預先付款單多退少補
支援一張預付單對應多張報銷單，並依報銷金額計算有餘額、已結清或少補。
主要更新系統更新 / 2026.08.06
系統更新：預先付款單多退少補上線，補強預付報銷結算流程
COMMEET 新增「預先付款單多退少補」，讓企業在預付員工或供應商款項後，可依實際報銷金額處理退款、補款與多幣別結算。系統會依預付剩餘金額與本次報銷金額計算狀態，並同步更新財務追蹤、報表欄位與預算水位。
本次更新重點
- 預付報銷規則新增多退少補設定，可管理退款欄位、補款對象與可選付款方式。
- 預先付款單核准且已付款後，會顯示各幣別結算狀態，申請人可進行報銷或結算金額。
- 預先付款報銷單會依幣別與剩餘金額自動抵用，並計算已結清、少補或有餘額。
- 報表管理、付款報表與預算水位同步納入退款、補款與結算狀態。
版本總覽
本次更新讓預先付款從付款紀錄延伸為可追蹤的結算流程。
預付款常會因實際支出與預估金額不一致而產生退款或補款。新版流程將規則設定、申請填寫、財務確認與報表追蹤納入同一套作業邏輯。
OCR 統編提示提前檢查
使用者上傳憑證進行 OCR 時，系統可提前判斷發票買方統編是否符合站台設定範疇。
憑證檢核附件裁切與 App 同步
Web 附件上傳調整裁切提示、旋轉與重置操作；App 同步支援多退少補與 OCR 統編提示。
操作體驗
更新背景
預先付款不只要先支付，也要能處理實際支出差額。
企業預付員工差旅款、供應商款項或專案支出時，實際報銷金額可能低於或高於預付金額。若退款與補款缺少系統化追蹤，財務需要透過人工紀錄確認餘額、收款日期與預算回補。
更新前
預付後的差額需由人工追蹤
預先付款核准與付款後，若後續報銷金額產生餘額或不足，財務需要另行確認退款、補款與結算進度。
更新後
系統依報銷金額計算結算狀態
每次報銷會依預付剩餘金額抵用，並標示該幣別目前為有餘額、已結清或少補，財務可接續管理退款與補款結果。
管理規則
Admin 與 Finance 可先定義預付報銷如何結算。
企業可在進階管理的表單設定中，設定一張預付單能否由多張費用報銷單報銷、是否允許報銷預付單以外的費用項目，以及退款與補款欄位規定。
退款與補款規則可依對象分開設定
當報銷金額低於預付剩餘金額時，申請人需填寫退款資訊。當報銷金額高於預付剩餘金額時，系統會引導申請人填寫補款資訊。
退款方式可設定匯款回公司指定帳戶、現金繳回或其他企業指定方式。
退款欄位可設定預計退款日期、匯款帳戶後五碼、退款截圖與退款備註等欄位。
補款對象可限制補款對象需與原預付款對象相同，或開放員工與供應商類別。
報銷抵用
預先付款報銷單會依幣別與剩餘金額自動抵用。
申請人建立第一張預先付款報銷單時，系統會帶入預付單的費用項目與金額。第二張起不自動帶入，避免重複引用既有費用資料。
退款結算
有餘額時，申請人可提交退款資訊，財務確認後完成結算。
若預付單仍有餘額，且申請人確認不再新增憑證報銷，可點擊結算金額並填寫退款資訊。財務收到款項後填寫實際退款日期，該幣別狀態即更新為已結清。
結算狀態會反映整張預先付款單進度
系統會依各幣別狀態彙整整張預先付款單的結算狀態。若仍有幣別未結清，預先付款單會維持未結算或結算中，避免財務提前關閉仍可能異動的款項。
未結算所有幣別尚未完成結清。
結算中部分幣別已進入結清中或已結清，仍有其他幣別待處理。
已結算所有幣別皆為已結清，系統會在表單編號下方顯示提示。
報表與預算
退款、補款與結算狀態會進入報表與預算水位計算。
財務可在報表管理與付款報表查詢預先付款結算資料，並匯出退款、補款與結算欄位。預算水位也會依多退少補結果回補或占用。
其他優化
OCR 統編提示與附件裁切同步改善使用者填寫體驗。
除預先付款多退少補外，本次也補強憑證上傳時的統編驗證提示，並改善 Web 端圖片裁切、縮放、旋轉與重置操作。
上傳憑證時提前判斷
系統會依站台設定判斷買方統編是否屬於有效範疇，並顯示「發票統編非公司統編」或「發票統編屬集團其他公司統編」。
Web / App提高裁切操作辨識度
上傳附件時常駐提示可拖移框線邊角調整擷取範圍，並加強裁切框對比與外側遮罩。
Web回到上傳初始狀態
圖片旋轉後裁切框會依圖片外接矩形重新貼合，也提供重置功能回到初始縮放、位置、角度與裁切範圍。
操作優化