 點擊「進行報銷」後產生差旅報銷單。
- 需表單設定有啟用差旅報銷單才會顯示此選項。
- 付款對象僅能選擇員工。
Step 2：由預先付款單產生差旅報銷單
操作路徑
登入 COMMEET 系統 > 表單申請 > 預先付款單 > 已核准單據 > 進行報銷
說明
- 預先付款單完成簽核後，於該單據點擊「進行報銷」。
- 因 Step 1 選擇了「差旅預付款」，系統會直接產生差旅報銷單，並自動帶入勾稽關係。
- 差旅報銷單第 1 頁會顯示已勾稽的預先付款單，點擊即可打開側邊欄，檢視該預付單的金額與費用項目明細。
二、報銷與沖抵
Step 3：填寫費用項目，系統自動沖抵預付款
說明
只要預付單還有餘額，系統就會在您填寫費用項目時優先抵扣（日支費不納入沖抵）。當預付單含外幣時，系統會自動計算剩餘可抵金額；若超出預付單剩餘金額，超出部分列為代墊，此時才需要填寫代墊的匯率。
外幣的沖抵順序
預付單有的外幣，系統會依費用項目的交易日期由早到晚依序沖抵。不同差旅元件的「交易日期」認定方式如下：
| 差旅元件 | 交易日期的認定 |
|---|---|
| 機票 | 起飛日期 |
| 住宿 | 入住日期 |
| 鐵路 | 出發日期 |
Step 4：確認付款對象與預付還款明細
說明
差旅單若有勾稽預付單，填寫付款對象時，系統會把單據金額拆解為三段呈現：
| 組成 | 計算方式 |
|---|---|
| 總金額 | 卡片交易金額 ＋ 代墊金額 ＋ 預付金額 |
| 卡片交易金額 | 卡片交易的 TWD 金額 |
| 代墊金額 | 費用項目的「代墊換算金額」加總 |
| 預付金額 | 代墊的費用項目換算金額 － 上述代墊金額 |
付款對象的可調整範圍
付款對象沿用現有機制，可填寫多個對象，但在下列情況會被系統固定：
- 當有勾稽預先付款單，且預付單有外幣金額時，付款對象固定為申請人，不可調整與新增。
- 若表單設定的預付報銷規則中，補款規則設為「補款對象需與預先付款單付款對象相同」，付款對象顯示為申請人且不可再調整。
- 若補款規則設為「補款對象可與預先付款單付款對象不同」，申請人可自行填寫付款對象。
預付還款明細
系統會自動計算預付單原本的金額，與本次報銷各幣別沖抵後，申請人應還款的各幣別金額。還款明細顯示哪些欄位，依「表單設定 > 預付報銷單設定」而定。
三、送出與追蹤
Step 5：送出後檢視預付結算資料
說明
表單送出後轉為檢視模式（view only），會顯示以下彙總資訊：
- 小計清單：卡片交易小計 ＋ 預付沖抵小計 ＋ 代墊款項小計，以台幣與原幣兩種計算呈現。
- 預付結算資料：包含各幣別結清明細與預付還款資訊。
差旅報銷單的 PDF 也會同步顯示預付還款資訊。
Step 6：以「關聯表單」反查勾稽單據
操作路徑
登入 COMMEET 系統 > 表單簽核 > 待處理／已處理
說明
表單簽核的待處理與已處理清單新增篩選條件「關聯表單」。輸入差旅單號或預先付款單單號，即可帶出有勾稽該筆差旅報銷單的差旅申請單與預先付款單，便於審核者確認單據之間的關係。
Step 7：於報表管理匯出差旅還款明細
操作路徑
登入 COMMEET 系統 > 財務管理 > 報表管理
說明
報表管理的匯出檔案在自選欄位中新增「預付退款資訊」欄位群組，可將本次差旅的退款資訊一併匯出，供後續核對與歸檔。展開後勾選需要的欄位，加入「已選欄位」再匯出即可。
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 預付退款資訊 | |
| 退款狀態 | 該筆退款目前的處理狀態 |
| 退款幣別 | 本次應退款的幣別 |
| 退款金額 | 該幣別應退款的金額 |
| 退款方式 | 申請人選擇的退款方式 |
| 預計退款日期 | 申請人填寫的預計退款日 |
| 實際退款日期 | 實際完成退款的日期 |
| 匯款帳號後五碼 | 申請人填寫的匯款帳戶後五碼 |
| 退款備註 | 退款相關備註 |
（參考）預算水位如何計算
當差旅報銷單與預先付款單、差旅申請單、卡片額度組合使用時，各單據分別會從預算扣掉哪一個數字，整理如下。差旅報銷單的代墊台幣數已扣掉預付的部分，因此不會與預先付款單重複計算。
| 單據組合 | 扣預算的表單 | 扣除的數字 |
|---|---|---|
| 預先付款單 ＋ 差旅報銷單 | ||
| 預先付款單 | 單據總計台幣數 － 退款金額 | 差旅報銷單的代墊台幣數會扣掉預付的數字 |
| 差旅報銷單 | 代墊台幣數 | |
| 預先付款單 ＋ 差旅申請單 ＋ 差旅報銷單 | ||
| 預先付款單 | 單據總計台幣數 － 退款金額 | 差旅報銷單的代墊台幣數會扣掉預付的數字 |
| 差旅申請單 | 單據總計台幣數 | |
| 差旅報銷單 | 代墊台幣數 | |
| 預先付款單 ＋ 差旅申請單 ＋ 差旅報銷單 ＋ 卡片額度 | ||
| 預先付款單 | 單據總計台幣數 － 退款金額 | 差旅報銷單的代墊台幣數會扣掉預付的數字 |
| 卡片申請單 | 卡片總額度 | |
| 預算發卡 | 預計發卡額度 | |
| 差旅申請單 | 單據總金額 | |
| 差旅報銷單 | 代墊台幣數 | |
注意事項
- 類型需在建單時選定：預付款類型決定後續產生費用報銷單或差旅報銷單，請於預先付款單第一頁就選對。
- 選項顯示條件：「一般預付款」需表單設定已啟用費用報銷單；「差旅預付款」需已啟用差旅報銷單，否則該選項不會出現。
- 差旅預付款的付款對象：僅能選擇員工。
- 日支費不納入沖抵：填寫費用項目時，日支費不參與預付款的自動抵扣。
- 外幣沖抵順序：依費用項目的交易日期由早到晚依序抵扣；機票以起飛日、住宿以入住日、鐵路以出發日認定。
- 超出預付餘額才需填匯率：只有超出預付單剩餘金額、轉為代墊的部分，才需要填寫代墊匯率。
- 付款對象可能被鎖定：預付單含外幣、或補款規則要求對象一致時，付款對象固定為申請人且不可調整。
- 還款明細欄位：顯示哪些欄位依「表單設定 > 預付報銷單設定」而定，各站台可能不同。
- 預算不重複計算：差旅報銷單扣預算時使用的代墊台幣數，已扣掉預先付款單的部分，兩張單不會重複佔用預算。
- 申請單未結案會使水位偏高：組合中若含差旅申請單且尚未結案，申請單與報銷單的金額會同時計入預算水位，待申請單結案後回歸正常。
