2.08 成員管理

2. 基本設定, COMMEET 操作手冊, Help Center

功能說明

此功能用於建立與管理公司所有成員的帳號資料，包含其基本資訊、部門歸屬、系統角色與權限。
管理員可透過單筆新增或批次匯入的方式，快速建立成員帳號，並依據組織異動進行停用或調整。

操作步驟

Step 1：新增與啟用帳戶
Step 2：設定成員兼任部門
Step 3：停用帳戶
Step 4：查詢與檢視成員
Step 5：批次匯入成員

Step 1：新增與啟用帳戶

設定路徑

進階管理 > 成員管理

說明

1. 於「成員管理」頁面，可點擊右上角的「+ 新增成員」單筆建立，或使用「批次匯入成員」功能處理大量資料。您也可以隨時「匯出公司人員資料」以備份現有成員清單。

2. 新增成員時，需填寫以下三大區塊的資訊：

帳號資訊

帳號 E-mail：作為員工登入系統的唯一帳號。
部門：成員主要的歸屬部門。
角色：決定成員的系統權限，詳細說明請參考 1.01 COMMEET 使用角色介紹。
設為部門主管：勾選後，該成員將具備其所屬部門的費用審核權限。

基本資料

中文姓／中文名：用於系統顯示與辨識。
員工編號、職稱、聯絡電話等。

薪資戶設定

銀行代碼與帳戶號碼：設定後，若費用報銷的付款對象為員工，此帳戶資訊將會顯示於付款報表中，以利財會作業。

Step 2：設定成員兼任部門

設定路徑

進階管理 > 成員管理 > 點選成員 > 基本資訊 > 兼任部門

說明

為因應更彈性的組織協作需求，系統支援讓單一位成員同時兼任多個不同部門。設定後，該成員在填寫表單、費用歸屬與執行簽核時，將可依據其兼任的職務進行對應操作。

1. 於成員的基本資訊中，點擊「兼任部門」欄位即可選擇該成員要兼任的其他部門（可複選）。

2. 設定完成後，使用者可於左下角「我的資料」中，查看自己目前所有的兼任部門。

💡 提醒：此功能僅提供成員加入兼任部門。若要讓該成員成為兼任部門的部門簽核人，仍需至「進階管理 > 部門與專案」中另行設定。

Step 3：停用帳戶

操作路徑

進階管理 > 成員管理 > 點選成員 > 停用帳戶

說明

1. 當員工離職或不再需要使用系統時，進入該成員的資料頁面，點擊「停用帳戶」並儲存，即可禁止該帳號登入與使用。

2. 若停用失敗，系統會顯示提示，點擊「查看失敗原因」即可了解阻擋停用的項目，並依照指示完成前置作業。

停用帳戶失敗的常見原因

此成員尚有待其簽核的表單
此成員在待簽核表單（但尚未輪到）的簽核流程中
此成員仍是某部門唯一的權限管理者
此成員仍是某部門職級的唯一成員
此成員仍被設定於某個簽核流程、最後審查單位、勾稽簡化設定、費用政策或差旅政策中
此成員有未報銷的表單：預先付款單、企業用車報銷單、卡片交易
此成員有未鎖卡的卡片

Step 4：查詢與檢視成員

操作路徑

進階管理 > 成員管理

說明

在成員管理的主頁面，您可以利用上方的搜尋與篩選功能，快速找到特定成員：

關鍵字搜尋：可輸入姓名、部門、員工編號或 E-mail 進行模糊查詢。
狀態篩選：可依「啟用」或「停用」狀態篩選成員。
排序功能：可依據姓名、建立時間或最近更新時間進行排序。

Step 5：批次匯入成員

操作路徑

進階管理 > 成員管理 > 點選右上角「批次匯入成員」

說明

若需同時新增大量成員資料，建議使用批次匯入功能，請依下列步驟進行操作。

步驟 1：下載匯入範本

於匯入視窗中點擊「下載範本」，取得最新的 CSV 格式檔案。

💡 注意：範本檔案中的前四列為系統標題與範例，請勿修改或刪除。請從第五列開始填寫您的成員資料。

步驟 2：填寫成員資料

請依據下表規範填寫各欄位資訊：

欄位名稱（中文標題）	必填	填寫說明與規範
電子郵件（email）	是	成員登入帳號，系統內不可重複。
中文姓／中文名	是	請分別填寫姓氏與名字。
所屬部門（dept_name）	是	必須填寫已存在於系統中的完整部門名稱。若部門尚未建立，請先至「部門與專案」新增部門。
角色（role）	是	請務必複製貼上以下英文代碼（區分大小寫）：Admin（管理者）、Finance（會計財務）、Employee（一般員工）。
部門主管（is_dept_manager）	是	填寫 Yes 或 No。Yes 表示具備該部門的費用審核權限。
銀行帳戶資訊	否	包含銀行代碼、分行代碼、戶名、帳戶號碼。若需使用員工代墊款報銷，建議填寫。
其他資訊	否	員工編號、手機、公司電話等。